Aprobación mensual del proyecto

Equipo editorial de Flowtly4 min

Al final de cada mes, el account manager de un proyecto de cliente confirma las horas y tarifas que se facturarán ese mes. Cuando lo aprueba, finanzas ve el mes como aprobado en la lista de proyectos y puede facturarlo. El informe aprobado se conserva como registro de lo que vio el cliente.

Quién hace qué

  • Aprueba el account manager del proyecto. Es la persona del equipo del proyecto con el puesto Account Manager. Tener el rol Account Manager en la organización no basta por sí solo: solo apruebas los proyectos en los que eres miembro del equipo con ese puesto. Una fase con su propio account manager la aprueba esa persona.
  • Finanzas hace el seguimiento. Las personas con acceso a las facturas ven el estado de aprobación de cada proyecto y reciben una notificación cuando un mes se aprueba o se reabre. No aprueban.
  • Un administrador reabre. Un administrador puede reabrir un mes aprobado para que se pueda corregir. Un administrador no puede aprobar en nombre del account manager.

Solo los proyectos con cliente tienen aprobación.

La columna Aprobación

La lista de proyectos tiene una columna Aprobación; en el móvil, cada tarjeta de proyecto tiene en su lugar una fila Aprobación. Muestra el estado de un mes para cada proyecto:

  • Sin empezar: nadie ha empezado la revisión todavía.
  • En revisión: el account manager ha empezado la revisión y aún no la ha aprobado.
  • Aprobado: aprobado, con la fecha y el nombre de quien lo aprobó.
  • Reabierto: un administrador reabrió un mes aprobado y hay que aprobarlo de nuevo.
  • No aplica: el proyecto no tiene cliente.

El selector Mes de aprobación junto a los filtros elige el mes. Empieza en el mes anterior, que es el que normalmente se cierra, y tu elección se guarda en la dirección de la página, así que un enlace compartido abre el mismo mes. Todavía no se puede filtrar la columna por estado.

Haz clic en un estado para abrir la revisión de ese proyecto y mes. La columna la ven las personas con acceso a las facturas, los administradores y cualquiera que sea account manager de al menos un proyecto.

Revisar un mes

  1. Haz clic en el estado de la columna Aprobación o abre el enlace de una notificación.
  2. Haz clic en Empezar la revisión. Flowtly prepara un borrador del informe para el cliente de ese proyecto y mes.
  3. Comprueba las horas y tarifas. Puedes ajustar una línea, y cada ajuste necesita un motivo.
  4. Revisa el panel Ausencias este mes. Muestra las ausencias de cada miembro del equipo en el mes, en días laborables y horas. Las ausencias se muestran como contexto y nunca se restan de las horas. Cuando una ausencia se extiende al mes anterior o siguiente, solo cuenta la parte dentro de este mes.
  5. Haz clic en el botón de aprobación y confirma.

Mientras revisas, solo tú ves el borrador. Los demás ven el informe una vez aprobado.

Después de aprobar

  • El mes muestra Aprobado con la fecha y tu nombre, y finanzas recibe una notificación.
  • Abrir el informe aprobado abre el informe exactamente como se aprobó.
  • Para cambiar un mes aprobado, pídeselo a un administrador. Hace clic en Reabrir y confirma; el mes muestra Reabierto, y el account manager lo revisa y lo aprueba de nuevo.

Ocultar a una persona en los informes de un cliente

Algunos clientes no deben ver el nombre de una persona concreta que trabaja en sus proyectos. En la página del cliente, la pestaña Resumen tiene la sección Personas ocultas en las facturas e informes de este cliente. Elige a la persona y haz clic en Ocultar. Para volver a mostrar el nombre, usa el botón de quitar junto a él. Se necesita el rol de gestor de clientes.

Solo se oculta el nombre. Las horas, tarifas y totales de la persona se mantienen en el informe para el cliente y en la factura: el informe la muestra como persona oculta y la línea de la factura omite su nombre. Los informes internos no cambian. La regla se aplica a todos los proyectos de ese cliente, y los meses ya aprobados conservan el informe tal como se aprobó.

Notificaciones

Las notificaciones de aprobación pertenecen a la categoría Facturas de tu configuración de notificaciones, donde puedes desactivarlas. Una notificación abre la revisión de ese proyecto y mes.

Mapa de conexiones

Previsto vs realHace referencia aDerivado deParte de
Documentado aquíDocumentado en otro sitio
purchase-order-line estimado frente a time-entry. budget abarca project. counterparty por defecto a project. invoice facturado desde project. project es de tipo project-type. project identified by project-reference. project cubierto por person. project-rate valora person. project-rate se aplica en project. time-entry registrado en project. task pertenece a project. project-folder agrupa project. project vinculado a budget. project-template crea project. project measured by project-kpi. project-phase es un subproyecto de project. project necesita role. booking previsto frente a real time-entry.estimado frente aabarcapor defecto afacturado desdees de tipoidentified bycubierto porvalorase aplica enregistrado enpertenece aagrupavinculado acreameasured byes un subproyecto denecesitaprevisto frente a realLLínea del pedido — One line of a purchase order: a role priced by the hour with the hours estimated for it, or a deliverable priced as an outcome. A deliverable carries no hours at all.Línea del pedidoRRegistro de horas — What actually happened — work time logged against a project.Registro de horasPPresupuesto — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.PresupuestoPProyecto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProyectoCContraparte — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ContraparteFFactura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent — or, when it went out some other way, recorded as delivered.FacturaTTipo de proyecto — Fixed-price, Time & Material, Non-billable or Internal. It decides how the project's tracking and reporting behave.Tipo de proyectoPProject reference — An optional key a project carries so systems outside Flowtly can name it. Unique within the organisation, and never reused once it has been given to a project.Project referencePPersona — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PersonaTTarifa del miembro — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.Tarifa del miembroTTarea — A unit of work inside a project.TareaCCarpeta de proyecto — A grouping of projects, for organisations running more than a handful.Carpeta de proyectoPPlantilla de proyecto — A reusable blueprint for a project: its phases, task lists and tasks, with timings held as day offsets rather than dates. It carries no client, no team and nothing financial.Plantilla de proyectoPProject KPI — A measure attached to a project, either filled in by hand as dated readings or computed from the project's finances, optionally compared with a target.Project KPIFFase — A stage a project runs through. A phase is itself a child project, so everything true of a project is true of a phase.FaseRRol — One job to be done on a project. It may be open, partly filled, filled or over-filled, and it exists whether or not anyone is booked on it.RolRReserva de recurso — One person committed to a role, or directly to a project, for a stretch of time — at a percentage of their time, or for a number of hours on each chosen day. A booking is a plan, not a record of work done.Reserva de recurso