Liquidar una factura de electricidad entre inquilinos

Una factura de electricidad de un edificio con inquilinos que tienen submedidores debe repartirse de dos maneras distintas. Cada inquilino con submedidor paga la energía que registró su propio contador y se le refactura en su factura de suministros. El resto, la energía usada por las zonas comunes más los cargos fijos de la factura, lo soporta cada inquilino en proporción a la superficie que alquila, y se imputa a presupuestos en lugar de facturarse.

Liquidar energía hace ambas cosas a partir de la propia factura del proveedor, al precio que esa factura cobra. No se contabiliza nada hasta que las cifras cuadran con la factura.

Cuándo se ofrece Liquidar energía

Su organización elige, por suministro, cómo se reparte una factura de suministro: rellenada por contador, con Rellenar por consumo y un precio que usted escribe, o liquidada desde la factura. Liquidar desde la factura se elige por organización y está desactivado mientras no se haya activado para la suya; pida al soporte de Flowtly que lo cambie.

Con la electricidad liquidada desde la factura, una factura recibida que lleva una línea de energía activa muestra Liquidar energía entre los botones de relleno de su sección Categorización. Una factura sin esa línea, una factura de limpieza por ejemplo, nunca lo ofrece. Rellenar por consumo sigue disponible para cada suministro que todavía se rellena por contador, y ya no incluye la electricidad.

El panel de liquidación

Liquidar energía abre el panel Liquidar la factura de energía. Muestra la liquidación tal como se contabilizaría, sección por sección.

Factura

El proveedor, el número de factura, el Periodo de consumo, el mes cuyas facturas de suministros llevan los importes de los inquilinos (Aparece en las facturas de los inquilinos de: el mes siguiente al período de consumo, o más tarde si su organización factura con más meses de retraso), la línea de energía activa como kWh por precio, los cargos fijos y los totales neto, IVA y bruto.

El Precio unitario (neto por kWh) y los kWh de la factura se leen de las líneas de energía de la factura. El precio cambia cada mes, por lo que nunca se guarda en el edificio. Si el PDF dice otra cosa, corrija cualquiera de las dos cifras y pulse Recalcular. Cuando el precio no se puede leer de la factura, escriba usted mismo el precio unitario y los kWh del PDF y luego recalcule. Los números se escriben con los separadores decimal y de millares de su organización.

Edificios

Elija los edificios cuyos contadores cubre la factura. Flowtly recuerda la elección y la propone en la siguiente factura del mismo proveedor. La lista sigue visible, de modo que puede cambiar los edificios y recalcular.

Inquilinos con submedidor: refacturación

Una fila por cada inquilino con un submedidor de electricidad en esos edificios: las lecturas inicial y final de cada contador, los kWh entre ambas y el importe al precio de la factura. El importe de cada inquilino es la suma de los importes de sus contadores.

Una lectura tomada unos días antes o después del período de consumo se prorratea por días. Una lectura más alejada del período, o un contador con días del período sin datos, requiere su decisión: Prorratear por días, Tomar tal cual, o esperar la lectura y volver más tarde.

Excluir este contador saca un contador de la liquidación, por ejemplo un contador que ya cuenta otro. Incluir todos los contadores devuelve todos los contadores excluidos. Los contadores excluidos se recuerdan cuando vuelve a abrir la liquidación.

Cuando ningún inquilino de los edificios elegidos tiene un submedidor de electricidad, todo el neto va a las zonas comunes.

Resto: zonas comunes, repartido por superficie

Los kWh de las zonas comunes al precio de la factura, más cada cargo fijo, repartidos entre todos los arrendamientos de los edificios elegidos según la superficie alquilada e imputados al presupuesto de cada arrendamiento. A nadie se le factura por ello. El resto no se muestra hasta que todos los contadores se puedan cerrar, porque repartirlo antes trasladaría el consumo de un inquilino a las zonas comunes.

Las tres comprobaciones

Tres comprobaciones deben coincidir antes de poder confirmar la liquidación. Cada una muestra Coincide, No coincide o Aún no se puede cerrar.

Importe: el neto de la factura es igual a las refacturaciones a los inquilinos más el reparto de las zonas comunes, hasta el céntimo.
Energía: los kWh de la factura son iguales a los submedidores más las zonas comunes. Las zonas comunes nunca son negativas, así que unos submedidores que suman más que la factura apuntan a una lectura errónea; el panel nombra el contador que conviene revisar primero.
Período: cada lectura inicial y final abarca el período de consumo.

Confirmar

Confirmar reparto imputa el coste de la factura y la parte de las zonas comunes a los presupuestos, y registra el importe de cada inquilino refacturado como la liquidación de suministros definitiva de electricidad de ese inquilino para el mes de consumo, en un solo paso. El reparto por proyectos de la factura muestra después el resultado.

Confirmar nunca crea ni modifica una factura. El importe del inquilino se factura en su factura de suministros en Facturación masiva de arrendamientos para el mes que aparece en Aparece en las facturas de los inquilinos de, donde se redacta como borrador y se emite junto con el alquiler y los gastos de servicio. Véase Liquidaciones de suministros de inquilinos.

Confirmar permanece desactivado:

hasta que las tres comprobaciones coincidan y no haya ningún problema listado bajo Confirmar está desactivado hasta que se resuelvan estos puntos;
tras cambiar el precio o los kWh, hasta que pulse Recalcular;
tras un recálculo fallido, hasta que uno tenga éxito. Use Reintentar para recalcular con los edificios y contadores elegidos en ese momento;
si no hay ningún edificio elegido.

Confirmar decide lo que se factura a los inquilinos, por lo que requiere el rol de gestor de facturas. Sin él puede abrir y revisar la liquidación, y el panel le pide que la confirme un administrador.

Qué detiene una liquidación

Cada problema se lista en una frase que nombra al inquilino, el mes, el contador o la factura afectados. Los más habituales:

Falta una lectura, se solapa con otra o baja. Añada o corrija la lectura en el historial del contador y luego recalcule. Consulte Importar lecturas de contadores.
Un arrendamiento empieza o termina dentro del período de consumo, no tiene proyecto al que imputar o no tiene superficie alquilada. También se rechaza un contador en más de un arrendamiento activo, porque se facturaría dos veces.
La factura ya tiene un reparto por proyectos escrito a mano, en toda la factura o en una de sus líneas. La liquidación nunca lo sobrescribe: elimine primero ese reparto en la categorización.
Un inquilino ya tiene una liquidación de suministros de electricidad para el mes que esta liquidación no registró: una calculada a partir de una tarifa, o una registrada al liquidar otra factura de proveedor para el mismo arrendamiento y mes. La liquidación nunca la sustituye.
La línea de energía de un inquilino de una confirmación anterior sigue en una factura. Elimine esa línea de la factura y vuelva a confirmar. Una línea de una factura emitida no se puede eliminar así.
Las facturas de suministros del mes ya se emitieron en la facturación masiva de arrendamientos, y confirmar cambiaría o eliminaría el importe de un inquilino. El rechazo nombra las facturas afectadas.
Su organización no tiene una moneda predeterminada establecida.
La factura no indica período de consumo o no tiene importe neto.

Volver a liquidar la misma factura

Abrir Liquidar energía en una factura que ya se liquidó propone los edificios y los contadores excluidos que usó esa liquidación. El precio unitario y los kWh se vuelven a leer de la factura: si corrigió alguno antes, corríjalo de nuevo y recalcule.

Confirmar de nuevo sustituye las liquidaciones de suministros que registró esta liquidación y retira la de un inquilino al que ya no refactura, de modo que cada inquilino se factura una sola vez por el mes. La liquidación de suministros anterior se conserva, como sustituida, para el registro. Una vez emitidas las facturas de suministros del mes, la liquidación se niega a confirmar cuando cambiaría o eliminaría el importe de un inquilino.

Ejemplos de Casos de Uso

Electricidad mensual de un edificio con submedidores: Refacture a cada inquilino sus propios kWh al precio del proveedor en su siguiente factura de suministros, y reparta la energía de las zonas comunes y los cargos fijos entre los arrendamientos por superficie.
Corregir un precio mal leído: Escriba el precio unitario del PDF, recalcule y compruebe que las tres comprobaciones coinciden antes de confirmar.
Encontrar una lectura errónea: Cuando los submedidores suman más que la factura, empiece por el contador que nombra la comprobación de energía.
Excluir un contador contado dos veces: Excluya un contador cuya energía ya está incluida en el contador de otro inquilino.