Archivos adjuntos de transacciones

La pestaña de Archivos Adjuntos de Transacciones en Flowtly es un espacio centralizado para almacenar y gestionar archivos relacionados con operaciones financieras. Esta funcionalidad garantiza que todos los registros de pago, facturas y documentos de respaldo estén correctamente vinculados, proporcionando transparencia y el cumplimiento normativo en las operaciones financieras. Esta función también permite a los usuarios gestionar documentos y archivos independientemente de transacciones específicas.

Esta pestaña ofrece una vista estructurada de todos los archivos adjuntos cargados relacionados con transacciones. Las principales funcionalidades incluyen:

• Ver todos los archivos adjuntos de transacciones en un solo lugar.
• Identificar y gestionar archivos adjuntos desvinculados (pendientes).
• Cargar nuevos archivos adjuntos manualmente.
• Editar y eliminar archivos adjuntos existentes.

Todos los archivos adjuntos se ordenan por fecha. Debajo de cada fecha se mostrarán todas las transacciones registradas en ese día. Cada archivo adjunto se muestra con los siguientes detalles:

• Nombre del Archivo – Nombre del archivo adjunto cargado (ej., factura, recibo). Este es el nombre del archivo tal como se cargó; consulte Número de documento y nombre del archivo a continuación.
• Contraparte – La contraparte asociada a la transacción aparece debajo del nombre del archivo.
• Importe – El importe de la transacción como referencia.
• Mes Contable/Fecha de Registro – Muestra el mes contable en que la transacción fue procesada y registrada.
• Adjunto – Enlace al archivo adjunto.
• Opción de Vista Previa - Permite previsualizar el archivo adjunto.
• Opciones de Edición y Eliminación – Permite la modificación o eliminación de archivos adjuntos.

Qué archivos se abren en la vista previa

Ver un archivo lo abre en el lugar cuando su formato se muestra como una página fija o una imagen — un PDF o una imagen en un formato de foto habitual como JPEG, PNG, GIF, WebP, HEIC/HEIF o TIFF. Esto cubre las facturas, recibos y documentos fotografiados que componen prácticamente todo lo almacenado aquí.

Cualquier otro formato se descarga en lugar de mostrarse, y se abre en la aplicación del ordenador que lo gestione. Esto incluye tipos de archivo que pueden contener instrucciones además de contenido — entre ellos imágenes vectoriales y páginas web — que nunca se renderizan dentro de Flowtly, independientemente de quién los haya subido. El archivo en sí está intacto y completo: solo difiere el lugar donde se abre.

Añadir y Gestionar Archivos Adjuntos

Para cargar un nuevo archivo adjunto:

• Haga clic en el botón "Añadir Archivo Adjunto" en la esquina superior derecha.
• Introduzca el nombre.
• Seleccione la Contraparte relacionada de su directorio de contrapartes.
• Introduzca el importe del archivo adjunto.
• Seleccione la moneda.
• Seleccione el archivo de su ordenador y cárguelo. El mismo archivo de factura no se puede subir dos veces: una segunda subida se rechaza y la ventana de carga indica el motivo.
• Introduzca la fecha de recepción del archivo adjunto.
• Introduzca el mes contable del archivo adjunto.
• Haga clic en "Guardar" para finalizar la adición del archivo adjunto.

Gestión de Archivos Adjuntos Pendientes

Los archivos adjuntos pendientes son archivos que han sido cargados en Flowtly pero que aún no han sido vinculados a una transacción. Estos pueden incluir:

• Facturas cargadas antes de que se registrara la transacción relacionada.
• Documentos que se añadieron manualmente pero que necesitan ser vinculados al gasto correcto.
• Archivos que requieren verificación antes de poder ser vinculados.

Para garantizar la precisión financiera, estos archivos adjuntos deben ser asociados a sus respectivas transacciones.

Crear una etiqueta al etiquetar un documento

Al etiquetar un documento de costos, si la etiqueta que necesita aún no existe, escriba su nombre en el selector de etiquetas. A los administradores se les ofrece Crear «<name>» en <group> para cada grupo de etiquetas; al elegir una, se crea la etiqueta en ese grupo y se asocia al documento en un solo paso. Si su búsqueda coincide con etiquetas de algunos grupos, solo se muestran esos grupos, con sus opciones de creación; un nombre que no se encuentra en ninguna parte puede crearse en cualquier grupo. Los demás roles eligen entre las etiquetas que ya existen.

Añadir una nota a un documento

La sección Nota del panel de un documento se guarda sola, como los demás campos del panel: escriba la nota y haga clic fuera del campo. No hay botón Guardar. Una marca de verificación confirma que la nota se ha guardado. Si no se puede guardar, el texto escrito permanece en el campo con el motivo al lado, y el botón de reintento junto a él vuelve a guardar el mismo texto. Vaciar el campo elimina la nota.

Repartir un coste en un período contable

Un documento puede llevar un período contable opcional, para un coste que abarca más de un mes, como una suscripción anual. Tiene su propia sección Período relacionado en el panel del documento, justo debajo de Detalles. Abra la sección y establezca Período desde y Período hasta: cada fecha se guarda en cuanto la elige. Mientras haya un período establecido, las vistas de presupuesto reparten el coste de forma uniforme entre cada uno de sus meses, y la sección muestra las fechas incluso cuando está cerrada. Una fecha de inicio posterior a la de fin no se guarda, y el motivo aparece bajo los campos. Una transacción bancaria no tiene período contable, por lo que su panel no tiene esta sección.

Contraparte y mes relacionado

La sección Detalles del panel de un documento contiene los campos Contrapartes y Mes relacionado. El panel de una transacción bancaria muestra el mismo par. En un documento ambos campos son opcionales, de modo que un documento puede permanecer en el panel sin ellos mientras todavía se está revisando. Gestionar contraparte, debajo de los dos campos, abre la contraparte seleccionada para que pueda editar su nombre, sus roles y sus valores predeterminados; no está disponible hasta que se selecciona una contraparte. Si puede gestionar contrapartes, el nombre de la contraparte en la parte superior del panel abre el mismo editor. Para añadir una contraparte que aún no existe, escriba su nombre en el campo de la contraparte y elija Añadir contraparte (consulte Contrapartes).

Una factura recibida es una compra, por lo que su contraparte necesita el rol de proveedor. Cuando la contraparte no tiene ficha de proveedor, una nota bajo los dos campos la nombra y le pide que añada el rol de proveedor a esa contraparte. Hasta que lo haga, las búsquedas de proveedores no la encontrarán.

Qué hará aceptar una sugerencia de proveedor

Cuando Flowtly sugiere un proveedor para una factura recibida, la tarjeta de sugerencia indica, antes de que la acepte, lo que hará aceptarla. La frase se calcula a partir de su lista de contrapartes y dice una de estas cosas:

• Aceptar vincula esta factura a un proveedor que ya existe. El registro del propio proveedor no se modifica.
• Aceptar da el rol de proveedor a una contraparte que ya es cliente y le vincula la factura. No se crea una segunda contraparte para la misma parte.
• Aceptar crea un nuevo proveedor con el nombre que figura en el documento y le vincula la factura.
• Aceptar fallará, por uno de tres motivos, que la tarjeta indica:
  • una contraparte existente ya tiene ese nombre o ese identificador fiscal. Use Editar sugerencia para vincular esa contraparte en su lugar, o fusione antes el duplicado;
  • al cliente coincidente no se le puede dar automáticamente el rol de proveedor, porque sus datos de proveedor están vinculados a otro registro de contraparte oculto. Póngase en contacto con el soporte de Flowtly para resolverlo, o use Editar sugerencia para elegir otro proveedor;
  • la factura lleva el identificador fiscal de otra empresa, no el del cliente que indica la tarjeta. Use Editar sugerencia para elegir o crear el proveedor con el identificador fiscal de la factura.

Una tarjeta cuya aceptación fallará se muestra como una advertencia. Sin ella, la tarjeta parecería una que se puede aceptar, y el rechazo solo aparecería después de hacer clic en Aceptar.

La frase se calcula cada vez que abre el documento, no cuando se hizo la sugerencia. Un documento que esperó en la bandeja de entrada mientras alguien creaba el proveedor a mano dice, por tanto, que aceptarlo lo vincula a un proveedor existente, y no que crea uno nuevo. Una vez aceptada la sugerencia, la tarjeta indica en su lugar lo que hizo realmente.

Dividir una línea de factura entre proyectos

Una división por proyectos puede establecerse para toda la factura o para una sola de sus líneas. La división propia de una línea sirve para el caso en que una línea abarca trabajos para más de un proyecto, como una línea de acondicionamiento compartida entre dos inquilinos.

En la línea, use + proyecto para añadir un proyecto. El primer proyecto se lleva toda la línea. Cada proyecto añadido después empieza con lo que queda del importe neto de la línea, y el importe de cada proyecto se puede editar. Los importes deben sumar el importe neto de la línea, y la línea lo indica cuando no es así. Con dos proyectos que suman la línea, cambiar un importe traslada la diferencia al otro, de modo que la línea sigue sumando. Quitar la fila de un proyecto lo saca de la división de la línea.

La división de una línea se muestra igual en toda la factura. La división de toda la factura enumera los proyectos de la línea en solo lectura, marcados con Definido en la línea #n, edítelo allí, y los sigue contando en su total. Una línea sin proyecto propio muestra cómo la repartiría la división de toda la factura.

Una línea con un proyecto propio conserva todo su importe neto a nivel de línea. Esto vale para una línea asignada a un proyecto y para una línea dividida entre varios proyectos, incluso cuando una de sus filas está tachada o sus importes quedan por debajo del importe neto de la línea. La división de toda la factura nunca vuelve a repartir el dinero de esa línea entre otros proyectos: solo cubre lo que dejan las líneas.

Los controles de toda la factura sustituyen solo las filas de toda la factura y dejan intacta la división propia de una línea:

• los botones que rellenan por un atributo o por una cascada, y Redistribuir entre el resto, reparten solo el importe neto que las líneas aún no contienen. Cuando las líneas contienen todo el importe, un relleno indica que las líneas ya contienen todo el neto, así que no queda nada en la factura por dividir. Redistribuir entre el resto solo se ofrece cuando cambiaría un importe;
• Rellenar por consumo de contadores calcula sus importes a partir de las lecturas, como en cualquier factura;
• Borrar todo quita solo las filas de proyecto de toda la factura y le pide que confirme que las líneas conservan las suyas.

El total de la división de toda la factura cuenta una línea asignada a un proyecto por su importe neto completo, de modo que una división que suma no muestra esa línea como faltante. Un hueco dentro de la división propia de una línea, por una fila tachada o por importes que no alcanzan la línea, sigue visible en el total: ese dinero no se imputa deliberadamente a nadie.

El encabezado de la sección Categorización cuenta las líneas que tienen un proyecto, propio o procedente de la división de toda la factura, o una etiqueta propia, por ejemplo 2/5 líneas con un proyecto o una etiqueta de línea. Las etiquetas establecidas en toda la factura no cuentan.

Para rellenar la división de toda la factura a partir de atributos o de lecturas de contadores, consulte Dividir un coste entre proyectos según un atributo.

Número de documento y nombre del archivo

Un documento de costo cargado tiene dos identificadores separados, y conviene saber cuál se está visualizando en cada momento.

• El nombre del archivo es el nombre del archivo que cargó, o el nombre que introdujo al añadir el archivo adjunto manualmente. Es el nombre que muestra la lista de archivos adjuntos para el documento, de modo que un archivo guardado como Figma_Invoice.pdf aparece listado con ese nombre.
• El número de documento es el número de factura o recibo impreso en el propio documento. Se lee automáticamente del documento cuando es posible encontrarlo, y se almacena por separado del nombre del archivo.

Al estar separados ambos identificadores, un nombre de archivo que le resulta significativo — el proveedor, el servicio, el período — se conserva tras la carga, mientras que el número de documento permanece disponible donde se necesita el número en lugar de la etiqueta.

Cuando el número es lo que importa, es lo que se utiliza. Las exportaciones contables y los campos de documentos de compra que producen usan el número de documento, y las filas de costos en los informes de presupuesto y PyG también se etiquetan con él. Cuando no se pudo leer ningún número de documento, esos lugares recurren al nombre del archivo, de modo que ninguna fila queda sin etiqueta.

La búsqueda abarca ambos. Escribir parte de un número de factura encuentra el documento incluso cuando su nombre de archivo no se parece en nada a ese número, y escribir parte de un nombre de archivo también lo encuentra.

Las etiquetas que se asignan automáticamente a un documento de costo se comparan con ambos identificadores, de modo que un nombre de archivo descriptivo puede traer una etiqueta que el número de documento por sí solo no habría coincidido.

Los archivos adjuntos añadidos antes de que el número de documento tuviera su propio campo aparecen listados bajo ese número en lugar de bajo un nombre de archivo, y no se reetiquetan de forma retroactiva. Una lista con historial largo puede mostrar, por tanto, una mezcla de ambos. Editar un archivo adjunto permite establecer el nombre que se desee en cualquier fila individual.

Cuando los pagos difieren de la factura

Una factura no siempre se paga por exactamente el importe indicado. Una factura de proveedor en euros pagada desde una cuenta en zlotys, por ejemplo, se convierte al tipo de cambio del banco, y el tipo de cambio y las comisiones del banco pueden hacer que los pagos vinculados queden unos puntos porcentuales por encima o por debajo de la factura. Flowtly muestra esa diferencia en lugar de ocultarla, y te permite decidir cuándo es aceptable.

En una factura recibida, la sección Transacciones relacionadas del panel muestra tres importes siempre que los pagos vinculados no coincidan con la factura:

• Importe bruto de la factura — el importe bruto de la factura.
• Pagos vinculados — el total de los pagos vinculados a ella, en la moneda de la factura.
• Diferencia — la diferencia con signo entre ambos, con su porcentaje respecto a la factura.

Los importes permanecen visibles sea cual sea la forma en que se resuelva la diferencia. Una tolerancia o una aceptación elimina el aviso; nunca cambia un importe.

Establecer una tolerancia

Por defecto, una diferencia de hasta el 3 % de la factura, por encima o por debajo, se trata como coincidente. Un administrador puede establecer un margen distinto en Configuración → Avanzado, en la sección Facturas recibidas — completitud: Tolerancia de diferencia de pago acepta un porcentaje de 0 a 20 y se guarda al salir del campo. Déjalo en blanco para mantener la comprobación del 3 %.

Una diferencia dentro de la tolerancia se muestra como Dentro de su tolerancia del N % y no se marca. Una tolerancia solo puede eliminar un aviso; nunca añade uno.

Aceptar una diferencia

Una diferencia mayor que la tolerancia, tanto si los pagos no alcanzan como si superan la factura, se muestra como un aviso, con Aceptar la diferencia junto a él. Elegirlo te pide confirmar la diferencia exacta que estás aceptando y indicar un Motivo, por ejemplo el coste de cambio del banco. El motivo es obligatorio: Aceptar no está disponible hasta que introduzcas uno, de hasta 255 caracteres. Una vez aceptada:

• el panel registra quién aceptó la diferencia y cuándo;
• la etiqueta Pago incompleto o Pago en exceso se elimina del documento en la lista;
• no se escribe nada más — el importe de la factura, los importes de los pagos, el tipo de cambio y la fecha de pago quedan como estaban.

Retirar la aceptación la revierte, y el aviso vuelve a aparecer.

Una aceptación se aplica a los importes para los que se dio, no al documento en su conjunto. Si el importe de la factura se edita más adelante, o se vincula o desvincula un pago, la diferencia vuelve a estar abierta: el panel indica que la aceptación anterior ya no se aplica, la etiqueta vuelve si los pagos no cubren el importe, y la nueva diferencia puede aceptarse de nuevo. Si la tolerancia cubre después la diferencia, el panel la muestra como dentro de la tolerancia.

Aceptar y retirar están disponibles para cualquiera que pueda editar el documento. Aceptar la diferencia solo se ofrece mientras una diferencia está fuera de la tolerancia y no se ha aceptado todavía.

Mientras una diferencia así siga sin resolverse, la sección Transacciones relacionadas aparece marcada en rojo. En el panel, el rojo marca una sección con un problema que Flowtly ha detectado, como importes que no coinciden, y el naranja marca una sección que solo está incompleta, como una factura sin ningún pago vinculado todavía.

El pago lleva la misma advertencia. Cuando una factura que liquida un pago tiene importes que no coinciden, incluidos los pagos que superan la factura, el círculo de estado del pago también es rojo, en la lista de transacciones, en su tarjeta móvil y en su panel lateral, y el panel lateral añade la línea Factura vinculada: el importe difiere. Al pasar el cursor sobre el círculo en el panel lateral se enumeran las discrepancias de importe encontradas en la factura vinculada. Una factura que solo está incompleta deja el color del pago como está.

El panel lateral del pago también muestra la diferencia. En su sección Archivos adjuntos, cada factura que el pago liquida y que tiene una diferencia recibe el mismo panel que en la factura, con las mismas tres cifras y, cuando corresponde, Aceptar la diferencia. Una diferencia fuera de la tolerancia marca la sección en rojo. Cuando un pago liquida dos o más facturas, cada panel lleva como título el nombre de su factura, para que sepa a cuál pertenece la diferencia. Aceptarla desde el pago es la misma aceptación que aceptarla en la factura.

Ejemplos de Casos de Uso

• Vincular un PDF de factura de proveedor directamente a una transacción de pago específica para auditoría y mantenimiento de registros.
• Cargar una foto de un recibo físico para un gasto de empleado, que luego se vinculará a la transacción bancaria correspondiente.
• Centralizar todos los acuerdos contractuales y programas de pago para garantizar un fácil acceso y el cumplimiento normativo.
• Gestionar documentos desvinculados (por ejemplo, facturas recibidas anticipadamente) hasta que la transacción financiera relacionada se registre en el sistema.
• Aceptar la diferencia en una factura en moneda extranjera pagada al tipo de cambio del banco, de modo que deje de marcarse como pagada de forma incompleta mientras sus importes se mantienen exactamente como se facturaron y pagaron — o establecer una tolerancia para que las pequeñas diferencias de cambio nunca se marquen.