Desde que implementamos Flowtly podemos monitorizar nuestros recursos y ofrecer reservas a todo el equipo, evitando malentendidos en el trabajo híbrido.
Resultado: Los recursos y su uso ahora son fáciles de controlar en toda la organización.
Reserva puestos, salas y equipos sin reservas duplicadas
Cada persona reserva un recurso desde una fecha, por un periodo o de forma permanente, y una reserva que se solapa con otra se rechaza. Cada activo muestra quién o qué proyecto lo tiene, y en un espacio arrendado las tarifas de facturación de la unidad reservada se aplican automáticamente al proyecto. La reserva de recursos forma parte del plan Enterprise.
Cómo funciona
Da de alta tus recursos
Añade puestos, salas, plazas de aparcamiento y equipos.
Reserva
Las personas reservan por minutos, horas o días, en el navegador o en el móvil.
Evita las reservas duplicadas
Se rechaza una reserva que se solape con otra existente, y la lista muestra quién tiene qué.
Cómo funciona en Flowtly
Capturas de pantalla del producto en funcionamiento, tomadas en organizaciones de demostración con datos de ejemplo. Selecciona una captura para abrirla a tamaño completo. Algunas de estas pantallas muestran la interfaz en polaco.
1Reserva un recurso para un proyecto desde una fecha de inicio; la fecha de fin es opcional. 
2Las reservas del proyecto muestran una reserva permanente, con las tarifas de facturación aplicadas automáticamente a partir del recurso y de las fechas de reserva. 
3Una unidad reservada sin tarifas propias se factura con las tarifas del proyecto, categoría por categoría: aquí alquiler, gastos de servicio y suministros, aún sin precio. 
Autoservicio, desde cualquier dispositivo
Los empleados reservan o cancelan un recurso ellos mismos desde el calendario, en el navegador o en la app Workspace instalada, sin pedírselo a un office manager.
Flexibilidad total
Configura tus recursos según tus necesidades y gestiona ubicaciones múltiples en un único panel.
Equipos bajo control
Registra equipos informáticos con número de serie, garantía y documentos para saber siempre dónde están.
Reservas permanentes o con fecha
Reserva un recurso desde una fecha de inicio, con o sin fecha de fin. Un puesto permanente sigue asignado hasta que alguien lo cancela o lo reasigna.
Quién tiene qué, de un vistazo
La lista de activos indica la persona o el proyecto que tiene cada recurso, incluso un portátil asignado a largo plazo y cerrado a reservas. Un puesto fijo sigue asignado hasta que alguien lo cancela o lo reasigna, y se rechaza una reserva que se solape con otra existente.
Rondas de seguridad y limpieza, comprobadas
Escanear el código QR del activo registra la visita; la vista Rondas de servicio te dice si la ronda fue a tiempo. Configura una ronda en tres turnos a las 06:00, 14:00 y 22:00 con 30 minutos de tolerancia, y cada ronda aparece como hecha, con retraso, parcial o perdida.
Tarifas de facturación que siguen a la reserva
Cuando un proyecto reserva una unidad arrendada, las tarifas de facturación de la unidad, como el alquiler, los gastos de servicio y los suministros, se aplican automáticamente durante las fechas reservadas, y el consumo de los contadores de los activos reservados puede ir en la factura del cliente, una línea por contador.
Reservas de recursos
- Reserva salas, vehículos, puestos o equipos
- Reservas autoservicio basadas en calendario
- Evita doble reservas y conflictos
- Historial de uso y asignaciones
- Contadores de activos y seguimiento de mantenimiento basado en uso
- Reservas de propiedades y salasGestiona reservas y ocupación en todas las propiedades y salas, visualiza la disponibilidad de un vistazo y evita reservas dobles.Leer la guía
- Seguimiento de activos y equiposRastrea activos físicos y operacionales con contadores y lecturas, para que el mantenimiento y el coste del ciclo de vida permanezcan bajo control.Leer la guía
- Códigos QR de activos para escanear y actuarImprime un código QR con tu marca para cualquier activo y cualquiera que esté cerca podrá informar de un problema, o registrar una ronda de seguridad o de limpieza, con un solo escaneo. Los avisos pueden ser públicos o solo con inicio de sesión, y cada escaneo queda vinculado al activo exacto.Leer la guía
- Quién tiene cada recursoLa lista de activos indica la persona o el proyecto que tiene cada recurso, incluido el equipo asignado a largo plazo y cerrado a reservas. Las asignaciones sin fecha de fin no caducan solas, y se rechaza una reserva que se solape con otra existente.Leer la guía
- Rondas de servicio que puedes comprobarPrograma rondas de seguridad y de limpieza con horas previstas y un margen de tolerancia. El personal escanea los códigos QR de los puntos de control y la vista Rondas de servicio muestra cada ronda como hecha, con retraso, parcial o perdida, con las horas de escaneo y, cuando consta, quién la hizo, para cualquier rango de fechas.Leer la guía
- El consumo de los contadores en la factura al clienteFactura los contadores de los activos reservados para un proyecto en su factura, una línea por contador. Prorratea un mes entre las lecturas anterior y posterior, aunque el mes no tenga lectura propia, o factura exactamente la diferencia entre dos lecturas que elijas, y revisa cada línea en una vista previa antes de crear el borrador.Leer la guía
- Lecturas de contadores desde una fotoImporta lecturas desde la foto de un contador, una hoja de lecturas o una factura de suministros, además de desde una exportación de Excel. Flowtly lee los valores y sugiere el contador; no se guarda nada hasta que los revisas.Leer la guía
- Recursos, contadores y tarifas de un proyecto en una pestañaLa pestaña de recursos del proyecto reúne sus reservas, relaciones comerciales como el acceso al aparcamiento, sus contadores con el precio por unidad que paga el cliente y las tarifas de facturación de sus recursos, cada uno editable por el rol responsable.Leer la guía
- Alquiler facturado por m², inquilino a inquilinoPara cada parque, consulta lo que has facturado a cada inquilino por metro cuadrado de superficie arrendada, en alquiler, gastos de servicio o suministros, frente a la media del parque y a lo largo del tiempo, y concílialo con la hoja del gestor del inmueble.Leer la guía
- Facturación de inquilinos y ventas por m²Introduce las ventas mensuales de cada inquilino comercial en una sola cuadrícula y clasifica a los inquilinos por ventas por metro cuadrado de la superficie que cubren sus contratos de arrendamiento. Un mes que nadie ha declarado queda en blanco y nunca cuenta como cero.Leer la guía
¿Cómo optimizar los recursos compartidos en oficinas híbridas?
Problema
¿Un solo escritorio y demasiada gente interesada? ¿Necesitas enviar correos a toda la empresa para reservar una plaza de parking? Coordinar recursos en una oficina híbrida es todo un reto.
Solución
Flowtly no solo permite a todos los empleados consultar en tiempo real los recursos disponibles —como escritorios, equipos informáticos y plazas de aparcamiento— sino que también les posibilita reservarlos de forma independiente. Así, cada persona puede planificar su trabajo, nadie bloquea equipos para los demás y la empresa monitoriza e inventaría sus recursos de manera eficiente.
Reserva recursos de oficina
Ejemplo ilustrativo
Puesto #14Disponible
Parking P3Reservado
Planificado para este módulo
Aún no disponible. Está en nuestra hoja de ruta sin fecha; lo que el módulo hace hoy se describe más arriba.
- Planificado
Órdenes de trabajo y solicitudes de mantenimiento
Registra una solicitud de mantenimiento de un inmueble y haz su seguimiento como orden de trabajo.
¿Qué pasa si dos personas reservan el mismo recurso?
Una reserva que se solapa con otra existente se rechaza, así que un puesto, una sala, un vehículo o un dispositivo no puede reservarse dos veces.
¿Se puede asignar un puesto o un portátil de forma permanente?
Sí. Una reserva puede empezar en una fecha sin fecha de fin, y un puesto permanente sigue asignado hasta que alguien lo cancela o lo reasigna. La lista de activos nombra a la persona o el proyecto que tiene cada recurso, incluido un portátil entregado a largo plazo y excluido de la reserva.
¿Puede una reserva alimentar la factura de un inquilino?
Sí, en espacios arrendados. Las tarifas de facturación de la unidad reservada, como el alquiler, los gastos de servicio y los suministros, se aplican al proyecto durante las fechas reservadas, y el consumo de los contadores de los activos reservados puede facturarse en la factura del cliente, una línea por contador.
¿Qué opinan nuestros clientes sobre Flowtly?
Desde la base de conocimientos
Proceso de reserva de propiedades
Reserva de recursos por un empleado Como empleado, para reservar una sala, debes navegar al elemento Reserva de propiedades en el menú principal del lado…
Crear nueva o editar propiedadCrear nuevo o editar propiedad Para crear un nuevo recurso, ve a la configuración ubicada bajo el icono de engranaje y luego busca el mosaico Propiedades.
Gestión de activosLa Gestión de Activos en Flowtly proporciona herramientas para hacer seguimiento y mantener los activos fisicos y operativos de su organización.
Quién tiene un recursoDos listas responden a la pregunta de quién tiene qué. La pestaña Activos contiene el inventario de todos los recursos de su organización e indica quién…
Rondas de servicio (controles de vigilancia y limpieza)Las rondas de servicio permiten hacer un seguimiento de las revisiones periódicas realizadas en un activo — como rondas de seguridad y rondas de limpieza…
Consumo de contadores en una factura de clienteCuando un proyecto ocupa activos con contadores, el consumo de suministros registrado por esos contadores puede facturarse al cliente en la propia…
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