Facturación masiva de arrendamientos

La facturación masiva de arrendamientos, en Facturación de arrendamientos dentro de la sección Facturas masivas, emite de una sola vez las facturas de un mes para todos los arrendamientos de un parque. Eliges un parque y un mes, revisas la vista previa y después creas las facturas. No se crea nada antes de que hagas clic en Crear facturas, y cada factura que no se puede emitir indica el motivo.

La pantalla forma parte de las funciones de gestión inmobiliaria, por lo que solo aparece en las organizaciones que las tienen activadas. Está abierta a los administradores y a los usuarios que gestionan tanto contratos como facturas.

La vista previa

La vista previa tiene una fila por arrendamiento, nombrada por inquilino, unidad y arrendamiento, y una celda por tipo de factura:

Renta + anticipo de gastos: el alquiler y el anticipo de gastos de servicio van en una sola factura.
Suministros (de liquidaciones): una factura aparte, construida a partir de la liquidación de suministros del mes una vez que es definitiva.

Los costes y las horas refacturados no se emiten desde esta pantalla.

Cada celda que se puede emitir muestra la factura que crearía: su importe neto, el tipo de IVA y el IVA, y el importe bruto. Una línea con precio por superficie muestra su tamaño por la tarifa mensual, y una línea acordada en EUR muestra el importe en EUR a partir del cual se convirtió. Un arrendamiento que empieza o termina dentro del mes se factura por los días que está vigente, y la celda indica cuáles. Una celda ya facturada en ese mes muestra Ya emitida con el número de factura; no se puede seleccionar y nunca se crea dos veces.

Bajo la lista, los totales se dan por divisa, con neto, IVA y bruto en líneas separadas, de modo que un parque con facturas en EUR y en RON nunca las suma en una sola cifra. Cuando se han convertido importes, el pie indica el tipo de cambio del BNR utilizado y su fecha. Crear las facturas no envía ningún correo a los inquilinos ni envía nada para la facturación electrónica.

Selección y creación

Cada factura lista para emitirse está seleccionada al principio. Mostrar limita la lista a Todos, Listas para emitir o Problemas, pero es una vista, no una selección: las facturas que seleccionaste siguen seleccionadas mientras el filtro las oculta, y Crear facturas sigue creándolas. Por eso la línea de selección indica cuántas de las facturas seleccionadas oculta el filtro.

Crear facturas envía la ejecución una sola vez, sin importar cuántas veces se haga clic en el botón. Los Resultados del proceso enumeran entonces las facturas Creadas, las Rechazadas, requieren corrección y las Omitidas, ya emitidas, tal como estaban al terminar la ejecución; no cambian cuando cambia la vista previa que tienen encima.

Mientras una organización está en modo piloto, las facturas se crean en una serie de numeración PILOT aparte y quedan fuera de los ingresos y de las cuentas por cobrar. Tu facturación habitual continúa en paralelo, y cada celda compara la propuesta con la factura emitida allí.

Cuando se rechaza una factura

Una celda que no se puede emitir muestra un rechazo en palabras sencillas, que dice qué corregir, con un enlace al arrendamiento (Abrir el contrato) o al ajuste en cuestión. Los rechazos más habituales:

Una línea no se puede valorar. La línea de alquiler, de anticipo de gastos de servicio, de otro cargo o de tarifa de marketing no tiene superficie ni cantidad, no se factura mensualmente, o está indicada en bruto mientras que una factura suma el IVA a un importe neto. Corrige la línea en el arrendamiento.
El inquilino no tiene ni rol de cliente ni de proveedor. Abre el inquilino en Contrapartes y elige Añadir como cliente.
El tipo de IVA predeterminado del cliente no es uno de los que ofrece el país de tu organización. Abre el inquilino en Contrapartes y, en su sección Cliente, establece el Tipo de IVA predeterminado en uno que ofrezca el país. La vista previa rechaza esa factura antes de que la crees, igual que lo haría su creación.
Todavía no hay un tipo de cambio del BNR publicado para la fecha de emisión. Las líneas en EUR se rechazan en lugar de convertirse a otro tipo.
La liquidación de suministros del mes aún no es definitiva, o nunca se calculó.
No hay etiqueta de categoría de factura definida para un cargo. El rechazo enlaza a Configurar las etiquetas de categoría, la tarjeta Etiquetas de facturación de arrendamientos de los Ajustes de facturación.

Elegir la etiqueta de un cargo

Cada fila de factura que crea la ejecución lleva la etiqueta de categoría de factura definida para su cargo: alquiler, anticipo de gastos de servicio o suministros. Cuando los ajustes de facturación enumeran más de una etiqueta para un cargo, un administrador ve encima de la lista una elección de etiqueta para ese cargo. La etiqueta elegida allí se usa en la vista previa y en cada factura que crea la ejecución. Los demás usuarios que ejecutan la facturación ven que un administrador debe elegir la etiqueta, y los cargos afectados siguen rechazados hasta que lo haga.

Ejemplos de uso

Emitir en una sola ejecución el alquiler y los anticipos de gastos de servicio de todo un parque para el mes, tras revisar cada factura en la vista previa.
Filtrar la vista previa por Problemas para corregir los arrendamientos que todavía no se pueden facturar, sin perder la selección de los que sí.
Corregir el tipo de IVA predeterminado de un inquilino en su ficha de contraparte después de que la ejecución rechace su factura, y volver a ejecutar la vista previa.
Ejecutar un parque en modo piloto junto a tu facturación habitual y comparar cada propuesta con la factura realmente emitida.