Contratistas

La vista de Contratistas en Flowtly proporciona una lista centralizada de todos los proveedores externos, subcontratistas y proveedores de servicios con los que colabora su empresa. Esta vista permite realizar un seguimiento de la información de los contratistas, categorizar los gastos y gestionar las relaciones financieras de manera eficiente. Cargue transacciones relacionadas con contratistas y adjunte documentos relevantes, lo que garantiza operaciones fluidas y transparencia financiera.

Cada contratista pertenece a un grupo, que clasifica el tipo de costos que representa. El grupo se muestra en la lista de contratistas y se utiliza para desglosar el gasto en el Gráfico de Costos. Cuando añade un contratista, Flowtly lo coloca automáticamente en el grupo predeterminado de su organización, por lo que no hay ningún grupo que elegir en el formulario.

Vista de Contratistas

Al seleccionar la opción Contratistas del menú principal, verá la lista de todos los contratistas existentes, organizados por estado. Esta vista permite realizar un seguimiento de la información de los contratistas, categorizar los gastos y gestionar las relaciones financieras de manera eficiente.

Cada entrada de contratista incluye:

• Nombre – El nombre registrado del contratista.
• Grupo – La categoría a la que pertenece el contratista.
• Descripción – Detalles adicionales sobre el contratista (si se añaden).
• Botón Editar – Permite a los usuarios actualizar los detalles del contratista.

Añadir un Nuevo Contratista

Para añadir un nuevo contratista:

• Haga clic en el botón “Añadir Contratista” en la esquina superior derecha de la página.
• Introduzca los detalles del contratista, como:
  • Nombre (Requerido) – El nombre oficial del contratista o proveedor.
  • TIN (Número de Identificación Fiscal) – Utilizado para fines fiscales y de cumplimiento.
  • Coincidir Regex – Un patrón utilizado para la coincidencia automática de transacciones relacionadas con este contratista. Las transferencias de pago dividido (MPP) también se asocian por el Número de Identificación Fiscal incluido en el concepto de la transferencia, aunque no haya ningún patrón aquí. El patrón es una expresión regular y se compara sin distinguir entre mayúsculas y minúsculas, incluidas las letras acentuadas como Ł y ł. Los espacios antes y después del patrón se ignoran, y un patrón formado solo por espacios cuenta como ningún patrón. Una / simple en él, como en FV/TEST, coincide con una barra literal. Un patrón que no sea una expresión regular válida se rechaza con un mensaje de validación al guardar el contratista, así que corrígelo antes de guardar.
  • Estado (Requerido) – Define si el contratista está activo o inactivo.
  • Cíclico – Si está habilitado, indica pagos recurrentes (p. ej., suscripciones mensuales, nóminas).
  • Importe Fijo – Marca a este contratista para pagos recurrentes con importes fijos en lugar de cantidades variables.
  • Requiere Adjunto – Si está marcada, las transacciones vinculadas a este contratista requerirán documentos de soporte (p. ej., facturas, recibos).
  • No Incluir en Gráfico – Excluye las transacciones de este contratista de los gráficos de costos con fines de informes.
  • Empleado Propietario – Vincula un contratista a un empleado interno específico, responsable de gestionar la relación.
  • Monto de Impuesto – Define cualquier tasa impositiva aplicable a los pagos de este contratista.
  • Fecha Límite de Pago – El plazo de pago estándar utilizado para este contratista.
  • Presupuesto – Asigna los gastos del contratista a un presupuesto específico creado previamente para su seguimiento (presente solo si el módulo de Presupuesto está activo).
  • Descripción – Detalles adicionales sobre el contratista (p. ej., términos del contrato, condiciones especiales).
• Guarde el contratista para que esté disponible para futuras transacciones.

Después de la creación, el contratista aparecerá en la lista Activo o Inactivo, dependiendo del estado seleccionado durante la creación.

Evitar contratistas duplicados

Cuando añade un nuevo contratista, Flowtly compara su nombre con las empresas y personas que ya existen en su organización, incluidas las que ya factura como clientes. Si encuentra una coincidencia probable, le avisa antes de crear un segundo registro desconectado, para que el historial de una empresa no quede dividido en dos entradas.

• Si realmente es una empresa distinta que casualmente comparte el nombre, adelante: créela como una entrada aparte.

• Si es la misma empresa con la que ya trabaja como cliente, manténgalas como un único registro para que todo permanezca junto. Elija Añadir el rol de proveedor a, el botón que nombra al cliente existente: el cliente existente pasa a ser también proveedor, no se crea un segundo registro y aparece en la lista de contratistas de inmediato. El formulario lo ofrece mientras aún lo está rellenando, en cuanto el nombre o el TIN que ha escrito coincide con un cliente, y al elegirlo allí se cierra el formulario. La misma opción vuelve a aparecer si la coincidencia solo se encuentra al guardar.

Lo mismo funciona a la inversa: una empresa que ya tiene como contratista puede pasar a ser facturable como cliente en el mismo paso (consulte Evitar clientes duplicados).

Gráfico de Costos

Además, puede consultar los Gráficos de Costos haciendo clic en el botón dedicado situado cerca del encabezado en la parte superior de la página. La vista de Gráficos de Costos en Flowtly proporciona un desglose visual de los gastos entre diferentes grupos de contratistas a lo largo del tiempo. Esta función permite a los equipos financieros analizar los patrones de gasto, seguir las tendencias de los costos y tomar decisiones financieras fundamentadas. La sección superior de la vista contiene un gráfico de áreas apiladas que representa los gastos totales de los contratistas a lo largo del tiempo.

Los puntos clave son:

Tendencias Generales de Gasto – La altura del gráfico indica el gasto total por período. Distribución de Gastos Basada en Categorías – Diferentes colores representan distintos grupos de contratistas, lo que facilita la identificación de dónde se asignan la mayoría de los costos. Variaciones de Costos Mensuales – Los picos y valles resaltan las fluctuaciones en el gasto, lo que ayuda a rastrear tendencias estacionales o picos de costos inesperados.

Al pasar el cursor sobre el gráfico, los usuarios pueden ver los valores exactos para cada categoría de contratista en un mes específico.

Debajo del gráfico, una tabla detallada desglosa los costos por grupo de contratistas a lo largo de varios meses. Cada fila representa una categoría de contratista específica y las columnas muestran los gastos mensuales.

Columna Grupo de Contratistas – Enumera diferentes grupos de contratistas (p. ej., B2B, Externo, Equipo de TI, Educación). Columnas de Costo Mensual – Muestra los gastos registrados por mes para cada grupo de contratistas. Valores Negativos o Cero – Indica reembolsos, correcciones o transacciones no registradas para esa categoría.

Editar Contratista

Los gestores también pueden editar contratistas existentes. La vista de edición no solo ofrece el modo de edición, sino también la posibilidad de ver y adjuntar documentos, así como de revisar todas las transacciones relacionadas con este contratista. Para acceder al modo de edición, basta con hacer clic en el botón Editar (lápiz) del contratista específico en la lista.

Pestaña Resumen

En la pestaña Resumen, puede ver y actualizar toda la información que se proporcionó durante la creación del contratista.

Pestaña Documentos

La pestaña Documentos en el perfil del contratista permite a los usuarios:

• Cargar y almacenar contratos con proveedores, acuerdos de confidencialidad (NDA) y otros archivos relevantes.
• Realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento para la renovación de contratos.
• Ver, descargar y eliminar documentos según sea necesario.
• Mantener una documentación organizada y segura con fines de cumplimiento y auditoría.

Cada entrada de documento incluye las siguientes columnas:

Tipo – Especifica la categoría del documento (p. ej., Contrato de Proveedor, NDA). Notas – Observaciones adicionales relacionadas con el documento. Fecha de Vencimiento – Un indicador para seguir la validez del contrato (la fecha de vencimiento solo se puede establecer si está marcada como posible para un tipo de documento específico en la configuración de la organización). Archivo Adjunto – Permite a los usuarios descargar o previsualizar el documento cargado. Opciones de Edición y Eliminación – Permite la modificación o eliminación de documentos.

Para añadir un nuevo documento de contratista:

• Haga clic en el botón "Añadir Documento" en la esquina superior derecha.
• Rellene los campos obligatorios:
• Tipo de Documento – Seleccione entre los tipos de documentos creados previamente o añada uno nuevo (al hacer clic en el botón "+" junto al campo Tipo de documento, será redirigido a la página de Configuración de la Organización. Aquí puede añadir un nuevo tipo de documento y vincularlo a la entidad Contratistas para que sea visible en la lista de documentos de contratistas. Este botón solo está disponible para el Rol de Gestor de Documentos).
• Archivo Adjunto – Cargue el contrato o documento relevante.
• Notas – Proporcione detalles adicionales sobre el documento (opcional).
• Haga clic en "Añadir" para guardar el documento en el perfil del contratista.

Gestión y Seguimiento de Documentos de Contratistas:

• Ver y Descargar – Haga clic en el icono del ojo para previsualizar el documento o en el icono de descarga para guardar una copia local.
• Editar Detalles del Documento – Haga clic en el icono de edición para actualizar las notas del documento o la fecha de vencimiento.
• Eliminar Documentos – Haga clic en el icono de la papelera para eliminar archivos obsoletos o incorrectos.

Pestaña Transacciones

En la pestaña Transacciones, puede consultar gráficos y todas las transacciones vinculadas al contratista específico. Para más información, visite el artículo de Gestión de Transacciones.

Ejemplos de casos de uso

• Gestión Eficiente de Proveedores: Centralice todos los detalles de proveedores externos, subcontratistas y proveedores de servicios en un solo lugar para facilitar el acceso y la gestión.
• Análisis de Costos: Analice los patrones de gasto a lo largo del tiempo por grupo de contratistas utilizando los Gráficos de Costos.
• Operaciones Financieras Optimizadas: Gestione los plazos de pago, realice un seguimiento de los pagos recurrentes y garantice la documentación adecuada al requerir adjuntos para transacciones específicas de contratistas.
• Cumplimiento y Preparación para Auditorías: Almacene y gestione todos los documentos relacionados con contratistas, como contratos y acuerdos de confidencialidad (NDA), directamente dentro de Flowtly para mantener un registro de auditoría organizado y seguro.