Guía de incorporación
Esta guía acompaña a una nueva organización en la configuración de Flowtly en el orden que mejor funciona: cada paso se apoya en el anterior. Cada paso enlaza con el artículo que lo trata por completo. La segunda mitad reúne las preguntas que surgen con más frecuencia en las primeras semanas, tanto entre administradores como entre las personas a las que invitan, por ejemplo una contable externa.
Durante una prueba, una lista de comprobación Configura tu cuenta aparece en la esquina inferior derecha del espacio de trabajo con las tres primeras tareas: Agrega un cliente, Crea un proyecto e Invita a un compañero. Los pasos siguientes cubren esas tareas y lo que las rodea.
Paso 1: Ajustes de la organización
Empieza en Configuración → Administración → Organización. Define la Moneda predeterminada de la empresa, el idioma de la interfaz y el idioma legal, los formatos de fecha e importe, los días laborables y el logotipo de la empresa. Estos ajustes se aplican a todos los miembros de la organización, así que fíjalos antes de que nadie más empiece a introducir datos. Consulta Ajustes de la organización.
Después abre Configuración → Finanzas y negocio → Configuración de facturación y rellena los datos de facturación que tus clientes verán en las facturas: nombre de la empresa, dirección y número de identificación fiscal. El Formato del nombre de la factura define cómo se numeran las facturas, y los días de vencimiento del pago fijan el plazo de pago predeterminado. Consulta Ajustes de facturación.
Si tu organización quiere que todos los miembros usen un segundo factor de inicio de sesión, activa ahora Requerir autenticación multifactor en Configuración → Administración → Seguridad, antes de invitar a nadie. Nadie queda bloqueado por ello: quienes aún no han configurado una aplicación de autenticación pasan por la configuración al iniciar sesión. Consulta Configuración de seguridad.
Paso 2: Usuarios y grupos de permisos
Decide quién debe ver y hacer qué antes de invitar a las personas. Crea Grupos de permisos en Configuración → Personas → Grupos de permisos, uno por cada rol de tu empresa, como «Responsable de proyecto» o «Contable». Un cambio en un grupo se aplica a todos sus miembros a la vez, lo cual es más fácil de mantener correcto que los permisos por persona. Consulta Grupos de permisos y Permisos.
Luego añade a tu gente en Personas → Miembros del equipo con Añadir miembro del equipo, y usa Invitar en la lista para dar a cada uno acceso para iniciar sesión. La invitación llega a la dirección de correo de la empresa que figura en su perfil. Consulta Invita a tu equipo y Nuevo empleado.
Quienes aprueban cosas necesitan su rol antes de que llegue la primera solicitud. Los aprobadores de vacaciones se definen en Configuración → Personas → Aprobadores de vacaciones, y los aprobadores de facturas en Configuración → Finanzas y negocio → Aprobadores de facturas. Consulta Aprobadores de facturas.
Paso 3: Clientes y proyectos
Añade a tus clientes en Contrapartes con Añadir tercero, eligiendo el rol de cliente. Define con cuidado el país y la moneda de cada cliente: las tarifas y las facturas de los proyectos de ese cliente usan la moneda del cliente. Consulta Clientes.
Luego crea proyectos en Proyectos con Añadir proyecto, elige el tipo de proyecto, vincula al cliente y usa Asignar miembros del equipo para añadir a las personas que trabajarán en él. Consulta Añadir (editar) proyecto.
Paso 4: Tarifas
Para el trabajo por tiempo y materiales, asigna a cada persona una tarifa por hora en cada proyecto que factura. Abre el perfil de la persona, ve a la pestaña Tarifas y elige Añadir tarifa. Una tarifa solo se puede añadir a un proyecto activo que tenga cliente, y su moneda es la del cliente. Cuando una tarifa cambia, amplíala desde una fecha en lugar de editarla, para que las horas anteriores conserven el precio al que se trabajaron. Consulta Tarifas.
Los precios predeterminados vinculados a atributos, como la antigüedad, se definen en Configuración → Avanzado → Reglas de atributos. Consulta Tarifas de facturación.
Paso 5: Registro de horas
Las personas registran sus horas en Tiempo de trabajo, en los proyectos a los que están asignadas. En Configuración → Personas → Partes de horas puedes exigir una longitud mínima de descripción para cada entrada, lo que mantiene útiles las entradas en las facturas. El registro de horas se puede desactivar para quienes no registran horas. Consulta Registro de horas, Partes de horas y Configuración de seguimiento del tiempo.
Al final de un mes, las horas de un proyecto se pueden aprobar antes de facturarlas. Consulta Aprobación mensual del proyecto.
Paso 6: Facturación
Cada factura necesita una cuenta bancaria y un cliente, así que añade la cuenta bancaria de tu empresa en Configuración → Finanzas y negocio → Bancos antes de la primera factura. Después crea facturas en Facturas, a mano o a partir de las horas registradas en Tiempo de trabajo. Consulta Lista de facturas y creación.
Para las facturas de proveedores, decide quién las aprueba. En Configuración → Finanzas y negocio → Aprobadores de facturas, activa el Flujo de aprobación de facturas y usa Asignar rol para cada persona que deba aprobar. Las facturas también se pueden dirigir al responsable de una etiqueta de uno de tus Grupos de etiquetas de facturas, como un tipo de coste. Consulta Flujo de aprobación de facturas.
Paso 7: Integraciones
Conecta al final los sistemas que ya usas, cuando los datos que intercambian con Flowtly ya tienen dónde ir: cuentas bancarias, facturación electrónica KSeF, exportaciones para tu software de contabilidad y Google Calendar. Consulta Integraciones, Integración bancaria, Facturación electrónica y Exportaciones contables.
Errores frecuentes
Iniciar sesión con una dirección distinta de la invitada
Una invitación pertenece exactamente a la dirección de correo a la que se envió. Si ya tienes una cuenta de Flowtly con otra dirección, por ejemplo un buzón personal, la organización que invitó a tu dirección de trabajo no aparece cuando inicias sesión con la personal. Inicia sesión con la dirección que indica la invitación. Si tu cuenta debe quedarse en otra dirección, pide al administrador que invite a esa dirección en su lugar.
Administradores: antes de invitar a una persona externa, como una contable, pregunta con qué dirección inicia sesión en Flowtly.
Aceptar una invitación cuando ya tienes una cuenta
Una invitación a una dirección que ya tiene una cuenta de Flowtly no crea una segunda cuenta. Inicia sesión, abre el menú de la cuenta, elige Cambiar organización y después Ver todas las organizaciones. En la página Elegir organización la invitación espera en Invitaciones pendientes. Elige Aceptar y la organización se une a tu lista. Consulta Trabajar con varias organizaciones.
Un aprobador que no ha aceptado su invitación
Quien tiene el rol de aprobador de vacaciones o de facturas pero nunca ha aceptado su invitación no puede aprobar nada. Flowtly avisa de ello en los ajustes de aprobadores y en la factura. Asegúrate de que cada aprobador haya iniciado sesión al menos una vez antes de contar con él.
Configurar una aplicación de autenticación
Cuando tu organización exige autenticación multifactor, la pantalla de inicio de sesión te pide configurar una aplicación de autenticación la primera vez:
- Instala en tu teléfono una aplicación de autenticación, como Google Authenticator o Microsoft Authenticator.
- Escanea con la aplicación el código QR de la pantalla, o escribe el Secreto a mano en la aplicación.
- Introduce el Código de 6 dígitos que muestra la aplicación.
- Marca Confiar en este dispositivo si no quieres que te lo vuelvan a pedir en este navegador durante 30 días.
- Elige Verificar y activar y guarda tus Códigos de recuperación.
Nunca envíes el código QR, el secreto ni un código de recuperación a nadie, tampoco al soporte de Flowtly. Quien los tenga puede generar tus códigos de inicio de sesión. Si compartes una captura de esta pantalla, cúbrelos antes. Consulta Autenticación multifactor.
Si el inicio de sesión se detiene con un error antes de que aparezca la pantalla de configuración, contacta con el soporte como se describe más abajo.
Inicio de sesión con Google o contraseña
Elegir Iniciar sesión con Google e iniciar sesión con tu dirección de correo y contraseña llevan a la misma cuenta, siempre que la dirección sea la misma. El inicio de sesión con Google solo funciona para una dirección que ya tiene una cuenta de Flowtly o ha sido invitada. Si nunca estableciste una contraseña, usa ¿Olvidaste tu contraseña? en la pantalla de inicio de sesión para establecer una. Consulta Inicio de sesión.
Restablecer una contraseña
Elige ¿Olvidaste tu contraseña? en la pantalla de inicio de sesión e introduce la dirección que usa tu cuenta. Flowtly te envía por correo un enlace con caducidad para establecer una contraseña nueva. Si tu organización impone el inicio de sesión único, las contraseñas no se pueden restablecer en Flowtly; inicia sesión a través del proveedor de tu empresa.
Qué enviar al soporte cuando no puedes iniciar sesión
Envía un mensaje con:
- La dirección de correo con la que inicias sesión.
- Cómo inicias sesión: contraseña, Google o el inicio de sesión único de tu empresa.
- La hora exacta del intento, con tu zona horaria.
- Una captura de toda la ventana del navegador, con la barra de direcciones visible.
No incluyas tu contraseña, un código QR, un secreto de la aplicación de autenticación ni un código de recuperación.
Configurar KSeF
El token de KSeF que pegas en los ajustes de facturación electrónica necesita los permisos InvoiceRead e InvoiceWrite. Un token sin ellos se rechaza con un mensaje que indica lo que falta; genera uno nuevo en KSeF y pégalo de nuevo.
Entregar los datos a tu contable
Antes de confiar en una exportación periódica a tu software de contabilidad, exporta un mes y pide a tu contable que lo importe como prueba. Los problemas con categorías, registros o contrapartes aparecen ahí, antes de llegar a tus libros.
Ejemplos de uso
- Una pequeña empresa de servicios configura su espacio de trabajo en una tarde, desde los ajustes de la organización hasta su primera factura.
- Un administrador prepara los grupos de permisos y los aprobadores antes de invitar a todo el equipo, para que nadie inicie sesión en una vista vacía o equivocada.
- Una contable externa se une a una organización con una cuenta de Flowtly existente y configura la aplicación de autenticación que la organización exige.