Automatizamos procesos críticos y mejoramos el control de presupuestos y costes gracias a Flowtly.
Resultado: El equipo controla mejor los gastos y optimiza los costes en todos los proyectos.
Spectra Development
Leer la historia completaFacturas de proveedores aprobadas, repartidas y pagadas a tiempo
Las facturas de proveedores llegan al aprobador correcto, se reparten entre proyectos por superficie u otro atributo y se pagan en un solo fichero bancario, mientras que Cash Out muestra todo lo pendiente desde unas dos semanas atrás hasta tres meses por delante.
El diagrama animado de arriba es ilustrativo: muestra cómo se conectan los registros, con cifras de ejemplo, no datos de un cliente ni una pantalla en vivo.
Cómo funciona
Recopila facturas de proveedores
Sube las facturas de proveedores y Flowtly lee los campos clave.
Aprueba y reparte
Envía cada factura a aprobación y repártela entre proyectos o presupuestos.
Paga y concilia
Crea el fichero de pagos y concilia las transacciones bancarias con las facturas.
Cómo funciona en Flowtly
Capturas de pantalla del producto en funcionamiento, tomadas en organizaciones de demostración con datos de ejemplo. Selecciona una captura para abrirla a tamaño completo. Algunas de estas pantallas muestran la interfaz en polaco.
1Registra atributos en un proyecto, como la superficie y la parte de zonas comunes, para repartir los costes compartidos según ellos. 
2Consulta los costes compartidos en el proyecto: cada factura de proveedor repartida con su importe y la parte asignada a este proyecto. 
3Haz clic en un coste para abrir su ficha: la factura, el proveedor, el importe, la parte y el proyecto al que se asignó. 
4Sigue hasta el origen: la factura recibida con sus importes neto, de IVA y bruto y su estado de aprobación. 
Cash Out: todo lo que hay que pagar
Pagos próximos y vencidos en una sola vista, desde unas dos semanas atrás hasta tres meses por delante: facturas de proveedores ya registradas y obligaciones previstas que aún no están facturadas, mostradas atenuadas. Léela como un gráfico por semana o mes, un calendario por día o una lista ordenada por fecha, importe o contraparte. Los importes vencidos se muestran en rojo y una semana sin vencimientos también aparece, para que los huecos sigan visibles.
Reparte una factura compartida por atributo
Una factura de seguridad o limpieza que abarca muchos proyectos ya no tiene que dividirse a mano. Registra un número una sola vez en activos y proyectos, como la superficie en m², y un clic rellena el reparto de forma proporcional. Los importes siempre suman el total de la factura, un proyecto que tachas queda registrado como excluido y un reparto que no cubre el total sin exclusiones marcadas se señala en el documento.
Facturas de proveedor aprobadas por la persona adecuada
Con el flujo de aprobación activo, una factura entrante va al responsable de su etiqueta de categoría de coste, o al responsable del coste vinculado y, si no, a todas las personas con permiso de facturas. Cada aprobador tiene una pestaña «Para mí» solo con sus propias decisiones, un rechazo lleva una nota y cada factura conserva el historial de quién la aprobó o rechazó.
Un solo fichero bancario para toda la remesa de pagos
La pestaña «Sin pagar» muestra cada factura de proveedor pendiente de pago, aprobada o no. Marca las que vas a pagar y exporta un solo fichero para la importación de pagos masivos de tu banco en lugar de teclear cada transferencia a mano: XML ISO 20022 pain.001 para transferencias SEPA, nacionales y de pago dividido polaco, o Multicash PLI para ING en Polonia. Los bancos no importan todos lo mismo, así que comprueba que el tuyo acepta uno de estos formatos. Por ejemplo, una factura etiquetada como Legal la aprueba el martes el responsable de la etiqueta y se paga con el resto de facturas aprobadas de la semana en el fichero del viernes. Las facturas de proveedores sin datos bancarios se omiten y se señalan.
Contratos de proveedor a partir del PDF firmado
Suelta un lote de contratos de proveedor firmados y quédate en la lista mientras se suben. Cada uno espera en «Pendientes de clasificar» hasta que abres su revisión: partes, fechas, condiciones de pago y precios aparecen prerrellenados y marcados como extraídos, el proveedor probable se sugiere por NIF o por nombre, y nada se guarda hasta que lo confirmas. Un archivo que Flowtly ya tiene se reconoce en lugar de convertirse en un segundo contrato.
Finanzas y rentabilidad
- Controla todos los costes por empleado, cliente o proyecto
- Prevé gastos y costes recurrentes
- Control de costes con aprobacionesCategoriza cada coste, vinculalo a un proyecto o presupuesto y enruta gastos a través de flujos de aprobación para que nada se escurra sin autorizar.Leer la guía
- Sincronización bancaria y reconciliaciónConecta tu banco para importar las transacciones automáticamente, o sube extractos MT940, y empareja los pagos con las facturas de forma automática.Leer la guía
- Cash Out: cada pago que vencePagos próximos y vencidos en una sola vista prospectiva, desde unas dos semanas atrás hasta tres meses por delante: facturas de proveedores ya registradas y obligaciones previstas aún sin facturar, mostradas atenuadas. Cambia entre un gráfico por semana o mes, un calendario por día y una lista ordenada por fecha, importe o contraparte.Leer la guía
- Reparte una factura de proveedor entre proyectos por atributoRegistra un número una sola vez, como la cuota de un edificio en un recinto o la superficie de un inquilino, y rellena el reparto de una factura con un clic, directo o en cascada primero por edificio y luego por inquilino. Las partes siempre suman el total de la factura, un inquilino que tachas queda registrado como excluido y los costes relacionados de cada proyecto muestran la factura completa junto a su parte.Leer la guía
- Aprobación de facturas de proveedor, dirigida a la persona adecuadaActiva el flujo de aprobación y cada factura entrante va al responsable de su etiqueta de categoría de coste, después al responsable del coste vinculado y, si no, a todas las personas con permiso de facturas. Los aprobadores trabajan desde su propia pestaña «Para mí», un rechazo lleva una nota y cada factura conserva su historial de decisiones.Leer la guía
- Paga un lote de facturas de proveedor con un solo fichero bancarioLa pestaña «Sin pagar» es tu cola de pagos, con o sin aprobación. Marca las facturas que quieres pagar y exporta un solo fichero para la importación de pagos masivos de tu banco, en lugar de teclear cada transferencia: XML ISO 20022 pain.001 para transferencias SEPA, nacionales y de pago dividido polaco, o Multicash PLI para ING en Polonia. Las facturas de proveedores sin datos bancarios se omiten y se señalan.Leer la guía
Using Stripe? Connect it as a bank source
¿Cómo llega cada factura de proveedor a la persona que debe aprobarla?
Problema
Las facturas de proveedor llegan a un buzón compartido y se reenvían de mano en mano hasta que alguien dice que sí. Nadie sabe qué está esperando a quién, así que se pagan tarde, o se pagan sin que nadie haya decidido.
Solución
Con el flujo de aprobación activo, Flowtly envía cada factura entrante al responsable de su etiqueta de categoría de coste, después al responsable del coste vinculado y, si no, a todas las personas con permiso de facturas. La pestaña «Para mí» de cada aprobador solo contiene sus propias decisiones, y un rechazo lleva una nota.
Enrutamiento de aprobaciones (ejemplo)
Ejemplo ilustrativo
Factura etiquetadaLegal
Va aResponsable de la etiqueta Legal
Para mí3 facturas
Las aprobadas esperan en «Sin pagar», listas para pagar
¿Cómo pago las facturas de la semana de una vez?
Problema
Cada factura aprobada se convierte en una transferencia que alguien teclea a mano en la banca online: número de cuenta, importe, concepto, una y otra vez, con riesgo de error en cada una.
Solución
La pestaña «Sin pagar» muestra cada factura de proveedor pendiente de pago. Marca las que vencen, exporta un solo fichero de pagos, XML pain.001 o Multicash PLI para ING en Polonia, y súbelo a la importación de pagos masivos de tu banco. Las facturas de proveedores sin datos bancarios se omiten y se señalan.
Remesa del viernes (ejemplo)
Ejemplo ilustrativo
Seleccionadas14 facturas
Total38.250 €
FicheroXML SEPA pain.001
Una sola subida en lugar de 14 transferencias
¿Hay que conciliar a mano cada movimiento bancario con una factura?
No. Importa tu extracto bancario (MT940) y Flowtly concilia automáticamente los pagos con proveedores y facturas de cliente según el importe, la referencia y los datos del tercero. Lo que no se pueda conciliar automáticamente queda pendiente para una asignación manual rápida.
¿Podemos exigir aprobación antes de contabilizar un gasto?
Sí. Activa el flujo de aprobación de facturas y asigna el rol de aprobador a determinados miembros del equipo. Una factura entrante se somete entonces a revisión y queda aprobada, rechazada o retirada, con un historial de decisiones completo para cada una.
¿Necesitamos conservar el justificante de cada transacción?
Cada transacción muestra si tiene adjuntos los documentos justificativos requeridos. Sube una factura, un recibo o un contrato directamente a la transacción, o vincula un archivo que ya se hubiera subido pero sin enlazar todavía.
¿Se puede vincular un gasto de empresa a un presupuesto concreto?
Sí. Con el módulo de Presupuestos activo, puedes asignar una transacción a un presupuesto directamente desde su vista de detalle, para que el gasto se registre al momento en el proyecto o departamento correcto.
¿Cómo resolvemos una duda de nuestro gestor sobre una transacción?
Cada transacción y cada documento de coste entrante tiene su propio hilo de conversación. Tu gestor pregunta desde su vista de Contabilidad, tú recibes una notificación y respondes en el mismo hilo hasta que se marca como resuelto.
¿Qué opinan nuestros clientes sobre Flowtly?
Aprende paso a paso
Desde la base de conocimientos
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Preguntas del contable sobre transaccionesEn lugar de aclarar dudas por correo electrónico, Flowtly permite a tu contable hacer preguntas directamente en una transacción bancaria o un documento…
Salidas de cajaEl módulo independiente de Pagos Recurrentes ha sido retirado y sustituido por el módulo Salidas de caja , que ahora muestra lo que esta pendiente de pago.
Dividir un coste entre proyectos según un atributoUna misma factura de proveedor suele tener que repartirse entre muchos proyectos — un contrato de seguridad que cubre todos los edificios de un…
Flujo de aprobación de facturasFlowtly le permite enrutar las facturas entrantes de proveedores a través de un paso de aprobación antes de pagarlas.
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