Mantén las transacciones limpias y bien categorizadas

Antes de empezar

Lo que necesitas

• Una cuenta bancaria conectada a Flowtly, para que sus transacciones lleguen a la lista.
• Facturas de proveedores ya cargadas en Flowtly, para poder cotejarlas con los pagos.
• Los presupuestos y proyectos a los que quieres asignar los costes.

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   Abre el módulo de Transacciones

   Ve a Finanzas y negocio → Transacciones y abre la cuenta bancaria con la que quieres trabajar. Su lista agrupa la actividad bancaria por mes, con el número de transacción y el nombre de la contraparte a la izquierda. La columna Estado muestra un círculo de progreso de color para cada entrada: verde sólido (100 %) significa que todos los datos requeridos están en su lugar; los círculos parciales en naranja o gris indican campos pendientes.

   Consejos

   • Las transacciones se agrupan por cuenta bancaria. Usa el menú de navegación superior para cambiar entre cuentas si tu organización tiene más de una.
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   Abre una transacción y rellena los campos requeridos

   Haz clic en cualquier fila para abrir el panel de detalle a la derecha. El selector Proveedor/Cliente en la parte superior define la dirección de la transacción — Proveedor para pagos salientes, Cliente para ingresos. Dos campos son obligatorios para el cierre mensual: Contraparte (a quién o de quién es el pago) y Mes relacionado (el período contable al que pertenece). Rellena ambos y se guardan de inmediato.

   Consejos

   • El mes relacionado no tiene por qué coincidir con la fecha de la transacción — establécelo en el período que tu contable debe incluir para este gasto.
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   Revisa las sugerencias de IA sobre proveedores

   Cuando Flowtly detecta un beneficiario sin contraparte existente, la sección Sugerencias del panel de detalle muestra una tarjeta «Crear proveedor». La tarjeta muestra el nombre extraído y el motivo. Haz clic en Aceptar para crear el proveedor y vincularlo a la transacción en un solo paso. Haz clic en Editar sugerencia para ajustar el nombre antes de crearlo y después en Aplicar. Haz clic en Rechazar para descartarlo y establecer la contraparte manualmente.

   Consejos

   • Los proveedores creados a partir de sugerencias se guardan de forma permanente — las transacciones futuras del mismo beneficiario se emparejarán automáticamente sin ninguna intervención manual.
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   Enriquece la contraparte

   Para editar la configuración de una contraparte, haz clic en Gestionar contraparte bajo el campo Contraparte para abrir el panel de la contraparte. Aquí puedes activar Adjunto obligatorio para exigir que siempre haya un documento vinculado para este beneficiario, y establecer un Proyecto predeterminado para que se sugiera en cada nueva transacción de dicho proveedor. Haz clic en «Enriquecer con IA» para que Flowtly obtenga automáticamente datos públicos de la empresa como el NIF, el domicilio social y las cuentas bancarias.

   Consejos

   • Establecer un proyecto predeterminado es especialmente útil para proveedores recurrentes como alquileres o suscripciones SaaS — elimina un paso manual cada mes.
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   Adjunta una factura a la transacción

   Usa el botón «Adjuntar archivos pendientes» para vincular una factura que ya está en la lista de Facturas entrantes de Flowtly — el panel muestra todas las facturas no vinculadas con su importe, fecha de recepción y contraparte para que puedas emparejar la correcta y hacer clic en Adjuntar. Si el documento aún no está en Flowtly, usa «Añadir adjunto» para subir un archivo PDF, PNG, JPG, JPEG o GIF (máx. 3 MB) directamente desde tu ordenador.

   Consejos

   • Adjuntar archivos en espera es la vía más rápida — reutiliza un documento que ya has procesado en Facturas entrantes para no duplicar subidas.
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   Asigna la transacción a un presupuesto

   Haz clic en «Asignar a presupuesto» en la sección Presupuestos del panel de detalle. Selecciona la línea presupuestaria en el desplegable, confirma el importe (prerrellenado con el valor de la transacción) y usa el control deslizante de porcentaje si quieres asignar solo una parte. Haz clic en Asignar. Puedes asignar la misma transacción a varias líneas presupuestarias repitiendo el proceso con «Añadir otro presupuesto».

   Consejos

   • Asignar a un presupuesto mantiene precisos tus informes de gasto y te permite ver de un vistazo cuánto de cada línea presupuestaria se ha consumido.
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   Vincula a un proyecto

   Usa la sección Categorización para asociar la transacción a un proyecto para el seguimiento de costes. Añade un proyecto con el chip «+ proyecto» y establece su importe o porcentaje; añade más proyectos para repartir el coste. Un chip «Rellenar según …» distribuye el coste automáticamente entre proyectos según atributos compartidos. Cada cambio se guarda automáticamente. Si la contraparte exige un documento o ya hay un documento adjunto, categoriza el coste en esa factura.

   Consejos

   • Reparte las asignaciones parciales de forma explícita — por ejemplo, 50 % a un proyecto facturable al cliente y 50 % a uno interno — para que el equipo financiero tenga contexto al revisar el P&L del proyecto.
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   Registra la recepción de pagos en transacciones de clientes

   Cuando llega una transferencia bancaria de un cliente, abre la transacción y cambia el selector a Cliente. La sección Adjuntos del panel de detalle muestra un campo «Facturas no pagadas o pagadas parcialmente» con todas tus facturas salientes que aún no han sido pagadas en su totalidad. Selecciona la factura correspondiente en el desplegable. Flowtly registra el pago contra esa factura y actualiza su estado a Pagada automáticamente una vez que se empareja el importe total de la factura.

   Consejos

   • Si un cliente paga varias facturas en una sola transferencia, puedes vincular la transacción a varias facturas seleccionándolas una a una — Flowtly registra el saldo pendiente de cada una.