Cuentas bancarias

La sección "Transacciones" en el menú principal permite crear, gestionar y visualizar bancos y cuentas bancarias, así como revisar sus transacciones asociadas.

Para ver y gestionar cuentas bancarias:

Vaya a la sección "Transacciones" desde el menú principal.
Verá una lista de todas las cuentas bancarias creadas, junto con sus detalles. Acciones disponibles:
Editar cuentas: Haga clic en el botón "Editar" junto a cada cuenta para actualizar sus detalles. La edición está disponible solo para administradores.
Ver transacciones: Haga clic en el botón "Transacción" junto a una cuenta para ver la lista de transacciones asociadas a esa cuenta.
Ocultar o mostrar: Seleccione Ocultar para retirar una cuenta que ya no utiliza, o Mostrar en una cuenta oculta para recuperarla. Disponible para quien gestiona los bancos — consulte Ocultar una cuenta.
Eliminar: Seleccione Eliminar para quitar una cuenta de forma definitiva. Disponible solo para administradores — consulte Eliminar una cuenta. Mostrar cuentas ocultas:
Las cuentas ocultas no aparecen en la lista de forma predeterminada.
Mientras haya al menos una cuenta oculta, aparece el filtro Visibilidad en la parte superior de la lista. Elija Todas las cuentas (N ocultas) para incluir también las ocultas; cada una está marcada con un ojo tachado y ofrece Mostrar.

Una cuenta propia que citan sus transacciones pero que nadie ha registrado

Las líneas bancarias suelen nombrar la cuenta propia de la organización al otro lado de una transferencia, por ejemplo una cuenta de IVA o una segunda cuenta corriente. Cuando citan una de sus cuentas propias que no está registrada en Flowtly, una advertencia sobre la lista dice Cuenta propia no registrada encontrada. Muestra la cuenta enmascarada con sus cuatro últimos dígitos, explica que, hasta que la cuenta se registre, las transferencias desde y hacia ella cuentan como pagos ordinarios, e indica cuántas transacciones la citan.

Registrar abre el formulario habitual de cuenta nueva con el número y el tipo sugerido ya rellenados. Ponga un nombre a la cuenta, elija su divisa y confirme. No se registra nada hasta que lo haga, y una vez guardada la cuenta la advertencia desaparece.
No es nuestra cuenta descarta un candidato que no es suyo, para que no se vuelva a ofrecer.
El número de transacciones es un enlace a las transacciones que citan la cuenta, mostradas como un filtro Líneas seleccionadas que se puede quitar en la lista. Cuando esas transacciones están en más de una de sus cuentas, la advertencia añade Ábrelas en: con un enlace por cuenta.

La advertencia se muestra a las personas con el rol Gestor de bancos o Gestor de transacciones; el enlace a las transacciones, solo a quienes pueden abrir la lista de transacciones de una cuenta. Ambas acciones no están disponibles mientras su suscripción bloquee los cambios.

Para gestionar bancos y sus cuentas asociadas:

Haga clic en el botón "Gestionar bancos" en la parte superior de la página de Transacciones.
Será redirigido a la página de Gestión de bancos, donde se listan todos los bancos existentes.
Si un banco tiene varias cuentas, estas se mostrarán como elementos secundarios bajo el banco correspondiente. Acciones disponibles:
Añadir nuevos bancos: Utilice el botón "Añadir banco" para crear un nuevo banco.
Editar bancos existentes: Haga clic en el botón "Editar" junto a un banco o sus cuentas para modificar sus detalles.
Añadir nueva cuenta: Utilice el botón "Añadir cuenta" para crear una nueva cuenta para un banco específico.

Añadir nuevo banco

Para añadir un nuevo banco, siga estos pasos:

Seleccione la sección "Transacciones" del menú principal.
Haga clic en "Gestionar bancos" en la parte superior de la página.
Haga clic en "Añadir banco" en la esquina superior derecha.
En el formulario que aparece, introduzca el nombre del banco y el número Swift.
Haga clic en "Guardar".

El banco creado se añadirá a la lista.

Añadir cuenta al banco

Para añadir una cuenta a un banco existente, siga estos pasos:

Haga clic en el botón específico situado a la derecha de la fila del banco.
En el formulario que aparece, proporcione la siguiente información:
- Nombre de la cuenta
- Prefijo
- Número de cuenta
- Moneda
- Tipo (puede ser regular o IVA)

Puede marcar la cuenta como predeterminada si corresponde. Además, puede marcar la cuenta como oculta; de este modo, no se mostrará en la sección "Transacciones" a menos que se elija Todas las cuentas en el filtro Visibilidad. Ocultar también retira las transacciones de la cuenta del resto de la aplicación — consulte Ocultar una cuenta más abajo.

Nota: Para que las monedas estén disponibles en el selector, debe configurarlas en la sección "Monedas" del menú de Configuración General.

Nota: El Número de cuenta es la referencia que se usa para vincular un extracto bancario importado a una cuenta. Una cuenta sin número de cuenta nunca se asociará automáticamente a un archivo de extracto cargado, por lo que los extractos deberán asignarse manualmente. Introduzca el número de cuenta en cada cuenta de la que vaya a importar extractos.

Tras la creación, la cuenta aparecerá como un elemento secundario del banco en la página Gestionar bancos y en la lista de Cuentas bancarias.

Esta lista contiene todas las cuentas, independientemente de si pertenecen a un banco. Una cuenta sin banco muestra un guion en la columna Banco y se edita desde aquí: la página Gestionar bancos lista las cuentas bajo su banco, por lo que una cuenta que no pertenece a ninguno no aparece en ella.

Qué se considera un número de cuenta válido

Para un tipo de cuenta que requiere número, este debe tener de 8 a 34 letras y dígitos, con al menos 8 dígitos. Se permiten espacios, puntos y guiones entre grupos, de modo que un número escrito en grupos es aceptado. Se eliminan al guardar el número, tanto al crear la cuenta como al editarla, por lo que el número almacenado contiene solo letras y dígitos. Un texto como NOT-A-NUMBER-!!! o un valor corto como 123 se rechaza con un mensaje en el campo.

Flowtly comprueba solo el formato, no los dígitos de control del IBAN, por lo que un número bien formado pero que no es un IBAN real se acepta igualmente. La misma regla se aplica al cambiar el número de una cuenta existente. Una cuenta cuyo número almacenado no la cumple, por ejemplo uno con menos de 8 dígitos o con una barra, aún puede editarse, ocultarse o renombrarse: el formato solo se comprueba cuando se cambia el propio número.

Esto importa porque el número es lo que se usa para emparejar un extracto importado: una cuenta con un número mal formado nunca coincide con su archivo de extracto.

Importar extractos MT940

Cuando se sube un archivo de extracto, cada importe de transacción que contiene debe escribirse con dígitos y una sola coma decimal, por ejemplo 84,09, 84, o 0,00. Si algún importe del archivo está mal formado — una coma sola, una segunda coma o ninguna coma —, Flowtly rechaza el archivo completo y no guarda nada de él, en lugar de importar las líneas correctas y registrar la errónea con un importe equivocado. Corrija el importe en el archivo y vuelva a subirlo.

En los extractos de BPS, el tipo de transacción se guarda completo (por ejemplo NTRF), no recortado a su primera letra.

Edición de una cuenta existente

Divisa y Tipo quedan fijos en cuanto la cuenta los tiene. Determinan cómo se leen los importes ya registrados contra la cuenta, por lo que cambiarlos retroactivamente reinterpretaría el historial; los dos campos se muestran pero no se pueden editar.

Una cuenta guardada sin divisa o tipo es la excepción: el campo vacío permanece editable, de modo que puede rellenarlo y guardar. Todo lo demás de la cuenta — nombre, prefijo y número de cuenta — sigue siendo editable en cualquier caso.

Dos formas de retirar una cuenta

Una cuenta con la que ya no trabaja puede gestionarse de dos maneras diferentes, y la fila las ofrece como dos controles separados porque no son variantes de la misma operación:

Ocultar retira la cuenta y sus transacciones de la vista conservando todos los registros. Se puede deshacer en cualquier momento.
Eliminar elimina permanentemente la cuenta, sus transacciones y los archivos de extractos almacenados. No se puede deshacer.

Utilice Ocultar a menos que necesite específicamente que los registros desaparezcan. Es la respuesta a casi todas las razones por las que una cuenta deja de usarse — la relación bancaria terminó, la cuenta fue cerrada, los extractos fueron importados en el lugar equivocado — y deja el historial intacto para auditorías y períodos presupuestarios cerrados.

Ocultar una cuenta

Ocultar es la forma de retirar una cuenta con la que ya no trabaja conservando lo que registró. Va más allá de ordenar el selector de cuentas: las transacciones de una cuenta oculta dejan de ser servidas en cualquier parte de la aplicación.

Seleccione Ocultar en la fila de la cuenta. La confirmación indica lo que ocurrirá: la cuenta y sus transacciones dejan de mostrarse en todas partes, incluidos los totales presupuestarios, nada se elimina y se puede deshacer en cualquier momento.

Mientras una cuenta está oculta:

Sus transacciones no aparecen en la lista de transacciones ni en el gráfico de saldo, y no son devueltas por filtros o búsquedas sobre transacciones.
No se contabilizan en las cifras presupuestarias. Una transacción en una cuenta oculta queda excluida de los resúmenes de presupuesto, las tablas de costes y los totales presupuestarios, incluida una transacción que se vinculó manualmente a un presupuesto antes de ocultar la cuenta.
Una línea presupuestaria respaldada por la transacción de una cuenta oculta se excluye en lugar de mostrarse como una fila vacía.

No se elimina nada. Las transacciones permanecen en sus datos exactamente como estaban; solo se retienen de la vista y del cálculo. Desactive la marca Ocultas de la cuenta y todas esas transacciones se sirven de nuevo, con las cifras presupuestarias volviendo a lo que eran. Mostrar en la fila de la cuenta en la lista de Transacciones hace lo mismo con un clic.

Hay dos consecuencias que vale la pena conocer antes de ocultar una cuenta:

Los totales presupuestarios que incluían la cuenta cambiarán, incluyendo totales de meses ya cerrados. Si una cifra presupuestaria ha cambiado y no puede explicarla, compruebe si una cuenta que alimentaba ese presupuesto ha sido ocultada.
Ocultar afecta a toda la cuenta, no a una sola transacción. Para excluir un único movimiento de un presupuesto, desvincule esa transacción del presupuesto.

Para encontrar las cuentas actualmente ocultas, elija Todas las cuentas en el filtro Visibilidad en la parte superior de la página de Transacciones. Las cuentas ocultas están marcadas con un ojo tachado, y Mostrar en la fila recupera una cuenta. El filtro solo se ofrece mientras haya al menos una cuenta oculta.

Eliminar una cuenta

Eliminar es la eliminación irreversible. Elimina permanentemente la cuenta, todas sus transacciones y los archivos de extractos almacenados. No hay archivo ni papelera, y los registros no pueden recuperarse posteriormente.

Por eso, eliminar es deliberadamente más difícil que ocultar:

Eliminar está restringido a administradores. Alguien que gestiona bancos y cuentas puede ocultar una cuenta, pero el control de eliminación no se le ofrece en absoluto.
La confirmación nombra lo que se destruirá — las transacciones y los archivos de extractos almacenados — y declara que no puede deshacerse. También señala que ocultar está disponible si solo quiere apartar la cuenta de la vista.
Debe escribir el nombre de la cuenta en la confirmación antes de que la eliminación pueda aceptarse. No es posible hacer clic sin leer, por lo que un clic accidental en la fila equivocada no puede destruir una cuenta.

Cuando se rechaza una eliminación

Flowtly se niega a eliminar una cuenta cuyos registros aún son necesarios en otro lugar, en lugar de quitarlos y dejar que las cifras que dependían de ellos fallen. Cuando eso sucede, la confirmación permanece abierta e indica qué retiene la cuenta y cuántos — por ejemplo, que sus transacciones tienen un número de vínculos presupuestarios.

Ese mensaje es la parte útil del rechazo: le indica exactamente qué resolver si genuinamente tiene la intención de eliminar la cuenta. Resuelva lo que nombra e inténtelo de nuevo, u oculte la cuenta en su lugar.

Eliminar también se ofrece para una cuenta que ya está oculta — ocultar primero y eliminar después es una secuencia razonable, y en la página Gestionar bancos una cuenta oculta solo muestra el control de eliminación, ya que ya está oculta. En la lista de Transacciones muestra Mostrar y Eliminar.

Prefiera ocultar cuando tenga dudas. Una cuenta oculta siempre puede recuperarse; una eliminada no. Si una cuenta fue retirada y sus transacciones aún aparecen en algún lugar, fue ocultada y no eliminada — y lo contrario importa más: una vez que una eliminación se ejecuta, no queda ningún rastro de esas transacciones para encontrarlo más tarde.

Casos de uso de ejemplo

Un controlador financiero necesita revisar todas las transacciones entrantes y salientes en las diversas cuentas bancarias de la empresa para conciliar los libros mayores.
Un contable desea añadir una nueva cuenta bancaria corporativa, recién abierta, para registrar sus transacciones en Flowtly.
Un gerente de finanzas desea identificar rápidamente una cuenta bancaria específica para verificar su estado actual o las transacciones asociadas.
Un usuario retira una cuenta bancaria cerrada ocultándola, de modo que sus transacciones dejan de aparecer en las listas de transacciones y de contabilizarse en los presupuestos, mientras los registros en sí se conservan.
Un gerente de finanzas encuentra un total presupuestario inferior al esperado y cambia el filtro Visibilidad a Todas las cuentas para ver si una cuenta que alimentaba ese presupuesto ha sido ocultada.
Un administrador elimina permanentemente una cuenta creada por error junto con el extracto importado incorrectamente en ella, de modo que ninguna de sus transacciones quede consultable.
Un administrador intenta una eliminación, lee el rechazo que indica cuántos vínculos presupuestarios tienen las transacciones de la cuenta, y oculta la cuenta en su lugar.