Grupos de etiquetas de facturas
Configuración → Finanzas y negocio → Grupos de etiquetas de facturas es donde defines las categorías entre las que eligen las personas cuando codifican una factura o una línea de factura: tipos de coste, centros de coste, registros de ventas. Un grupo de etiquetas es una categoría. Las etiquetas que contiene son los valores entre los que elegir.
Quién puede cambiarlo
Solo un administrador puede abrir esta pantalla y cambiar cualquier cosa en ella.
Los controles de esta pantalla
En la parte superior de la página
Exportar: descarga todos los grupos de etiquetas de facturas y sus etiquetas como un archivo de hoja de cálculo llamado tags.csv, para editarlo en bloque.
Importar: lee un archivo .csv o .xlsx y muestra lo que cambiaría antes de guardar nada (ver «Edición en una hoja de cálculo» más abajo).
Añadir grupo de etiquetas: abre un formulario para un grupo nuevo.
Activar etiquetado de facturas: el interruptor de toda la organización para el etiquetado de facturas. Está activado por defecto y se guarda en cuanto lo cambias, con un mensaje de Éxito. Mientras está desactivado, Flowtly deja de sugerir etiquetas en las facturas recibidas, se niega a establecer etiquetas de factura predeterminadas en una contraparte y no acepta un presupuesto que funcione por etiquetas.
La lista de grupos
Cada grupo es una tarjeta con su nombre y, cuando lo tiene, su Código. Un grupo sin etiquetas muestra Aún no hay etiquetas.
Reordenar grupos: se muestra cuando hay más de un grupo. Convierte la lista en una lista de grupos que se pueden arrastrar y soltar. Arrastra un grupo para fijar el orden en que aparece en esta pantalla, en cada selector de etiquetas y en el informe de presupuesto por grupo. Haz clic en Listo para volver a las tarjetas.
Añadir etiqueta (al pie de cada tarjeta): abre el formulario de etiqueta para ese grupo. Una etiqueta nueva se une al final del grupo.
Dentro de una tarjeta, arrastra una etiqueta por su asa para ordenar las etiquetas. El orden es el que muestra cada selector de etiquetas.
Cada fila de etiqueta muestra su etiqueta corta, más cualquiera de estos datos que estén definidos: Nombre de exportación (se muestra cuando el nombre difiere de la etiqueta), Cuenta (el código contable), la descripción y Responsable. Una fila con un responsable que no puede aprobar facturas muestra además una advertencia que indica adónde van en su lugar las facturas con esa etiqueta.
El botón de edición de una tarjeta abre el formulario del grupo. El menú de la fila (Más acciones) de una etiqueta contiene Editar etiqueta y Eliminar etiqueta.
El formulario del grupo (Añadir grupo de etiquetas, Editar grupo de etiquetas)
Nombre: el nombre del grupo. El formulario no se puede guardar sin él. Se guarda con Añadir en un grupo nuevo o con Guardar al editar.
Aplicar también a contrapartes: desactivado por defecto en un grupo nuevo. Cuando está activado, las etiquetas del grupo pasan a estar disponibles en una contraparte, donde sustituyen a las etiquetas de los costes de esa contraparte en los presupuestos. Un grupo que se aplica a todas las relaciones, contrapartes incluidas, muestra este interruptor activado y bloqueado.
El formulario de la etiqueta (Añadir etiqueta a un grupo, Editar etiqueta)
Nombre: el nombre largo, usado en exportaciones y contextos imprimibles. Hasta 255 caracteres.
Etiqueta: el texto corto que se muestra en el selector de etiquetas y en los chips. Se rellena a partir del nombre mientras escribes, con letras minúsculas, dígitos y guiones, hasta que la editas tú. Puede tener como máximo 32 caracteres, así que un nombre largo necesita una etiqueta propia.
Descripción: qué cubre la etiqueta, con tus propias palabras, que se muestra a las personas que eligen la etiqueta. Hasta 255 caracteres.
Código contable: la cuenta contable a la que se imputa la etiqueta, tal como la nombra tu contable. La exportación a Optima lo escribe en lugar del nombre de la etiqueta; déjalo vacío para exportar el nombre. Hasta 64 caracteres.
Orden de clasificación: un número que ordena las etiquetas. Aparece solo donde las etiquetas no se pueden ordenar arrastrando.
Dirección de la factura: en qué facturas se puede elegir la etiqueta. Las opciones son Facturas recibidas y emitidas (el valor por defecto), Solo facturas recibidas (compras) y Solo facturas emitidas (ventas). Una etiqueta que ya está en una factura se mantiene. El campo se muestra para los grupos que se aplican a facturas.
Responsable: la persona que da la primera aprobación a una factura con este valor. Solo se consulta a quien tiene permiso de facturas; cualquier otra persona se omite y la factura sigue su camino como si no hubiera ningún responsable. Si el responsable no ha aceptado su invitación o no tiene el rol de aprobador de facturas, el formulario te avisa y las facturas con la etiqueta van a todas las personas que tienen ese rol. El responsable se usa solo en los grupos aplicados a facturas completas; en los demás grupos el formulario indica que el responsable no se utiliza y se puede vaciar. Consulta Aprobadores de facturas y Flujo de aprobación de facturas.
Proyecto vinculado: una sugerencia, no una regla. Al elegir la etiqueta en una factura de compra se rellena este proyecto, y al elegir el proyecto se rellena la etiqueta. Ambos siguen siendo editables. Si dos etiquetas nombran el mismo proyecto, al elegir ese proyecto no se rellena ninguna. Se muestra para los grupos que se aplican a facturas recibidas.
Cancelar cierra el formulario sin guardar. Añadir (etiqueta nueva) o Guardar (etiqueta existente) la almacena. Nombre y Etiqueta son obligatorios; si el servidor rechaza la etiqueta, el formulario sigue abierto con un mensaje de error.
Eliminar una etiqueta
Eliminar etiqueta pregunta ¿Eliminar esta etiqueta? y luego la quita con Eliminar. Se rechaza mientras la etiqueta siga asociada a facturas o a archivos adjuntos; quita primero esas referencias e inténtalo de nuevo.
Categorías de etiquetado
Categorías de etiquetado es una fila al pie de la página, con un botón Configurar. Abre la pantalla aparte donde las categorías combinan grupos de etiquetas en un único campo con nombre en las facturas de coste. Las categorías son opcionales: sin ellas el etiquetado funciona como siempre.
Edición en una hoja de cálculo
Exportar escribe una fila por etiqueta, bajo su grupo, con las columnas id, group, tag, label, order, description y direction. Un grupo que aún no tiene etiquetas es una fila con la etiqueta vacía. El código contable y el responsable no están en el archivo.
Importar hace coincidir las filas primero por id y luego por grupo y nombre de etiqueta, de modo que un archivo exportado de una organización se puede importar en otra. El cuadro de diálogo de importación muestra una simulación: cuántos grupos y etiquetas son nuevos, han cambiado o no han cambiado, y los problemas encontrados, con la línea de cada uno. No se puede aplicar nada mientras quede un problema. Aplicar cambios guarda los cambios. Una importación nunca elimina: una etiqueta que falta en el archivo se queda como está, y el cuadro de diálogo indica cuántas etiquetas hay así.
Casos de uso de ejemplo
- Un administrador crea un grupo Centro de coste y añade una etiqueta por departamento, para que cada factura de coste se pueda codificar a un departamento.
- Un administrador asigna un Responsable a la etiqueta Marketing, para que las facturas que la llevan vayan primero al responsable de marketing.
- Un administrador exporta las etiquetas, les cambia el nombre y el orden en una hoja de cálculo e importa el archivo para aplicar los cambios de una vez.
- Un administrador rellena un Código contable en cada etiqueta para que la exportación a Optima del contable lleve cuentas contables en lugar de nombres de etiqueta.