Plan de etiquetas para empezar

Un equipo que empieza a codificar facturas sin una lista de etiquetas acordada pronto tiene tres nombres para lo mismo. Esta página ofrece a una empresa de servicios un primer conjunto listo de grupos de etiquetas y etiquetas, en una sola tabla, para que todos partan de la misma base. Cambie el nombre de las etiquetas para que encajen con su negocio y elimine las filas que no necesite. Por qué los grupos se dividen así se explica en Elegir etiquetas para el presupuesto.

Tres reglas que conviene acordar primero

• Cada factura recibe al menos una etiqueta. Cree una categoría de etiquetado por grupo de etiquetas en Categorías de etiquetado y active Obligatorio para Tipo de coste. Una factura con un campo obligatorio vacío se marca como incompleta, lo que nunca impide guardar, así que nadie queda bloqueado al aparcar una factura antes de codificarla. Una categoría de etiquetado es un campo de las facturas de coste, así que solo marca esas. Una factura de venta se comprueba mediante la fila Sin etiqueta del desglose Clientes.
• Una etiqueta de proyecto se vincula a su proyecto una sola vez. Al crear la etiqueta, configure Proyecto vinculado en ella. A partir de ahí, en una factura de compra, elegir el proyecto rellena la etiqueta y elegir la etiqueta rellena el proyecto, de modo que nadie tiene que recordar qué va con qué. Mantenga una etiqueta por proyecto: si dos etiquetas nombran el mismo proyecto, elegir ese proyecto no rellena ninguna.
• Las categorías de su asesor entran como un segundo grupo. Pida a su asesor la lista de categorías de coste por las que contabiliza y créela como un grupo de etiquetas aparte junto a Tipo de coste. Su propio desglose y el del asesor quedan así separados, y un documento cuenta íntegro en cada uno. Si exporta a su asesor, rellene Código contable en cada una de esas etiquetas.

El plan

Grupo de etiquetas	Etiqueta	Qué incluye	Factura de ejemplo	Proyecto o presupuesto
Tipo de coste	Comisiones bancarias	Cuotas de cuenta, comisiones de tarjeta y gastos de transferencias	La cuota mensual de la cuenta del banco, a menudo un pago sin factura	Solo desglose
Tipo de coste	Oficina	Alquiler, suministros, limpieza y material de oficina	La factura mensual del alquiler de la oficina	Solo desglose
Tipo de coste	Software y suscripciones	Herramientas y servicios que usa toda la empresa	La factura mensual de su software de contabilidad	Solo desglose
Tipo de coste	Impuestos	Los pagos de impuestos que su asesor cuenta como costes	Un pago del impuesto sobre la renta a la administración tributaria, un pago sin factura	Solo desglose
Tipo de coste	Marketing propio	Publicidad, eventos y materiales que promocionan su propia empresa	Una factura de anuncios en línea de sus servicios	Presupuesto: un presupuesto de Marketing que incluye las facturas con esta etiqueta
Clientes	Una etiqueta por cliente, como Cliente A	Cada factura de venta emitida al cliente y los costes comprados solo para ese cliente	La factura mensual de la iguala al cliente A	Solo desglose
Proyectos	Una etiqueta por proyecto, como Web del cliente A	Los costes e ingresos de un trabajo para un cliente	La factura de un autónomo por crear la web del cliente A	Proyecto: configure Proyecto vinculado en la etiqueta
Refacturación	Por refacturar	Costes que usted paga primero y factura después a un cliente	La factura de un hotel por un viaje hecho para el cliente B, que se cargará al cliente B	Solo desglose; dele también la etiqueta del cliente y la del proyecto
Categorías contables	Una etiqueta por categoría por la que contabiliza su asesor, como Alquiler	Los mismos costes que Tipo de coste, repartidos como los reparte su asesor	La factura del alquiler de la oficina, etiquetada aquí como Alquiler y como Oficina en Tipo de coste	Solo desglose; rellene Código contable
Ninguno	Sin etiqueta	Traspasos entre sus propias cuentas	Mover dinero de su cuenta principal a su cuenta del IVA	Ninguno de los dos

Para cargar el plan de una vez, póngalo en una hoja de cálculo con una fila por etiqueta y las columnas group, tag y description, y use Importar en Configuración → Finanzas y negocio → Grupos de etiquetas de facturas. Deje fuera la última fila, que no es una etiqueta, y sustituya cada fila Una etiqueta por … por sus clientes, proyectos y categorías reales. Ponga el texto de Qué incluye en description: se convierte en la Descripción de la etiqueta, que se muestra a quien elige la etiqueta. Si el nombre de una etiqueta no tiene letras latinas ni cifras, añada una columna label con una etiqueta corta para ella: sin ella, la fila se marca como errónea y no se puede aplicar nada del archivo hasta corregirla. La importación muestra lo que cambiaría antes de guardar nada. Una importación nunca elimina, así que las etiquetas que ya tiene se quedan como están.

Qué significa la última columna

• Solo desglose. La etiqueta es una fila en la vista P&L por etiquetas de cada presupuesto en el que cuenta el documento, una vez que elige su grupo de etiquetas. Un documento sin ninguna etiqueta de ese grupo va a la fila Sin etiqueta, así que una fila Sin etiqueta grande muestra dónde aún no se cumple la primera regla.
• Proyecto. Proyecto vinculado une la etiqueta a un proyecto, como describe la segunda regla. El proyecto lleva el coste a cada presupuesto que lo cubre.
• Presupuesto. Al crear el presupuesto de Marketing, marque Facturas recibidas etiquetadas en el paso que pregunta qué incluye el presupuesto y elija la etiqueta Marketing propio. Cada factura recibida que lleve esa etiqueta cuenta entonces en ese presupuesto. Véase Configuración de presupuestos.

Un pago sin factura, como una comisión bancaria o un pago de impuestos, se etiqueta en el propio pago, en su panel bajo Transacciones.

Los traspasos entre sus propias cuentas no llevan etiqueta. No son un coste. Flowtly reconoce un traspaso como propio cuando el otro número de cuenta de la descripción del banco coincide con otra cuenta bancaria que ha añadido en Flowtly, y no lo señala como sin presupuesto. Para una contraparte cuyos pagos nunca pertenecen a un presupuesto, márquela como Presupuesto neutral. Véase Gestión de transacciones y Contrapartes.

Ejemplos de uso

• Un nuevo responsable de oficina y el fundador acuerdan la tabla antes de que nadie codifique una factura y la importan de una vez.
• Un equipo que discutía si la factura de un hotel es Viajes o Cliente B la etiqueta como Por refacturar, Cliente B y el proyecto, y deja de discutir.
• Un asesor envía la lista de categorías por las que contabiliza y el administrador la añade como segundo grupo de etiquetas con un Código contable en cada etiqueta.
• Un administrador ve una fila Sin etiqueta grande en el desglose por Tipo de coste y activa Obligatorio en la categoría Tipo de coste.