Repercute suministros y gastos comunes sin hojas de cálculo

Para gestores de carteras de oficinas, logística y uso mixto: lecturas de contadores, facturas de proveedores y liquidaciones a inquilinos en un solo espacio de trabajo.

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Cómo funciona

  1. Carga edificios y contratos

    Añade edificios, inquilinos y contadores, y sube los contratos firmados para que Flowtly los lea.

  2. Define las reglas de reparto una vez

    Registra la cuota de cada edificio y la superficie de cada inquilino; Flowtly las aplica a cada factura.

  3. Liquida y repercute

    Las lecturas y las facturas de proveedores se convierten en cargos a inquilinos que apruebas antes de enviarlos.

Para operadores inmobiliarios

Gestionar edificios ya es suficientemente exigente

No necesitas diez herramientas, cinco carpetas y buscar archivos cada día. Flowtly reúne todo lo que necesitas para operaciones financieras y documentación en un solo sistema claro. Lecturas de contadores, facturas, contratos, refacturas y previsiones están en su sitio y funcionan juntas sin caos.

¿Necesitas conectar medidores antiguos o herramientas de compras? Reserva una auditoría de 30 minutos y planificaremos las automatizaciones o partners que necesitas.

  • Normaliza feeds de los sistemas del edificio, tarifas y facturas de proveedores sin volver a teclear datos
  • Controla contratos, SLA e inspecciones con responsables claros y alertas de vencimiento
  • Publica estados auditables para inquilinos y propietarios en un clic

Dónde encaja mejor Flowtly

¿Para quién hemos construido Flowtly en el sector inmobiliario B2B?

Flowtly funciona mejor cuando:

  • los edificios tienen muchos suministros y diferentes proveedores,
  • los equipos trabajan en múltiples hojas de cálculo difíciles de mantener ordenadas,
  • los inquilinos esperan liquidaciones claras y detalladas,
  • los propietarios quieren ver el flujo de caja en tiempo real,
  • las operaciones y las finanzas funcionan un poco «en paralelo»,
  • los documentos desaparecen en los correos y las operaciones se gestionan de memoria,
  • la organización está creciendo y «la persona que lo gestiona todo» ya no es suficiente.

Flowtly es para operadores de:

  • edificios de oficinas,
  • parques logísticos,
  • activos con tipos mixtos de inquilinos,
  • coworkings y oficinas flex,
  • campus y grandes carteras distribuidas en distintas regiones.

Si sigues pensando «esto podría gestionarse mejor», Flowtly es la respuesta.

Lo que Flowtly hace por ti

Capacidades adaptadas al funcionamiento real de tu sector

Automatiza las utilities de la lectura a la refactura

Importa lecturas, facturas y tarifas automáticamente; Flowtly las asocia al contrato, centro de coste o servicio compartido correcto.

Las excepciones se muestran en una única cola con aprobaciones y adjuntos para que finanzas emita refacturas en horas, no semanas.

Finanzas e inquilinos ven los mismos datos

Conecta rentas, servicios, mantenimiento y documentación de proveedores con dashboards y portales, entregando desgloses transparentes y auditables.

Arrendamientos leídos del archivo firmado

Sube un arrendamiento o un contrato de proveedor firmado y Flowtly lee las partes, fechas, condiciones de pago y precios para que los revises. Un arrendamiento con precio por m² conserva su tarifa tal como está impresa y ningún total inventado: introduce la duración y, cuando se conoce la superficie, Flowtly ofrece un total marcado como calculado para que lo aceptes.

Añadir un archivo nuevo a un contrato existente solo rellena los campos que siguen vacíos, y un anexo se guarda sin leerse, así que los valores que ya has introducido se quedan como están.

Rondas de seguridad y limpieza que puedes demostrar

Coloca códigos QR de seguridad y de limpieza en cada punto de control y fija las horas previstas con un margen de tolerancia. Rondas de servicio muestra cada ronda como hecha, con retraso, parcial o perdida en el periodo que elijas, así la revisión mensual con la empresa de limpieza o de seguridad parte de los escaneos, no de la memoria.

Un holding, varias SPV, un único conjunto de cifras

Cada SPV mantiene su presupuesto, contratos, facturas y costes de personal, y el holding los lee en paralelo. La rentabilidad se responde por proyecto y por entidad mientras el trabajo avanza, en lugar de reconstruirse en hojas de cálculo tras cerrar el trimestre.

Un mes tipo: las facturas de proveedores y las transacciones bancarias se asignan a la entidad a la que pertenecen, las líneas de contrato llevan los importes acordados, y las horas y los costes de nómina se vinculan a los proyectos que financian; la vista del holding lo suma todo. Cada cifra se abre al documento que hay detrás, de modo que una cifra que parece mal se rastrea en lugar de discutirse. Está escrito para el controller financiero que responde de esas cifras a diario, con el propietario o CEO como patrocinador, y para grupos donde hay muchas más sociedades que personas en el equipo.

El control financiero en Flowtly, la operativa inmobiliaria en Assetly

Flowtly lleva el lado societario de un grupo inmobiliario — presupuestos, contratos, facturación, costes y las personas que hacen el trabajo. Assetly lleva el lado del inmueble: inquilinos, contadores y rondas de servicio. Cubren mitades distintas y cada uno sigue siendo el registro de la suya.

Tu contabilidad legal se queda donde está. Flowtly da al controller una imagen financiera viva y deja al contable documentos fuente limpios y trazables; no presenta tus declaraciones fiscales ni los estados obligatorios y no sustituye a tu sistema contable.

Playbooks de Flowtly para tu industria

Elige un desafío operativo y descubre cómo los equipos lo resuelven con Flowtly.

¿Lecturas y facturas llegan en cada formato posible?

Los proveedores envían PDF, los equipos del edificio suben hojas y alguien reescribe todo en trackers, así que las refacturas se retrasan semanas y los consumos atípicos pasan desapercibidos.

Flowtly reúne todos los datos operativos y financieros en un único lugar.

Concretamente:
- una sola vista para costes, utilities, lecturas, activos y proyectos,
- comprobaciones de errores automáticas (lecturas ausentes, valores atípicos, duplicados),
- sin necesidad de unir hojas manualmente: los datos ya están donde deben estar.

Resultado: menos errores, menos preguntas y sin necesidad de perseguir al equipo para obtener «la última versión del archivo».

Panel de contadores
Controles de error
Lecturas ausentes, valores extraños y duplicados señalados
  • Adjunta facturas de proveedores a cada lote de lecturas
  • Detecta anomalías antes de repercutirlas al inquilino

Una factura de proveedor debe repartirse entre edificios e inquilinos

Las facturas de seguridad, limpieza y suministros cubren todo un recinto, así que cada una se divide a mano y el reparto se desajusta cada vez que un inquilino entra o sale.

Registra un número una sola vez en cada edificio y en el proyecto de cada inquilino, como la cuota del edificio en el recinto y la superficie del inquilino. En la factura del proveedor, un clic rellena el reparto por ese atributo, en cascada primero por edificio y luego por inquilino, o por consumo de contadores. Solo participan los inquilinos con una reserva activa en la fecha de recepción de la factura, las partes siempre suman su total y un inquilino que tachas queda registrado como excluido, así que el siguiente relleno lo deja fuera.

Resultado: el proyecto de cada inquilino muestra la factura completa junto a su parte, y compruebas lo que se cargó a cada uno sin hoja de cálculo.

Reparto por atributo
100 %
Total del reparto frente al neto de la factura
  • Cuota del edificio × superficie del inquilino, en un clic
  • Los inquilinos tachados quedan registrados como excluidos

¿Los inquilinos escalan cargos porque no hay desglose?

Las utilities, servicios y márgenes se arman a mano en Excel, así que los inquilinos no pueden seguir las fórmulas y cada conciliación se vuelve una discusión.

Flowtly mantiene todos los anticipos y costes reales en un único lugar, calcula continuamente las diferencias y muestra el saldo del inquilino. Genera una liquidación con el rastro completo: lecturas → repartos → facturas → diferencias.

Resultado: la liquidación anual deja de ser una discusión sobre números, ya que cada coste tiene su origen y su justificante.

Portal del inquilino
100 %
Estados con soportes adjuntos
  • Utilities y servicios documentados línea por línea
  • Inquilinos descargan facturas y lecturas cuando quieran

¿El forecast de caja se congela hasta cerrar el CAM?

Finanzas espera semanas mientras operaciones pega presupuestos, facturas y recoveries, dejando a la dirección sin visibilidad del cash burn ni de las exposiciones próximas.

Flowtly añade validaciones en la entrada de datos (por ejemplo, una lectura no puede ser inferior a la anterior), historial de cambios, alertas por datos incompletos o inusuales, y un flujo de aprobación de excepciones.

Resultado: no te enteras de los errores después de que la factura haya entrado en la liquidación.

Cabina de cash
En directo
El forecast CAM se actualiza a medida que llegan facturas y recuperaciones
  • Presupuestos, facturas y recuperaciones se sincronizan solos
  • Finanzas ve escenarios de caja por activo, región o cliente

Las descripciones de las facturas son confusas y no se alinean con los servicios

Los inquilinos reciben facturas con descripciones genéricas o técnicas que cuestionan más adelante.

Guarda una vez, en su contraparte, la redacción que necesitan las facturas de cada inquilino, como la frase del contrato y la dirección del inmueble, con el mes o el trimestre de facturación rellenado automáticamente. Al escribir una línea, elige la plantilla y ve la frase exactamente como se imprimirá. Solo cambia la descripción: cantidades, precios e IVA siguen igual, y las facturas ya enviadas nunca se reescriben.

Resultado: cada inquilino recibe la redacción que pide su contrato, sin que nadie la vuelva a teclear cada mes.

Los activos (p. ej., plazas de parking) se asignan varias veces por error

La falta de control hace que las mismas plazas se prometan a diferentes inquilinos.

Se rechaza una reserva que se solape con otra existente del mismo recurso. La lista de activos indica la persona o el proyecto que tiene cada recurso, una asignación sin fecha de fin sigue indicando a su titular hasta que se cancela o se reasigna, y los recursos asignados a largo plazo pueden cerrarse a reservas sin dejar de mostrar quién los tiene.

Resultado: ninguna plaza se promete a dos inquilinos.

Los suministros anuales (p. ej., agua) tienen solo una lectura — difícil de liquidar

Sin lecturas periódicas hay que rebobinar en Excel para reconstruir los 12 meses.

Elige cómo se factura al inquilino el consumo de un mes. Mes completo reparte cada par de lecturas por igual entre los días que las separan, así un mes sin lectura propia factura igualmente su parte. Entre dos lecturas factura exactamente lo que suman las dos lecturas que elijas, por ejemplo el inicio y el final de un arrendamiento, y las lecturas estimadas aparecen marcadas antes de elegirlas.

Resultado: sin malabares en hojas de cálculo para «volver atrás» 12 meses.

Los datos de AA y HVAC se comportan de forma diferente a los contadores habituales

Los datos de climatización y refrigeración suelen llegar como consumo mensual y no como índice de contador, y tratarlos como índice estropea la liquidación.

Define cómo registra sus lecturas cada contador. Un contador de índice factura la diferencia entre lecturas; un contador en el que cada lectura ya es el consumo de un periodo, como una cifra mensual de climatización, factura la suma de las lecturas del periodo. Cada contador sigue siendo una línea propia en la factura.

Resultado: los costes de climatización no estropean toda la liquidación.

B2B Real Estate Playbook

Controla toda tu cartera desde una sola consola

Flowtly mantiene suministros, documentos de proveedores y facturación a inquilinos en un único flujo para que finanzas, gestores de activos y operaciones vean los mismos números en tiempo real.

  • Panel de cartera con arrendamientos, contadores y estado CAPEX en tiempo real.
  • Procesos de arrendamiento, servicios y finanzas encadenados en una única columna vertebral de automatización.
  • Consolidados listos para el consejo de administración para propietarios y fondos, sin necesidad de perseguir archivos.

Cabina de utilities

Integra lecturas, documentos y presupuestos CAM en un solo OS

Proveedores, fórmulas y refacturas comparten un workflow auditable, así que el impacto en caja se ve al instante. Las cifras siguientes son ilustrativas.

FAQ

Preguntas frecuentes

Si no encuentras la respuesta, contáctanos.

¿Cómo capturáis lecturas y facturas de utilities?
Depende de los sistemas que tengáis en cada activo. Flowtly ingiere feeds CSV/API o cargas desde el portal, pero si los sistemas de automatización del edificio usan formatos propietarios quizá necesites una automatización ligera (o un partner) que estandarice los datos antes de importarlos.
¿Puede Flowtly repartir costes por inquilino o centro de coste?
Configura fórmulas por superficie, consumo o overrides manuales. Flowtly refactura con trazabilidad completa para que finanzas pueda explicar cada cargo.
¿Los inquilinos ven los servicios y consumos compartidos?
Sí. Flowtly genera estados con líneas, fórmulas y facturas adjuntas; los inquilinos acceden al portal o reciben exports que justifican cada importe automáticamente.
¿Cómo seguís SLA de mantenimiento y contratistas?
Flowtly cubre la capa financiera y contractual. Para despachar técnicos o medir SLA es mejor apoyarse en un CMMS como Qmaint y sincronizar con Flowtly las órdenes aprobadas y sus facturas.

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