Tipos de documento
Configuración → Finanzas y negocio → Tipos de documento es donde defines las clases de documento que archiva tu organización, como un permiso de trabajo, un pedido firmado o un recibo. Cada tipo pertenece a una clase de registro, así que un tipo creado para miembros del equipo se ofrece solo en los miembros del equipo. Consulta Gestión documental para saber cómo se suben los documentos con estos tipos.
Quién puede cambiarlo
Un administrador o cualquier persona con el permiso Gestor de documentos puede abrir esta pantalla, añadir tipos y editarlos.
Los controles de esta pantalla
Añadir tipo de documento: el botón de arriba a la derecha, que abre el cuadro de diálogo de añadir. En una lista vacía, el mismo botón aparece en el estado vacío, bajo Aún no se han añadido documentos.
La lista tiene cuatro columnas. Haz clic en Tipo o Descripción para ordenar por ella; la lista se abre ordenada por Tipo, de la A a la Z.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Tipo | El nombre del tipo de documento. |
| Entidad relacionada | A qué se asocia el tipo. |
| Descripción | La descripción opcional. |
| Documento con vencimiento | Sí o No. |
Editar: el lápiz al final de cada fila abre el cuadro de diálogo de edición. No hay opción de eliminar: un tipo de documento, una vez creado, se puede cambiar pero no quitar.
El cuadro de diálogo de añadir y editar
El título es Añadir tipo de documento o Editar tipo de documento.
Nombre: obligatorio. El nombre que ven las personas al elegir un tipo.
¿A qué entidad adjuntar?: obligatorio al añadir. Las opciones son Miembros del equipo, Contratistas, Clientes, Proyectos, Activos y Facturas recibidas. No se puede cambiar una vez que el tipo existe: al editar, el campo aparece en gris. Los tipos existentes pueden mostrar también Contratos o Vacaciones solicitadas; esas opciones no se ofrecen para los tipos nuevos.
Añadir descripción opcional: texto libre, de hasta 255 caracteres. Vaciarlo en un tipo existente borra la descripción almacenada.
Documento con vencimiento: una casilla, desactivada por defecto. Cuando está activada, un documento de este tipo lleva una fecha de caducidad, y Flowtly envía recordatorios antes de que llegue. Sin ella, los documentos del tipo no tienen fecha de caducidad.
Añadir (al añadir) o Guardar (al editar): almacena el tipo y muestra un mensaje de Éxito. El botón sigue desactivado hasta que se rellenan el nombre y, al añadir, la entidad.
Casos de uso de ejemplo
- Un responsable de oficina añade un tipo Permiso de trabajo para miembros del equipo y marca Documento con vencimiento, de modo que se recuerden las renovaciones.
- Un administrador añade un tipo NDA firmado para clientes, con una descripción que indica dónde se guarda el original.
- Un responsable cambia el nombre de un tipo sin perder los documentos ya archivados con él.