Alertas de presupuesto

Flowtly revisa sus presupuestos por usted y le avisa cuando uno se desvía del plan, para que no tenga que abrir la página del presupuesto para enterarse. Se le notifica cuando el gasto va por delante del plan, o cuando el margen que el presupuesto debía generar ya no existe.

Las alertas llegan como notificaciones: en el menú de la campana en la parte superior del espacio de trabajo, y como notificación push en los dispositivos donde las haya permitido.

Cuándo se envían las alertas

Flowtly evalúa cada presupuesto una vez al día, por la mañana. Un presupuesto se revisa durante su propio periodo de planificación, y el periodo revisado es el que está en curso, de modo que un problema se comunica mientras aún puede actuar y no después de que el periodo se cierre. También se revisa el periodo que acaba de terminar, porque las facturas tardías y la categorización siguen modificando sus cifras durante un tiempo.

Cada presupuesto genera como máximo una notificación por condición y día. Si nada ha cambiado, no se envía nada.

Qué activa una alerta

Tres condiciones generan una notificación.

Gasto por encima del plan. Los costos registrados en el presupuesto superan en más de un 10% lo planificado para el periodo. Cuando superan el plan en más de un 30%, la alerta se marca como crítica.
Margen por debajo del objetivo. En un periodo ya finalizado, el margen que el presupuesto generó realmente es al menos 5 puntos porcentuales inferior al margen que se planificó. Una diferencia de 15 puntos o más es crítica.
Margen en riesgo. En el periodo que aún está en curso, los costos registrados hasta ahora ya superan los costos planificados en al menos un 5% de los ingresos planificados. Es decir, aunque todas las facturas planificadas se paguen íntegramente, el margen ya está esa cantidad por debajo del plan. Una diferencia de 15 puntos o más es crítica.

Un presupuesto sin plan para el periodo no genera nada, y tampoco un presupuesto que planifica solo un lado de las cuentas cuando la comprobación necesita ambos. Que los ingresos lleguen más tarde de lo planificado no es una alerta por sí solo: un mes con recuperación insuficiente se refleja en las comprobaciones de margen, no como una notificación aparte.

Cada notificación nombra el presupuesto y el periodo, muestra la cifra real frente a la planificada y el tamaño de la diferencia, y ofrece un siguiente paso sencillo. Enlaza directamente con el presupuesto para que pueda ver el detalle que hay detrás. Nunca indica una causa y nunca modifica un presupuesto, un plan ni una asignación.

Quién recibe una alerta

Un presupuesto puede tener su propia lista de destinatarios de alertas. Cuando esa lista está definida, solo se notifica a esas personas.

Cuando no está definida, la alerta va a todas las personas de la organización que pueden gestionar presupuestos. Un administrador o propietario cumple ese requisito, porque esos roles incluyen la gestión de presupuestos.

Los destinatarios se vuelven a comprobar en el momento del envío. Se omite a quien ya no tiene acceso a ese presupuesto o ha dejado la organización.

Repeticiones y descarte

La misma alerta no se envía de nuevo día tras día. Una vez que se ha comunicado una condición, solo vuelve a saber de ella cuando empeora de forma significativa: cuando pasa de advertencia a crítica, o cuando se deteriora al menos otros 10 puntos más allá de la cifra que se le comunicó por última vez.

Si un presupuesto vuelve a estar dentro del plan, no se envía nada para anunciarlo. La condición simplemente se cierra, y si vuelve a producirse más tarde se comunica de nuevo como una alerta nueva.

Descartar una alerta hace que permanezca descartada para usted. No se le volverá a notificar sobre ella a menos que pase a crítica, lo cual es información nueva y no una repetición.

Desactivar las alertas

Hay dos maneras de dejar de recibir notificaciones de alertas de presupuesto.

Por presupuesto. Las alertas proactivas pueden desactivarse para un solo presupuesto por alguien que pueda gestionar presupuestos. Están activadas de forma predeterminada en todos los presupuestos que tienen un plan.
Periodo de silencio de toda la organización. Mientras la organización está dentro de su periodo de silencio de notificaciones, no se envía nada. Una alerta que surgió durante el periodo de silencio se entrega en la primera comprobación tras el cierre de la ventana, de modo que se retrasa pero no se pierde.

Silenciar mediante las preferencias de notificaciones afecta solo a la entrega. La alerta sigue apareciendo en la lista de notificaciones de la aplicación, y la condición sigue siendo visible en el propio presupuesto.

Cuando las cifras pueden estar incompletas

Las alertas de presupuesto son tan actuales como los datos en los que se basan. Cada alerta indica la fecha hasta la que las cifras están actualizadas.

Una alerta indica que las cifras pueden estar incompletas cuando no han llegado datos bancarios o de importación recientemente, cuando el periodo contiene transacciones que no están asignadas a ningún presupuesto (se indica el número), o cuando no ha llegado ningún dato bancario ni de importación. Una alerta con cualquiera de esas notas nunca se marca como crítica: una imagen incompleta se comunica como advertencia, porque la cifra final bien puede ser mejor de lo que parece.

Si esto ocurre con frecuencia, revise la conexión bancaria y asigne a un presupuesto las transacciones pendientes. Las alertas se vuelven más precisas en cuanto los datos de base están completos.

Ejemplos de uso

Enterarse de que un proyecto de un cliente ha superado su plan de costos mientras el mes sigue en curso, en lugar de al cerrar la contabilidad.
Detectar que una iguala dejó de cubrir el trabajo entregado, antes de la próxima conversación de renovación.
Dirigir las alertas de presupuesto de un departamento a su responsable en lugar de a todos los gestores de presupuestos de la organización.
Mantener bajo vigilancia un presupuesto de campaña muy ajustado sin abrirlo todos los días.