Elegir etiquetas para el presupuesto

Un presupuesto solo puede responder a las preguntas para las que se configuraron sus etiquetas. Este artículo le ayuda a decidir qué grupos de etiquetas y qué etiquetas crear antes de empezar a presupuestar. Ofrece opciones en lugar de un único esquema fijo, para que elija la que mejor encaje con la forma de trabajar de su organización. No necesita conocimientos de finanzas para seguirlo.

Qué aporta una etiqueta a un presupuesto

Un grupo de etiquetas responde a una pregunta. La vista P&L por etiquetas de un presupuesto desglosa sus ingresos y gastos por un grupo de etiquetas cada vez: usted elige el grupo en Grupo de etiquetas y cada etiqueta de ese grupo se convierte en una fila. Un grupo llamado Clientes responde a "¿de qué cliente procede este dinero o a qué cliente va?". Un grupo llamado Tipo de coste responde a "¿qué tipo de gasto era?".

De ahí se derivan tres reglas:

Un documento cuenta íntegro en cada grupo del que lleva una etiqueta. Una factura etiquetada como Cliente A en Clientes y Compra de medios en Tipo de coste aparece íntegra en ambos desgloses. Los grupos son vistas separadas del mismo total, por lo que nunca se suman entre sí.
Dentro de un grupo, un documento se reparte entre sus etiquetas. Una factura etiquetada con dos clientes se reparte entre ellos, nunca se cuenta dos veces, de modo que las filas de un grupo siempre suman el total del presupuesto.
Lo que no tiene ninguna etiqueta del grupo va a la fila Sin etiqueta. Una fila Sin etiqueta grande es la primera señal de que un grupo no se usa en todos los documentos.

Cuando Flowtly busca la etiqueta de un coste en un grupo, empieza por el lugar más específico y avanza hacia fuera: las líneas de factura, después la factura en su conjunto, después la transacción bancaria que la pagó y, por último, la contraparte. En cuanto una línea de una factura tiene una etiqueta del grupo, solo cuentan las líneas: una línea sin ella va a Sin etiqueta en lugar de tomar la etiqueta de la factura. Así, etiquetar una vez a un proveedor puede cubrir todas sus facturas, y etiquetar una factura o sus líneas prevalece sobre eso. Los ingresos empiezan por las filas de la factura de venta y siguen por la factura en su conjunto. Una factura de venta sin pagar y sin etiqueta del grupo cuenta como Sin etiqueta, sea cual sea la etiqueta de su contraparte, así que etiquete las propias facturas de venta.

Cómo se calculan y se leen las cifras se explica en P&G y previsión del presupuesto.

Las tres preguntas con las que empiezan la mayoría de las organizaciones

La mayoría de las organizaciones necesitan tres grupos de etiquetas: para quién es el trabajo, de qué trabajo se trata y de qué tipo de dinero se trata. Cada uno admite más de una configuración razonable.

Clientes

Cree un grupo de etiquetas, por ejemplo Clientes, con una etiqueta por cliente. Después decida hasta dónde llevarlo:

Opción A: ingresos por cliente. Etiquete solo las facturas de venta. El desglose muestra cuánto aporta cada cliente. Es la configuración más ligera y un buen punto de partida.
Opción B: margen por cliente. Etiquete también los costes que compra para un cliente, como medios o un autónomo que trabaja solo en esa cuenta. El desglose muestra entonces ingresos y costes por cliente y, con ello, el margen que deja cada uno.

Dos ajustes ahorran trabajo:

Active Aplicar también a contrapartes en el grupo y podrá poner una etiqueta de cliente en la propia contraparte. La P&L usa esa etiqueta para los documentos de gasto de la contraparte que no lleven ninguna etiqueta del grupo. No alcanza a una factura de venta sin pagar, así que dé a las facturas de venta su propia etiqueta de cliente.
En un proveedor que trabaja para un solo cliente, rellene Etiquetas de factura predeterminadas. Las etiquetas se añaden a las facturas recibidas de ese proveedor cuando se concilian, o se ofrecen como sugerencias si su organización ha desactivado la adición automática. Véase Contrapartes.

Flowtly no vincula un cliente a una etiqueta por usted. Cree la etiqueta cuando incorpore al cliente.

Proyectos

Cree un grupo como Proyectos. Después elija:

Opción A: una etiqueta por proyecto. Lo mejor cuando los proyectos son pocos y duran meses.
Opción B: una etiqueta por tipo de proyecto, como Iguala, Campaña y Puntual. Lo mejor cuando los proyectos son muchos y cortos, y lo que se quiere comparar es el tipo de trabajo y no cada encargo.

Para la opción A, configure Proyecto vinculado en cada etiqueta. En una factura de compra, elegir la etiqueta rellena entonces el proyecto, y elegir el proyecto rellena la etiqueta. Ambos siguen siendo editables. El vínculo se establece a mano, etiqueta por etiqueta.

Tipo de coste y de ingreso

Es la vista de gestión: en qué se gastó el dinero y de dónde procedieron los ingresos. Opciones:

Opción A: una lista inicial breve. Para una empresa de servicios, por ejemplo: compra de medios, autónomos y colaboradores, salarios, herramientas y suscripciones, oficina, viajes y marketing propio. Para los ingresos, una etiqueta por línea de servicio.
Opción B: seguir el plan contable de su asesor. Use los nombres de cuenta por los que su asesor ya informa, para que el presupuesto y la contabilidad hablen el mismo idioma. Rellene Código contable en cada etiqueta si exporta a su asesor.
Opción C: empezar con cinco y dividir después. Empiece con cinco etiquetas generales y divida una cuando crezca demasiado para poder explicarla. Es más fácil dividir una etiqueta que fusionar dos que la gente ha usado de forma distinta.

Si los costes y los ingresos comparten un grupo, empiece cada nombre de etiqueta por lo que es, como Costes · Oficina o Ingresos · Igualas, y configure Dirección de la factura en Solo facturas recibidas (compras) o Solo facturas emitidas (ventas). Cada factura ofrece entonces solo las etiquetas que le corresponden.

Categorías de etiquetado: un campo por pregunta

Un grupo de etiquetas decide cómo se desglosa la P&L. Una categoría decide lo que ve la gente al codificar una factura de gasto. Categorías de etiquetado, abiertas desde el final de Configuración → Finanzas y negocio → Grupos de etiquetas de facturas, convierten uno o varios grupos de etiquetas en un campo con nombre en la factura, que ofrece todas las etiquetas de esos grupos.

Obligatorio marca el campo como uno que hay que rellenar. Un campo obligatorio vacío reduce la integridad de la factura y resalta la sección, pero nunca impide guardar, de modo que una factura puede dejarse aparcada antes de codificarla.
Con Varios valores desactivado, el campo es de elección única. Actívelo cuando un mismo coste pueda tener que repartirse entre varias etiquetas.
El orden de las categorías es el orden de los campos en la factura.

Para una primera configuración, cree una categoría por grupo de etiquetas: Cliente, Proyecto, Tipo de coste. Active Obligatorio en la categoría de tipo de coste desde el principio: no bloquea nada y muestra de un vistazo qué facturas aún necesitan codificarse. Los pasos se describen en Grupos de etiquetas de facturas.

Errores que conviene evitar

Anidar como niveles etiquetas que no guardan relación. Los niveles no se suman en la P&L: cada etiqueta es su propia fila, sea cual sea el nivel en que esté. Poner Contabilidad bajo Administración bajo un mismo grupo da, por tanto, filas una al lado de otra, no un total y sus partes. Si dos cosas responden a preguntas distintas, dé a cada una su grupo.
Un grupo para dos preguntas. Un grupo que contiene a la vez clientes y tipos de coste o bien obliga a elegir una cosa u otra en cada factura, o bien reparte cada factura entre las dos etiquetas, y ambos desgloses acaban mal.
Un grupo con el nombre de un equipo en lugar de una pregunta. Dirección dice quién es responsable de la lista, no a qué responde. Ponga al grupo el nombre de la pregunta, como Tipo de coste, para que todos etiqueten de la misma manera.
Prescindir de las categorías. Sin ellas, quienes codifican las facturas tienen que saber qué grupos existen y elegir de cada uno por sí mismos. Un campo obligatorio por pregunta es más fácil de acertar.

Un ejemplo práctico

Una pequeña agencia con tres clientes, cuatro proyectos y una persona que codifica facturas configura:

Clientes: Cliente A, Cliente B, Cliente C, con Aplicar también a contrapartes activado, la etiqueta de cada cliente en su contraparte y en cada factura de venta emitida para él.
Proyectos: una etiqueta por proyecto, cada una con Proyecto vinculado configurado: Iguala del cliente A, Campaña de primavera del cliente B, Web del cliente B, Lanzamiento del cliente C.
Tipo de coste y de ingreso: ocho etiquetas. Costes · Compra de medios, Costes · Autónomos, Costes · Herramientas y suscripciones, Costes · Oficina y Costes · Marketing propio, configuradas solo para facturas recibidas; Ingresos · Igualas, Ingresos · Campañas e Ingresos · Producción, configuradas solo para facturas emitidas.
Tres categorías: Cliente, Proyecto y Tipo de coste, cada una sobre su propio grupo, con Tipo de coste como obligatoria.

En la P&L por etiquetas del presupuesto, al elegir Clientes en Grupo de etiquetas se muestran los ingresos y los costes por cliente. Los costes compartidos, como el alquiler de la oficina, no llevan etiqueta de cliente, por lo que aparecen en la fila Sin etiqueta y la agencia ve cuántos gastos generales no se imputan a ningún cliente. Al elegir Proyectos se ve el mismo dinero por proyecto, y al elegir Tipo de coste y de ingreso se ve en qué se gastó el dinero. Cada vista suma el mismo total del presupuesto.

Ejemplos de uso

Un responsable de oficina que configura el presupuesto por primera vez crea tres grupos de etiquetas, uno por pregunta, antes de que nadie codifique una factura.
Un fundador quiere saber qué clientes son rentables, así que el equipo pasa de etiquetar solo las facturas de venta a etiquetar también los costes comprados para cada cliente.
Una responsable de finanzas refleja el plan contable del asesor en el grupo de tipo de coste, para que el presupuesto y el informe mensual usen los mismos nombres.
Un administrador ve una fila Sin etiqueta grande en el desglose por clientes y activa Obligatorio en la categoría Cliente.