Iniciar un contrato y revisar una carga

Un contrato llega a Flowtly de dos maneras: lo introduce usted a mano, o carga el documento firmado y deja que Flowtly lo lea. Ambas empiezan en Nuevo contrato, en la lista de Contratos.

Introducirlo a mano

Nuevo contrato → Entrada manual abre el formulario del contrato. Hacen falta tres cosas antes de que Guardar esté disponible: un Nombre, la dirección (Compra o Venta) y la Moneda, que empieza siendo la de su organización. Todo lo demás puede esperar, incluida la contraparte: un contrato cuya otra parte aún no se ha elegido es un estado normal, no uno inacabado.

Cargar el documento firmado

Nuevo contrato → Mediante carga abre una zona para soltar archivos en la lista. Suelte los archivos allí o haga clic en elija un archivo:

• PDF, PNG o JPEG, de hasta 20 MB cada uno.
• Se pueden cargar varios archivos a la vez, y un archivo que Flowtly ya tiene se detecta antes de que se convierta en un segundo contrato. Ambas cosas se describen en Contratos.

Cuando hay al menos un archivo cargado, Ir a la revisión abre la pantalla de revisión. Más tarde, la pestaña Pendientes de clasificar de la lista de contratos lleva al mismo lugar e indica cuántas cargas siguen esperando.

La pantalla de revisión

Revisar contratos extraídos tiene tres paneles lado a lado, apilados en una pantalla estrecha.

La cola, a la izquierda. Cada carga que espera revisión, con un cuadro de búsqueda sobre los nombres y los nombres de archivo. Cada fila indica en qué estado está: Analizando el contrato…, Listo para revisar, Guardado, o un problema. Una fila que ha fallado o lleva leyendo más de diez minutos ofrece Volver a extraer o Volver a cargar, según lo que pueda ayudar.

El documento, en el centro. El propio archivo firmado, para leerlo mientras comprueba los valores. Es solo para verlo.

Los detalles, a la derecha. Lo que Flowtly leyó del documento, listo para que lo compruebe:

• Contraparte (del análisis): los clientes o proveedores existentes sobre los que puede tratar el contrato, más Crear nuevo desde extraído con el nombre y el número de identificación fiscal que encontró, y Seleccionar existente… para buscar otro. Cómo se eligen las sugerencias se explica en Contratos.
• Precios de este contrato y Plazos detectados: los importes y el calendario de pagos encontrados en el documento.
• El formulario del contrato en sí: dirección, nombre, proyecto, valor, plazo, condiciones de pago y notas. Un cambio en un campo se guarda a medida que lo hace.

Junto a cada valor leído del documento hay una referencia a dónde lo encontró Flowtly; haga clic en ella para abrir el documento en esa página. Lo que significan las referencias se describe en Contratos.

Mientras un documento aún se está leyendo, el panel lo indica y se actualiza solo cuando termina la lectura, normalmente en menos de un minuto.

Terminar la revisión

• Guardar y validar acepta el contrato. Vincula o crea la contraparte que eligió, marca la carga como revisada y abre el contrato en la lista de contratos.
• Rechazar elimina el contrato creado a partir de esa carga, previa confirmación, y pasa a la siguiente carga de la cola.
• Volver a extraer lee el documento de nuevo y sobrescribe los campos, así que pide confirmación antes. Cuando una lectura falla, Contratos explica qué fallos puede corregir una segunda lectura.

Al guardar se comprueban dos cosas sobre una contraparte nueva. El contrato necesita primero una dirección, porque la dirección decide si el nuevo registro es un cliente o un proveedor. Y un cliente nuevo en un contrato de Venta necesita un país y una moneda. Para una empresa polaca con número de identificación fiscal, Flowtly rellena la dirección a partir del registro nacional cuando puede.

Una contraparte que ya existe

Si el nombre o el número de identificación fiscal que Flowtly leyó pertenece a una contraparte que ya tiene, la pantalla lo indica antes de que cree una segunda, por ejemplo «Acme» ya existe como proveedor. Cuando al registro existente solo le falta el rol que necesita este contrato, un clic añade ese rol, por ejemplo Añadir rol de cliente a “Acme”, y lo selecciona.

Si de todos modos sigue adelante y crea la nueva contraparte, Posible duplicado pregunta una vez más: añadir el rol que falta al registro existente, abrirlo, o crear un registro independiente con el mismo nombre.

Ejemplos de uso

• Cargar de una vez una carpeta de acuerdos firmados con proveedores y trabajarlos después de uno en uno en la cola.
• Registrar una licitación antes de adjudicarla con Entrada manual, dejando la contraparte vacía.
• Comprobar el calendario de pagos que Flowtly leyó con el texto firmado saltando a la página citada.
• Evitar crear un proveedor dos veces cuando la misma empresa ya es uno de sus clientes.