Facturas por emitir — Facturas masivas

Facturas por emitir es la ejecución mensual de facturación. Para un mes, lista una factura por cliente, construida a partir de los proyectos de ese cliente, y crea las que selecciones. Compruebas qué contendría cada factura, y no se crea nada antes de que hagas clic en Crear facturas. Cada factura que no se puede emitir indica el motivo. Crear las facturas no envía ningún correo ni envía nada a la facturación electrónica.

Esta ejecución es independiente de la Facturación masiva de arrendamientos, que factura los arrendamientos de un parque. Es adecuada para una organización que factura a partir de reservas y fija precios en sus proyectos, incluido el consumo de contadores: una factura sin ninguna reserva en ese mes se rechaza, como se explica en Cuando se rechaza una factura.

Cuándo está disponible la ejecución

La ejecución se configura por organización y está desactivada por defecto, de modo que una organización no la tiene hasta que se activa. No hay ningún interruptor para ella en una página de ajustes: pide el cambio al soporte de Flowtly. Está en uno de tres estados:

Desactivada. La lista de facturas no ofrece ninguna entrada para la ejecución. Al abrir su dirección aparece «La facturación mensual no está activada en esta organización.»
Solo vista previa. Se muestra la lista de facturas, pero Crear facturas no está disponible y una nota debajo lo indica. Usa este estado para comparar la ejecución con facturas que ya has emitido, antes de que se pueda crear nada a partir de ella.
Activada. Se muestra la lista y Crear facturas funciona.

La ejecución también necesita el módulo de facturación y está abierta a los administradores y a los usuarios que gestionan facturas. Para ellos, mientras la ejecución no esté desactivada, la entrada Facturas por emitir aparece en el menú junto a Crear una factura en la lista de facturas, bajo Añadir facturas en lote. La ejecución es una segunda entrada, no una sustitución: Añadir facturas en lote abre el flujo en lote, que es como se emiten las facturas de un mes mientras la ejecución está en vista previa.

Qué proyectos abarca una ejecución

Los proyectos que abarca una ejecución dependen de lo que pueda ver tu cuenta:

Ves todos los proyectos. Esto se aplica a los administradores y a los usuarios que gestionan proyectos, horas de trabajo o condiciones, y a los gestores de cuentas. La ejecución abarca todos los proyectos que estuvieron activos en algún momento del mes, incluido uno que terminó durante él. Las fases de un proyecto se facturan con él, en la factura de su cliente. Una ejecución admite hasta 500 proyectos. Si hay más, no se lista ninguna factura y un mensaje lo indica, para que ningún cliente quede fuera sin que lo veas.
Solo ves los proyectos de los que eres miembro. Un usuario que gestiona facturas sin ninguno de esos roles ejecuta igualmente toda la organización: una nota sobre la lista indica que la ejecución abarca todos los proyectos de la organización, no solo aquellos de los que eres miembro. Los proyectos finalizados están entre ellos, y el límite de 500 no se aplica.

Un proyecto sin cliente también se lista, bajo Sin cliente, y se rechaza hasta que tenga uno.

La lista

Mes ofrece los tres meses anteriores, el mes actual y el siguiente, y se abre en el mes actual. Mostrar limita la lista a Todas, Listas para emitir o Problemas. Elegir otro mes borra tu selección y los resultados que haya en pantalla.

Cada fila es la factura de un cliente para el mes. Nombra al cliente y los proyectos que hay detrás de la factura, y lista cada línea con su cantidad, unidad e importe neto, con el total neto al lado. Después, una fila indica una de tres cosas:

Lista para emitir: la factura se puede crear.
Ya emitida con el número de factura: el cliente tiene una factura de ese mes. La fila no se puede seleccionar y nunca se crea dos veces. Una factura cuenta cuando su fecha de venta está en el mes o una de sus filas factura un período que se solapa con el mes, y al menos una de sus filas pertenece a uno de los proyectos de la ejecución.
Un rechazo en palabras claras, que dice qué hay que corregir.

Una fila también puede llevar información que no detiene la factura, así que léela antes de crear:

Avisos de contadores, por ejemplo un inmueble facturado a varios proyectos o días facturados a nadie. La factura aún se puede emitir, así que un aviso en una fila lista es la única señal de ello. Consulta Consumo de contadores en una factura de cliente.
Avisos de cantidad en las líneas de la factura.
La comparación con los arrendamientos, para un cliente con arrendamientos: «Líneas de contrato encontradas», «total del borrador» y «diferencia» comparan lo que facturarían los arrendamientos del cliente con esta factura. «No se pudieron comparar las líneas de contrato con este borrador.» significa que no hay cifra con la que comparar, no una cifra de cero.

Selección y creación

Cada factura lista para emitir está seleccionada al principio, y puedes desmarcar cualquiera. Mostrar es una vista, no una selección: las facturas que seleccionaste siguen seleccionadas mientras el filtro las oculta, y la línea bajo la lista indica cuántas son. Esa línea también da el número de facturas seleccionadas y su total neto por moneda.

Crear facturas envía la ejecución una sola vez, por muchas veces que se haga clic en el botón. Cada factura creada es una factura ordinaria, numerada y validada como una que creas a mano:

Está en la moneda de tu organización.
Su fecha de emisión es hoy y su fecha de venta es el primer día del mes elegido.
Su fecha de vencimiento sigue el plazo de pago del cliente.
Lleva la cuenta bancaria predeterminada de tu organización en esa moneda, u otra cuenta visible en esa moneda cuando no hay una predeterminada.

Las facturas esperan en la lista de facturas. Enviar una al cliente o a la facturación electrónica es un paso aparte.

Si Flowtly no puede confirmar el resultado, un mensaje lo indica y la lista se actualiza. Compruébala antes de volver a intentarlo: muestra qué facturas se crearon.

Resultados de la ejecución

Resultados de la ejecución da cuenta de cada fila de la lista a partir de la cual creaste, en cinco recuentos:

Creadas: la factura se emitió.
Error al crear: se envió pero no se creó, porque se rechazó su creación o porque no llegó respuesta. Una factura sin respuesta lo indica, y la lista de arriba muestra si se creó después de todo.
Rechazadas, hay que corregirlas: la lista ya la había rechazado, así que no se envió.
Ya emitidas: ya tenía una factura del mes.
Sin seleccionar: estaba lista pero no se seleccionó.

Los resultados se quedan como estaban cuando terminó la ejecución, y no cambian cuando cambia la lista que tienen encima. Debajo de ellos:

Reintentar fallidas aparece cuando una factura no se pudo crear. Envía solo las facturas fallidas que están seleccionadas y que la lista actualizada muestra como listas, y su etiqueta indica cuántas son. Mientras no haya al menos una, el botón no está disponible y dice por qué.
Abrir facturas aparece cuando la ejecución creó facturas, y abre la lista de facturas filtrada por ellas.

Cuando se rechaza una factura

No hay forma de forzarlo: una factura rechazada no se puede seleccionar hasta que se corrija la causa. La ejecución nunca fija un precio, nunca coloca un activo ni crea una etiqueta. Los rechazos que puedes encontrar:

Algunos elementos no tienen precio. No se pudo poner precio a un contador o a una regla de precios, así que la factura saldría corta. Cada elemento se nombra bajo Elementos sin precio, con el motivo.
Algunas horas registradas no tienen tarifa, o coinciden con más de una tarifa. Se listan la persona, el proyecto y la fecha de cada entrada.
Nada que facturar este mes. Los proyectos del cliente no tienen nada para ese mes.
Un activo reservado no está en ningún parque. Cada activo se nombra bajo Activos fuera de un parque. Un activo pertenece a un parque cuando tiene un activo padre o unidades por debajo. El mismo rechazo aparece, sin ningún activo nombrado, cuando no hay ninguna reserva detrás de la factura en ese mes.
Una fila no tiene etiqueta de cargo. Cada fila se nombra bajo Filas sin etiqueta de cargo. El nombre de una fila debe reconocerse como alquiler, anticipo de gastos comunes o suministros, y ese cargo necesita una etiqueta en la tarjeta Etiquetas de facturación de arrendamientos de los Ajustes de facturación.
Un proyecto sin cliente. Define uno en el proyecto.
No podemos saber si ya se facturó. Una factura de este mes tiene filas sin proyecto, como ocurre con las facturas importadas, o es una nota de crédito. Las facturas afectadas se nombran bajo Facturas que no podemos leer. Definir el proyecto en las filas de la factura lo resuelve.
La organización tiene un destinatario piloto. Esta ejecución no emite facturas piloto, así que todas las facturas se rechazan mientras haya uno definido.
La moneda del cliente o del proyecto no es la de la organización. Esta ejecución no tiene tipo de cambio, así que una factura así no se emite desde ella.

Algunos rechazos aparecen solo cuando se crean las facturas, bajo Error al crear, porque la lista no los comprueba:

No hay cuenta bancaria en la moneda de la factura, o ninguna cuenta bancaria. Añade una en Bancos y luego usa Reintentar fallidas.
La moneda de la factura no está configurada.
La factura no pasó la validación.

Ejemplos de uso

Mantener la ejecución en vista previa durante un mes y comparar la factura de cada cliente, línea por línea, con la factura que emitiste de la forma habitual.
Filtrar la lista por Problemas para poner precio a los elementos que faltan y etiquetar los cargos que faltan, sin perder la selección de las facturas que están listas.
Comprobar la diferencia entre las líneas de contrato y el total del borrador de un cliente facturado por reservas y por un arrendamiento.
Añadir una cuenta bancaria después de que fallara la creación de facturas y usar luego Reintentar fallidas para emitir solo esas facturas.
Ejecutar el mes como gestor de facturas que no es miembro de ningún proyecto, con toda la organización en la lista.