Gestión de transacciones

Cuando un cliente o cualquier otra entidad realiza un pago por una factura, dicha transacción se registra en tu cuenta bancaria, incluidas las transacciones relativas a contratistas. Todas las transacciones están accesibles haciendo clic en el botón “Transacciones” de la cuenta bancaria seleccionada.

La vista de Transacciones ofrece un resumen en tiempo real de todos los movimientos financieros en las cuentas bancarias vinculadas. Esta sección facilita a los equipos financieros el seguimiento de pagos, la conciliación de discrepancias y la monitorización del flujo de caja. La vista se compone de dos partes: en la parte superior, una representación gráfica de los cambios de saldo a lo largo del tiempo; y debajo, una vista detallada de cada transacción.

Elementos clave de la vista:

• Saldo actual: Indica el total de fondos disponibles para la cuenta bancaria seleccionada.
• Historial de transacciones: Detalla todas las transacciones procesadas y pendientes.
• Opciones de filtrado: Posibilita a los usuarios filtrar por rango de fechas, contratista, importe o dirección — entrante o saliente.
• Columna de adjuntos: Señala si se requieren documentos de soporte (p. ej., facturas, recibos).
• Vinculación de contratistas: Destaca la información de contratistas que falta y necesita ser actualizada.
• Cada contratista en la tabla cuenta con un icono clicable a la izquierda, permitiendo acceder fácilmente a su página para verificar o actualizar los detalles.

Al seleccionar una transacción específica, se abre un panel lateral con opciones detalladas para su gestión. Esta funcionalidad permite a los equipos financieros revisar y actualizar eficazmente las transacciones individuales.

Funcionalidades Disponibles en el Panel Lateral:

• Añadir adjunto – Permite subir documentos de soporte como facturas, recibos o contratos. También es necesario seleccionar la Fecha de recepción para asegurar el cumplimiento.
• Adjuntar archivos pendientes – Permite adjuntar documentos que ya se hayan subido pero que aún no estaban vinculados a esta transacción. Simplemente busca el adjunto en la lista y haz clic en el botón "Adjuntar". La lista contiene todos los documentos pendientes, y el cuadro de búsqueda que hay encima, Buscar por importe o número de documento, la reduce de dos maneras. Escribe un importe tal como lo escribirías, por ejemplo 16 124,00, 16124 o 16.124,00, y encuentra los documentos con exactamente ese importe, al céntimo; una nota de crédito se encuentra por su importe con o sin el signo menos. O escribe parte de un número de documento, en mayúsculas o minúsculas: se compara con el número de factura del documento y con el nombre del archivo, donde muchas subidas llevan su número. Cuando nada coincide, la lista indica Sin resultados y ofrece borrar la búsqueda.
• Asignar a presupuesto – Vincula la transacción a un presupuesto específico para un seguimiento financiero exacto. Esta funcionalidad solo está disponible si el módulo de Presupuestos está activo.
• Categorización – Divide el importe de la transacción entre uno o varios proyectos. Un indicador de suma debajo de las filas muestra si los importes asignados coinciden con el importe de la transacción; una discrepancia se señala explícitamente, y el reparto no se guarda hasta que se resuelve.

Cuando el documento ya indica el proyecto

Un coste puede registrarse contra un proyecto en dos sitios: en el documento — la factura de compra o el adjunto — y en el pago que lo liquida. Solo hace falta uno de los dos, y Flowtly trata el documento como el que cuenta.

Por eso, si el documento que un pago liquida ya nombra un proyecto, el pago no puede recibir uno propio. La categorización no está disponible en ese pago, y el panel lateral indica que la asignación corresponde al documento. Lo mismo se aplica a una factura de venta: si la factura, o el contrato bajo el que se emitió, nombra el proyecto, el pago no lo repite.

Cuando el documento lleva el proyecto en su propio reparto o en una de sus líneas, el panel lateral indica ambos: Asignado mediante el número del documento → el proyecto. Si puedes abrir las facturas de compra, el mismo aviso lleva directamente al documento. Un pago cuyo justificante (un documento que no es una factura) no indica ningún proyecto muestra el aviso general, y su categorización también sigue siendo de solo lectura.

Un pago que liquida una factura toma el proyecto de esa factura, tanto si la emitiste como si la recibiste, e incluso mientras la factura aún no indica ningún proyecto. El panel lateral muestra Asignado a través de la factura y, si puedes abrir esa factura, ofrece Abrir factura. En un pago así, toda la sección Categorización es de solo lectura: su reparto por proyectos, sus etiquetas y su Reparto del coste por empleado. Lo que se registró allí antes sigue visible, y la sección indica por qué no se puede cambiar. El resumen de la factura en el panel lateral del pago muestra las etiquetas propias de la factura, tanto las de la factura entera como las de sus líneas; una etiqueta compartida por varias líneas se muestra una sola vez. Lo mismo se aplica a un pago vinculado a una factura como uno de varios documentos. Un justificante que no es una factura no hace, por sí solo, que las etiquetas y el reparto del coste sean de solo lectura.

El motivo merece una frase, porque explica una regla que de otro modo parece una función que falta. Dos registros independientes de un mismo coste pueden separarse — alguien cambia el reparto de la factura meses después y el pago sigue apuntando a otro sitio — y nada en las cifras parecería incorrecto mientras tanto. Mantener el coste en un solo sitio elimina la pregunta.

Dónde cambiarlo en su lugar. Abra el documento y edite allí su reparto por proyectos — cómo funciona el reparto, incluido excluir un proyecto, se explica en el artículo «Dividir un coste entre proyectos por atributo». Para una factura de venta, cambie el proyecto en la línea de la factura, o en el contrato.

Cuándo el pago sigue siendo el sitio correcto. Un pago sin documento conserva su propia categorización exactamente como antes. Ese es el caso normal de un gasto en efectivo, una comisión bancaria o un coste cuya factura aún no ha llegado — ahí no ha cambiado nada.

Los pagos ya registrados en ambos sitios siguen funcionando y conservan sus importes; el presupuesto siempre contó ese coste una vez, no dos. Un reparto registrado en un pago antes de vincularlo a su factura permanece en el pago, visible y de solo lectura. No se puede vaciar desde el panel lateral del pago; contacta con el soporte de Flowtly si hay que trasladarlo al documento.

Dar al documento un proyecto cuando el pago ya tiene uno. La regla también funciona en sentido contrario. Sea cual sea la forma en que establezcas el proyecto del documento (editando su reparto manualmente, usando uno de los botones de rellenado, o aceptando un proyecto sugerido), Flowtly comprueba primero los pagos que lo liquidan:

• Si un pago indica el mismo proyecto para el mismo importe, el documento adopta el proyecto y se elimina la copia propia del pago, de modo que el coste se registra una sola vez, en el documento, por el mismo importe total.
• Si un pago indica un proyecto distinto, o un importe distinto, no se cambia nada y Flowtly explica por qué. Cuando aceptas todas las sugerencias a la vez, esta se muestra como omitida y el resto se sigue aplicando.

Aceptar una contraparte sugerida también acepta la nota sugerida de la factura. Cuando se acepta la contraparte que Flowtly sugirió para un pago — por usted, mediante «aceptar todo» o automáticamente si su organización lo ha activado — y hay exactamente una factura vinculada a ese pago, la nota sugerida para esa factura se acepta al mismo tiempo y se escribe en la factura. Ninguna otra nota se modifica. La nota sigue siendo una sugerencia, para que usted decida en el panel de la factura, cuando hay más de una factura vinculada al pago, cuando la factura tiene más de una nota sugerida o cuando ya lleva una nota distinta: una nota escrita por alguien nunca se reemplaza.

Sección de Detalles de la Transacción Selección de Contratista – Permite asignar o actualizar el contratista asociado a la transacción. Gestionar contraparte, debajo de los dos campos, abre la contraparte seleccionada para que pueda editar su nombre, sus roles y sus valores predeterminados; no está disponible hasta que se selecciona una contraparte. Para añadir una contraparte que aún no existe, escriba su nombre en el campo de la contraparte y elija Añadir contraparte (consulte Contrapartes). Si la contraparte no tiene el rol de proveedor o de cliente que necesita esta transacción, una nota bajo los campos lo nombra y le pide que añada ese rol, porque las búsquedas de ese rol no encontrarán la contraparte hasta que lo haga. Mes Conectado – Define el periodo financiero relevante a efectos de informes. En una transacción, tanto este campo como la contraparte son obligatorios. Importe de la Transacción y Saldo Después de la Transacción – Indica el impacto financiero y el saldo de cuenta actualizado.

El panel de un documento recibido usa la misma sección Detalles, con los mismos dos campos. Consulte Archivos adjuntos de transacciones.

Sección de Adjuntos Desde aquí, es posible revisar los adjuntos vinculados, si los hay, descargarlos o eliminarlos por completo en caso de que se hayan asociado incorrectamente.

Existe la opción de descargar directamente el archivo MT940 en la esquina superior derecha del elemento Transacciones del menú principal. Una vez descargado el archivo, este se adjuntará automáticamente a la cuenta bancaria designada.

Un archivo de extracto cargado se asigna a una cuenta bancaria comparando el número de cuenta del archivo con los números de cuenta configurados en sus cuentas bancarias. Una cuenta bancaria guardada sin número de cuenta no puede participar en esa comparación y nunca recibe un extracto de forma automática; consulte Cuentas bancarias para saber dónde introducirlo.

Cada archivo rechazado se conserva. Debajo de la lista de extractos en la página Transacciones, la tabla Cargas rechazadas muestra cada uno con la hora en que fue rechazado, quién lo subió y el motivo. Usa el icono de descarga de su fila para obtener el archivo exacto que se envió, por ejemplo para corregirlo o pasarlo a soporte. Algunos archivos rechazados más antiguos no tienen icono de descarga porque su copia no estaba vinculada a la entrada.

Qué indica el mensaje de importación

Una vez leído el archivo, un mensaje informa de cuántas transacciones se añadieron, lo cual no siempre coincide con las que contenía el archivo. Los extractos se solapan: un movimiento que Flowtly ya tiene se reconoce como el mismo movimiento y no se registra por segunda vez, de modo que volver a cargar un archivo, o cargar uno que abarque días ya importados, solo añade lo que es realmente nuevo.

El mensaje está redactado según lo ocurrido.

• Todo lo del archivo ya estaba registrado. Así lo indica — Las 13 transacciones de este archivo ya estaban en el sistema. — y aparece como información, no como confirmación de que se añadió algo, porque no se añadió nada.
• Algunos movimientos eran nuevos y otros ya estaban registrados. Se indican ambas cifras: 5 transacciones importadas. Ya en el sistema: 8.
• Todos los movimientos eran nuevos. El mensaje indica el número de transacciones importadas.

Un movimiento se reconoce como uno que ya tiene cuando sus fechas, importe, referencia y descripción coinciden todos. Dos pagos distintos que casualmente comparten día e importe nunca se fusionan en uno: cada uno conserva su propia fila y cada uno se reconoce por separado en una carga posterior. Lo mismo ocurre con un archivo cargado de nuevo después de que su banco haya cambiado la forma de redactar un movimiento: si la descripción de una línea difiere de la almacenada, esa línea se trata como un movimiento nuevo y se añade.

Un recuento inferior al número de movimientos que ve en el extracto es, por tanto, el resultado esperado en una carga con solapamiento: significa que no se duplicó nada, no que se perdieran filas. Si un movimiento que esperaba realmente no aparece, búsquelo primero en la lista de transacciones: puede haber llegado con un extracto anterior.

Transacciones para Contratistas

¿Cómo funciona?

Realiza el pago al contratista a través de tu banco (fuera de Flowtly). Guarda la confirmación de pago o los detalles de la transacción bancaria para su conciliación. Para registrar el pago en Flowtly, importa tu extracto bancario (archivo MT940) al sistema. Flowtly conciliará automáticamente los pagos con el contratista basándose en el importe, la referencia de pago y los detalles del contratista. Si Flowtly no concilia automáticamente una transacción, puedes asignarla manualmente al contratista correspondiente seleccionándola de los adjuntos pendientes.

La conciliación automática sigue algunas reglas, para que un pago solo se registre en un documento que realmente pueda saldar:

• Dirección. El dinero que sale de tu cuenta se concilia únicamente con un documento de costos. El dinero que entra se concilia únicamente con un documento de importe negativo, como una nota de crédito que reembolsa un proveedor. Un pago entrante nunca se registra en una factura de costos solo porque los importes coincidan.
• Pagos rechazados. Cuando rechazas un pago sugerido para un documento, Flowtly no vuelve a vincular ese pago al documento automáticamente, ni al guardar el documento ni al importar un extracto bancario.
• Importes recurrentes. Cuando un proveedor factura el mismo importe cada mes, puede haber varios pagos de ese importe cerca de una factura. Cada factura se concilia entonces con el pago más cercano a su fecha, dentro de 20 días, para que el pago de un mes no se registre en la factura de otro mes. Si ningún pago cumple los requisitos, la factura queda sin conciliar para que la vincules a mano.

Los contratistas que pertenecen a un grupo de costos interno quedan excluidos de estas sugerencias automáticas, de modo que una transferencia interna no se propone como pago a proveedor aunque el nombre del contratista aparezca en la descripción de la transacción. Aún puede asignar manualmente dicho contratista a la transacción.

Accede al elemento Contratistas en el menú principal y selecciona el contratista correspondiente. En la pestaña Transacciones, se enumerarán todos los pagos relacionados con dicho contratista. Esta pestaña ofrece una visión estructurada de todas las transacciones financieras relacionadas con un contratista específico, lo que facilita el seguimiento de pagos históricos, adjuntos pendientes y tendencias financieras.

Funcionalidades Clave de la Pestaña de Transacciones de Contratistas:

• Vista Gráfica General – Presenta un desglose visual de las transacciones a lo largo del tiempo.
• Lista Detallada de Transacciones – Detalla todas las transacciones vinculadas al contratista, incluyendo fechas de pago, importes y estados.
• Estado de Adjunto – Señala si una transacción cuenta con un documento asociado (p. ej., factura, comprobante de pago).
• Análisis de Tendencias Financieras – Facilita la monitorización de los gastos del contratista a lo largo de meses y años.

Al seleccionar una transacción, se abre un panel lateral con opciones detalladas para su gestión. Esta funcionalidad permite a los equipos financieros revisar y actualizar eficazmente las transacciones individuales. Los detalles se describen en la sección Funcionalidades Disponibles en el Panel Lateral.

Aquí también es posible gestionar los adjuntos de las transacciones, de forma similar a como se hace con las transacciones de la cuenta bancaria.

Transacciones para Clientes

¿Cómo funciona?

Para registrar los pagos de clientes en Flowtly, importa tu extracto bancario (formato MT940) al sistema (elemento Transacciones en el menú principal). Flowtly detectará automáticamente los pagos entrantes e intentará conciliarlos con las facturas existentes de los clientes. Si el sistema encuentra una coincidencia, asignará la transacción a la factura correcta dentro del Perfil del Cliente correspondiente. La pestaña Pagos en el perfil de un cliente ofrece una visión estructurada de todas las facturas emitidas y sus respectivos pagos. Si un pago no se concilia automáticamente, puedes asignarlo manualmente localizando la factura en la pestaña Pagos y haciendo clic en "Asignar transacción". Esto abrirá una ventana modal con las transacciones importadas que no fueron conciliadas o cuyo importe no se utilizó por completo. También puedes especificar el importe de la transacción aquí.

Posteriormente, la transacción se vinculará con la factura, y se actualizarán el estado y el importe pagado. Es posible eliminar una transacción ya asignada, lo que también dará lugar a una recalculación.

Casos de uso de ejemplo

• Conciliación de Extractos Bancarios: Concilia fácilmente las transacciones bancarias importadas con los registros internos para asegurar que todos los movimientos financieros estén contabilizados y que las discrepancias se resuelvan con prontitud.
• Seguimiento de Pagos a Contratistas: Monitorea todos los pagos salientes a contratistas, vincúlalos a contratos o proyectos específicos, y garantiza que todos los documentos de soporte, como facturas o confirmaciones de pago, estén adjuntos.
• Gestión de Ingresos de Clientes: Asigna automática o manualmente los pagos entrantes de clientes a facturas pendientes, actualizando su estado de pago y manteniendo una visión exacta de las cuentas por cobrar.
• Preparación para Auditorías: Garantiza que todas las transacciones cuenten con los adjuntos necesarios (facturas, recibos) vinculados, lo que facilita auditorías más rápidas y controles de cumplimiento al disponer de un registro centralizado y organizado.