Procesar facturas entrantes en Flowtly

Antes de empezar

Lo que necesitas

• Las facturas de proveedores que quieres procesar, recibidas automáticamente o guardadas como archivos que puedas subir.
• El mes al que corresponde cada coste, cuando el documento no lo deja claro.

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   Abre Facturas entrantes y añade un documento

   Ve a Finanzas y negocio → Facturas de proveedores. Si tu organización tiene habilitada la Facturación electrónica (KSeF), las facturas de los proveedores se extraen automáticamente del sistema nacional de facturación electrónica — haz clic en Verificar facturación electrónica en la parte superior derecha para forzar una sincronización inmediata. Si la Facturación electrónica no está configurada, arrastra y suelta un PDF o imagen en la zona de carga, o haz clic en Haz clic para subir (PDF, PNG, JPG, JPEG, GIF, máx. 3 MB).

   Consejos

   • Contacta con tu administrador de Flowtly si no ves el botón Verificar facturación electrónica — la Facturación electrónica debe habilitarse primero para tu organización.
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   Haz clic en una factura para abrir el panel de revisión

   La lista muestra el nombre de cada factura, el estado de completitud (el círculo de progreso), el importe, la transacción vinculada, el período contable y la fecha de recepción. Un círculo por debajo del 100 % indica que aún faltan datos o que hay sugerencias pendientes de revisión; su color muestra lo detectado: rojo para una discrepancia o un análisis fallido, naranja para datos que faltan. Haz clic en cualquier fila para abrir el panel de detalle. Más abajo en el panel encontrarás la sección Nota: escribe un mensaje que tu contable verá junto a la factura, o da contexto que la IA de Flowtly utilizará en futuras sugerencias; se guarda automáticamente. Antes de revisar las sugerencias de IA, haz clic en Vista previa (el icono del ojo) en la parte superior del panel para ver el documento original y verificar sus datos.

   Consejos

   • Trabaja las facturas ordenadas por Fecha de recepción (la opción predeterminada) para que los documentos más antiguos no superen el plazo mensual.
   • Mantén la nota contable breve pero específica — por ejemplo, «Viaje reembolsable, visita de cliente Q1». La IA de Flowtly también lee esta nota para mejorar las sugerencias futuras en facturas similares.
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   Acepta o corrige el mes relacionado

   En Establecer mes relacionado, Flowtly muestra el mes extraído de la factura mediante OCR y el motivo. Haz clic en Aceptar si el mes es correcto. Haz clic en Editar sugerencia para seleccionar un mes diferente en el selector de fecha y después en Aplicar. Haz clic en Rechazar para borrar la sugerencia y establecer el mes manualmente más adelante.

   Consejos

   • El mes relacionado es el campo más crítico — el contable no aceptará la factura en el cierre mensual sin él.
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   Acepta o corrige el importe

   En Establecer importe, Flowtly muestra el valor bruto, el importe neto y la moneda extraídos por OCR. Haz clic en Aceptar si las cifras son correctas, o en Editar sugerencia para introducir los valores correctos manualmente y después en Aplicar. También puedes escribir directamente en los campos Neto y Bruto en la parte superior del panel; cada uno se guarda en cuanto sales de él.

   Consejos

   • Si las cifras extraídas parecen incorrectas, abre la Vista previa y revisa el documento original con cuidado antes de aceptar.
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   Asigna la contraparte

   En Crear proveedor (o Emparejar proveedor si se encontró una coincidencia), Flowtly muestra lo que leyó de la factura. Si existe un proveedor coincidente en tus registros, acepta la sugerencia. Si no, haz clic en Editar sugerencia: puedes elegir un proveedor existente en el desplegable Elegir proveedor existente o crear uno nuevo — el formulario viene prerrellenado con el nombre extraído por OCR, el país, el NIF y la dirección. Haz clic en Aplicar para confirmar.

   Consejos

   • Crear un nuevo proveedor aquí lo guarda de forma permanente, por lo que las facturas futuras de la misma empresa se emparejan automáticamente.
   • También puede aparecer una sugerencia de grupo de costes en el panel. Acéptala o asígnala del mismo modo — garantiza que la factura quede categorizada correctamente para los informes.
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   Acepta todo y confirma el 100 % de completitud

   Una vez revisadas las sugerencias individuales, haz clic en Aceptar todo en la parte inferior de la sección Sugerencias (aparece mientras haya más de una sugerencia pendiente) para confirmar todos los elementos pendientes de una sola vez. El círculo de estado se vuelve verde sólido al 100 % y la fila de la lista muestra ahora el importe, el período contable y el número de transacción vinculado. La factura está lista para el contable.

   Consejos

   • Si alguna sugerencia es incorrecta, gestiónala individualmente con Editar sugerencia o Rechazar antes de hacer clic en Aceptar todo — Aceptar todo confirma todos los elementos aún pendientes tal como están.