Conectar KSeF con Flowtly Workspace

Una vez conectado KSeF, Flowtly Workspace envía sus facturas de venta al Sistema Nacional de Facturas Electrónicas de Polonia (Krajowy System e-Faktur) y descarga las facturas que otras empresas le emiten. Este tutorial le lleva desde una tarjeta Facturación electrónica vacía hasta su primera factura con número KSeF y UPO, en unos diez minutos.

Por qué KSeF importa ahora

KSeF es una obligación legal polaca, así que este tutorial está pensado para organizaciones que facturan como contribuyentes en Polonia.

  • La recepción de facturas a través de KSeF es obligatoria para todos los contribuyentes desde el 1 de febrero de 2026.
  • La emisión de facturas en KSeF pasó a ser obligatoria el 1 de febrero de 2026 para los contribuyentes cuyas ventas de 2024 superaron los 200 millones de PLN, y el 1 de abril de 2026 para todos los demás.

Los emisores más pequeños cuentan con algunas facilidades. Consulte las páginas sobre KSeF del Ministerio de Finanzas polaco o pregunte a su asesor contable qué normas se aplican a su empresa.

Flowtly Workspace se conecta a KSeF 2.0 y siempre al entorno de producción: la aplicación no tiene modo de prueba, así que cada factura que envía es una presentación real.

Antes de empezar

  • En Flowtly Workspace: permisos de administrador, una suscripción activa que incluya la facturación y los datos de facturación completos de su empresa: NIP, nombre de facturación, calle, código postal, ciudad y país. Tenga también a mano su REGON.
  • En KSeF: una forma de autenticarse en nombre de su empresa (firma cualificada, sello cualificado o Perfil de Confianza, Profil Zaufany) y el derecho a gestionar los permisos de ese NIP. Si su gestoría lleva KSeF por usted, este es el momento de contactar con ella.

Paso 1: complete los datos de su empresa

Vaya a Configuración → Finanzas y negocio → Configuración de facturación y, en la sección Datos de facturación, rellene el NIP, el Nombre de facturación, la Calle, el código postal, la Ciudad y el País. Hágalo primero: sin estos seis campos, el interruptor de facturación electrónica del paso 5 sigue bloqueado. Introduzca su REGON en la misma sección. No bloquea el interruptor, pero la comprobación de la factura del paso 6 lo exige.

Consejo: El campo Token de facturación electrónica no está atenuado; simplemente no aparece en la tarjeta Facturación electrónica hasta que guarda su NIP. Si no lo ve, vuelva a Datos de facturación.

Consejo: Puede introducir el NIP con o sin el prefijo PL. Flowtly Workspace elimina el prefijo antes de enviar nada a KSeF.

Paso 2: genere un token en la Aplicación del Contribuyente de KSeF

Inicie sesión en ap.ksef.mf.gov.pl en el contexto de su empresa (su NIP), con firma cualificada, sello cualificado o Perfil de Confianza. En el menú de la izquierda, elija Tokens → Generate token. Asigne un nombre al token, por ejemplo «Flowtly Workspace», y marque tres permisos: emisión de facturas, consulta de facturas y consulta de permisos.

Consejo: Los tres permisos son obligatorios. La emisión de facturas por sí sola no basta: sin la consulta de facturas y la consulta de permisos, la conexión con Flowtly Workspace no funcionará. Si falta algún permiso, genere un token nuevo con los tres.

Consejo: Genere un token exclusivo para Flowtly Workspace en lugar de reutilizar el de su gestoría. Así podrá revocarlo sin dejar a nadie más sin acceso.

Consejo: KSeF muestra el token una sola vez. Cópielo y péguelo directamente en Flowtly Workspace. No lo guarde en un documento, en un chat ni en una captura de pantalla: el token permite a cualquiera emitir facturas en nombre de su empresa. Si ha acabado donde no debía, revóquelo en Tokens → Token list y genere uno nuevo.

Paso 3: pegue el token en Flowtly Workspace y guarde

De vuelta en Flowtly Workspace, en la misma página Configuración de facturación, busque la tarjeta Facturación electrónica, pegue el token en el campo Token de facturación electrónica y guarde. Flowtly Workspace se autentica en KSeF y almacena el token cifrado.

Consejo: Solo tiene que hacerlo una vez. Una sesión de KSeF caduca al cabo de un tiempo, pero Flowtly Workspace la renueva a partir del token guardado, así que no necesita volver a pegarlo.

Paso 4: compruebe el estado de la conexión

En la misma tarjeta, Estado de autenticación de facturación electrónica debe indicar CONNECTED. Si en su lugar ve un error, el mensaje procede de KSeF.

Consejo: Las tres causas más habituales son un token generado para otro NIP, un token sin los permisos del paso 2 y un token ya revocado. En cualquiera de los casos, genere un token nuevo y repita el paso 3.

Consejo: Si no pudo guardar en el paso 3, revise su suscripción: la facturación tiene que estar activa.

Paso 5: active la facturación electrónica

Solo ahora puede activar la opción Habilitar facturación electrónica. Flowtly Workspace la desbloquea únicamente cuando el estado es CONNECTED y los datos de la empresa del paso 1 están completos.

Consejo: Si el interruptor no responde aunque el estado sea CONNECTED, vuelva al paso 1 y revise los seis campos. Lo que más a menudo falta es el país o el código postal, y basta un campo vacío para bloquearlo.

Consejo: La misma tarjeta incluye Ocultar datos de contacto en las facturas electrónicas. Si está activado, el teléfono del vendedor y el correo electrónico del comprador no aparecen en las facturas electrónicas que genera Flowtly Workspace, ni en el PDF ni en KSeF. Los datos de contacto se conservan en la ficha del cliente.

Paso 6: compruebe la conexión enviando una factura

Abra cualquier factura emitida y elija Validar y enviar mediante facturación electrónica. Si falta algo, Flowtly Workspace indica exactamente qué completar antes de generar la factura electrónica. Lo que suele faltar es el NIP del cliente o su tipo de identificación fiscal, el país del cliente o una fecha de emisión futura, que KSeF rechaza.

Consejo: Una vez enviada mediante facturación electrónica, la factura ya no se puede editar y Flowtly Workspace no la eliminará. Para modificarla, emita una factura rectificativa. Revise los datos antes de enviarla.

Consejo: Si la comprobación señala a su empresa y no al cliente, elija Editar datos de la empresa para ir a Configuración de facturación. Lo que suele faltar es el REGON o parte de la dirección de facturación.

Paso 7: descargue el UPO

Desde la factura, elija Descargar UPO de e-factura. El UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, el acuse de recibo oficial) es su prueba de que KSeF aceptó la factura. El número KSeF también aparece en la factura y, una vez presentada, su PDF es el documento que conserva KSeF.

Consejo: Guarde el UPO junto con su documentación contable. Es el UPO, y no la propia factura, lo que acredita la fecha en que KSeF recibió el documento.

Lo que ya tiene

  • Estado de autenticación de facturación electrónica indica CONNECTED, y su primera factura tiene número KSeF y UPO. A partir de ahora, envía sus facturas de venta a KSeF directamente desde Flowtly Workspace.
  • La otra dirección también funciona: las facturas emitidas a su empresa se descargan de KSeF en Facturas de proveedores, donde pueden pasar por su flujo de aprobación.
  • La conexión con KSeF es de toda la organización, así que la configura una sola vez, independientemente de cuántos proyectos gestione. Las facturas descargadas llegan a Facturas de proveedores sin proyecto; le asigna uno más tarde en el reparto de costes de la factura, y una misma factura puede repartirse entre varios proyectos, línea por línea si lo necesita.

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