Flowtly – Política de privacidad

1. Disposiciones generales

Esta Política de privacidad explica cómo Flowtly Prosta Spółka Akcyjna (“Flowtly”, “nosotros”) recoge, procesa y protege los datos personales, así como los derechos de los usuarios en relación con sus datos.

La Política cumple con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 (Reglamento General de Protección de Datos, “RGPD”) y otras leyes aplicables de protección de datos. Se aplica a todos los usuarios de la Plataforma Flowtly y a las personas cuyos datos se procesan en relación con su funcionamiento.

2. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento es Flowtly Prosta Spółka Akcyjna (Flowtly PSA), con domicilio social en ul. Młynarska 8/12, 01-194 Varsovia, Polonia, inscrita en el Registro Mercantil con KRS 0001188143, NIP 5273180297, REGON 542625051, con un capital social de 15.800 PLN.

Puede contactarnos:

• por correo postal a la dirección indicada,
• por correo electrónico: business.support@flowtly.eu,
• o mediante el formulario de contacto disponible en la Plataforma.

3. Categorías de datos tratados

Tratamos las siguientes categorías de datos personales:

• Datos de registro y suscripción: nombre, apellidos, correo electrónico, contraseña, nombre de la organización, puesto, datos de facturación (dirección, NIF) y alcance del plan de suscripción elegido.
• Datos laborales y de RR. HH.: nombres, números de identificación nacional, correos electrónicos, datos laborales, remuneración, tiempo de trabajo, cualificaciones y registros de vacaciones.
• Datos de proveedores y facturación: razón social, dirección, NIF, condiciones de pago, números de cuenta bancaria, identificadores de factura e información fiscal.
• Datos sensibles: solo cuando se facilitan voluntariamente y son necesarios para la ejecución del contrato (p. ej., datos de salud en el contexto de bajas médicas, afiliación sindical para cuotas, o datos demográficos para informes de igualdad).
• Datos técnicos e integraciones: datos obtenidos a través de Kontomatik (historial de cuentas bancarias) para conciliación e informes, registros de errores de Sentry (Functional Software Inc.), registros del servidor, direcciones IP y cookies.
• Datos disponibles públicamente: datos de KRS, REGON, CEIDG y otros registros públicos utilizados para verificar proveedores.
• Otros datos proporcionados por los usuarios: fotos de perfil, avatares, archivos subidos (p. ej., facturas o confirmaciones de pago) y contenido de la correspondencia con nuestro soporte.

4. Finalidades y bases legales del tratamiento

Flowtly trata datos para las siguientes finalidades:

• Prestación de servicios y gestión de cuentas: registro de organizaciones, gestión de permisos, seguimiento de tiempo trabajado, gestión de vacaciones, facturación, presupuestación de proyectos e informes.
• Ejecución del contrato: emisión de facturas, cobro de cuotas de suscripción, soporte técnico y garantía de disponibilidad del servicio.
• Comunicación con los usuarios: respuesta a consultas, envío de actualizaciones y notificación de cambios en el servicio.
• Obligaciones legales: contabilidad, liquidaciones fiscales y archivo de documentos.
• Intereses legítimos de Flowtly: garantizar la seguridad, prevenir el fraude, mejorar los servicios y ejercer o defender reclamaciones legales.
• Medición publicitaria: medir qué campañas publicitarias de Flowtly traen a nuestro sitio web visitantes que inician la demo o contactan con nuestro equipo comercial, solo con su consentimiento (véase la sección 11).

Los datos personales no se tratan para fines distintos a los anteriores sin notificación previa y, cuando sea necesario, sin el consentimiento del usuario.

5. Tratamiento automatizado y elaboración de perfiles

Salvo el control automatizado de nuevas organizaciones descrito a continuación, Flowtly no toma decisiones con efectos legales sobre los usuarios ni que les afecten significativamente basándose únicamente en el tratamiento automatizado de datos o la elaboración de perfiles.

Algunos algoritmos pueden apoyar funciones internas, como análisis de carga de trabajo, asignación de recursos o predicción presupuestaria, pero las decisiones finales siempre las toman personas autorizadas. Podemos usar datos agregados y anonimizados con fines analíticos y estadísticos para mejorar nuestros servicios.

Control automatizado de nuevas organizaciones. Cuando se registra para una prueba o crea una nueva organización, un control automatizado examina el registro para prevenir organizaciones fraudulentas o abusivas, como cuentas ficticias o de prueba, organizaciones que suplantan a instituciones conocidas y registros con direcciones de correo electrónico desechables. El control utiliza el nombre de la organización que introduce, su dirección de correo electrónico, el país y el idioma del registro, su dirección IP y si un registro con el mismo nombre de organización, la misma dirección de correo electrónico o la misma dirección IP fue rechazado poco antes. Parte del control la realiza un modelo de IA proporcionado por Anthropic PBC (véase la sección 6). Si el control concluye que el registro es probablemente fraudulento o abusivo, la organización no se crea y el registro se rechaza. Esta decisión se toma de forma automatizada, sin revisión por parte de una persona. Si el control no está disponible temporalmente, el registro no puede completarse en ese momento y puede intentarse de nuevo más tarde.

Este control es necesario para la celebración del contrato con usted, ya que nos permite crear su organización de forma segura (artículo 22, apartado 2, letra a), del RGPD). Si su registro fue rechazado, tiene derecho a obtener la revisión de la decisión por parte de una persona, a expresar su punto de vista y a impugnar la decisión, escribiendo a business.support@flowtly.eu.

6. Destinatarios de datos

Los datos personales pueden comunicarse a:

• empleados y colaboradores autorizados de Flowtly sujetos a obligaciones de confidencialidad,
• Google Cloud (alojamiento e infraestructura, incluidas las bases de datos, el almacenamiento de archivos y los servicios de Firebase),
• Anthropic PBC (funciones de IA: el contenido de los documentos enviados para su análisis, como facturas y contratos, y el texto introducido en funciones que utilizan IA, por ejemplo las descripciones de trabajo; y los datos del control de registros, es decir, el nombre de la organización, la dirección de correo electrónico, el país y el idioma del registro y la dirección IP, utilizados para examinar las nuevas organizaciones en busca de fraude y abuso, tal como se describe en la sección 5),
• Stripe (procesamiento de pagos),
• Kontomatik (integración de datos bancarios),
• Functional Software Inc. (Sentry) para monitorización de errores del sistema,
• Postmark (ActiveCampaign, Inc.), nuestro proveedor de correo electrónico transaccional, para el envío de correos electrónicos transaccionales desde la aplicación Flowtly, que contienen nombres, direcciones de correo electrónico y datos de facturas,
• contables externos, abogados y proveedores de TI, en la medida necesaria para prestar servicios, y
• autoridades públicas cuando la ley lo requiera.

Todos los proveedores externos tratan datos bajo acuerdos escritos de tratamiento y conforme a las instrucciones de Flowtly. No vendemos datos personales. Solo podemos publicar estadísticas agregadas y anonimizadas.

Políticas de privacidad de socios:

• Google Cloud
• Anthropic
• Stripe
• Kontomatik
• Sentry

7. Transferencia de datos fuera del EEE

Los servidores de Flowtly se encuentran dentro del Espacio Económico Europeo. En algunos casos, los datos pueden transferirse a proveedores de servicios fuera del EEE (p. ej., Estados Unidos en el caso de Stripe, Sentry o Postmark), así como a Anthropic, que trata el contenido enviado a nuestras funciones de IA. En tales situaciones aplicamos salvaguardias adecuadas, como cláusulas contractuales tipo o decisiones de adecuación según el RGPD.

8. Plazos de conservación

Almacenamos los datos personales solo durante el tiempo necesario para cumplir los fines para los que se recopilaron, incluidas obligaciones legales o contractuales. Después de este periodo, los datos se eliminan o anonimizan, salvo que la ley exija una conservación adicional o para proteger los intereses legítimos de Flowtly.

9. Derechos del usuario

Los usuarios tienen los siguientes derechos según el RGPD:

• Acceso a sus datos personales.
• Rectificación de datos inexactos.
• Supresión de datos (“derecho al olvido”).
• Limitación del tratamiento.
• Portabilidad de datos a otro responsable.
• Oposición al tratamiento basado en interés legítimo.
• Retirada del consentimiento (cuando el tratamiento se base en el consentimiento).
• Presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos competente.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctenos en business.support@flowtly.eu o por escrito en la dirección de nuestro domicilio social.

10. Seguridad de los datos

Aplicamos medidas organizativas y técnicas para proteger los datos contra el acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación. Utilizamos conexiones cifradas (HTTPS), copias de seguridad periódicas, mecanismos de control de acceso y procedimientos de seguridad actualizados. Solo los empleados o contratistas autorizados tienen acceso a los datos, en la medida necesaria para desempeñar sus funciones.

11. Cookies y nuestro sitio web

La Plataforma utiliza cookies esenciales necesarias para su funcionamiento. Las cookies analíticas solo se activan si el usuario lo acepta a través de la barra de cookies; nos ayudan a entender el comportamiento y a mejorar nuestros servicios. La Plataforma no utiliza cookies con fines de marketing o publicidad. Los usuarios pueden gestionar sus opciones en la barra de cookies en cualquier momento o bloquear las cookies en su navegador; desactivar ciertas cookies puede limitar algunas funciones de la Plataforma.

Nuestro sitio web. Nuestro sitio web (flowtly.eu y nuestros dominios nacionales, como flowtly.pl, flowtly.de y flowtly.fr) no instala cookies ni utiliza un almacenamiento similar en su dispositivo con fines de análisis o de protección contra el spam. Solo instala cookies de medición publicitaria, y solo carga los scripts de Google y Meta que las instalan, si usted las acepta en el banner de cookies, y solo carga un vídeo de YouTube cuando usted pulsa reproducir, como se describe a continuación. Aparte de eso, no carga scripts ni fuentes de terceros como Google.

Analítica del sitio web (Umami). Medimos el uso del sitio web con Umami, una herramienta de analítica de código abierto que gestionamos nosotros mismos en stats.flowtly.eu, en nuestra infraestructura de Google Cloud en la Unión Europea. Umami no utiliza cookies y no almacena nada en su dispositivo. Registra la dirección de la página que visita, la página desde la que llegó, su navegador, sistema operativo, tipo de dispositivo, tamaño de pantalla e idioma, su ubicación aproximada (país, región y ciudad) deducida de su dirección IP y los clics en algunos botones, como los que llevan al formulario de contacto. Para contar las visitas sin cookies, Umami obtiene un identificador seudónimo a partir de su dirección IP y de los datos de su navegador, combinados con un valor que cambia cada mes; su dirección IP en sí no se almacena. Utilizamos estos datos únicamente para entender qué páginas resultan útiles y para mejorar el sitio web, sobre la base de nuestro interés legítimo (artículo 6, apartado 1, letra f), del RGPD), y no los compartimos con terceros para sus propios fines.

Protección contra el spam en nuestros formularios. El formulario de contacto con ventas y el formulario del programa para startups están protegidos por una comprobación propia en lugar de un captcha de terceros. El formulario contiene un campo oculto para las personas y que los programas automatizados suelen rellenar, el formulario indica cuánto tiempo estuvo abierto antes de enviarse y nuestro servidor cuenta cuántos formularios se enviaron desde cada dirección IP en un periodo de 10 minutos, y cuántos recibe en total, para impedir envíos repetidos. Para esta comprobación, la dirección IP se conserva únicamente en la memoria de trabajo del servidor y la comprobación no la guarda en ningún sitio: deja de contarse transcurridos 10 minutos y se elimina la siguiente vez que el servidor procesa un formulario después de ese plazo, o cuando el servidor se apaga. Como cualquier solicitud a nuestros servidores, la solicitud del formulario también queda reflejada en los registros del servidor de nuestro proveedor de alojamiento (véase la sección 3). El campo oculto y el tiempo se utilizan solo para aceptar o rechazar el envío y no se almacenan. No se almacena nada en su dispositivo. La base legal es nuestro interés legítimo en proteger los formularios frente a abusos (artículo 6, apartado 1, letra f), del RGPD).

Medición publicitaria (Google Ads y píxel de Meta). Con su consentimiento, cargamos el seguimiento de conversiones de Google Ads (la etiqueta de Google), proporcionado por Google Ireland Limited, y el píxel de Meta, proporcionado por Meta Platforms Ireland Limited, para medir qué campañas publicitarias de Flowtly traen visitantes que inician la demo o envían una solicitud mediante el formulario de contacto comercial. Los utilizamos únicamente para la medición publicitaria: no para remarketing, no para crear audiencias y no para mostrarle anuncios personalizados. Una vez cargadas las etiquetas, su navegador envía a Google y a Meta su dirección IP, información sobre su navegador y dispositivo, la dirección de la página que visita, los identificadores almacenados en sus cookies y, si llegó a través de uno de nuestros anuncios, el identificador de ese clic. Cuando usted inicia la demo o se acepta su solicitud de contacto comercial, las etiquetas solo comunican que esto ha ocurrido: no se envía a Google ni a Meta ningún contenido del formulario, ningún nombre ni ninguna dirección de correo electrónico. En el modo de consentimiento de Google (Consent Mode), la personalización de anuncios y el uso de sus datos con fines publicitarios (ad_personalization y ad_user_data) siguen denegados incluso después de que usted acepte, y Google Signals está desactivado. En el píxel de Meta, la configuración automática y la coincidencia avanzada están desactivadas, y no creamos públicos personalizados a partir de los visitantes de nuestro sitio web. La medición de conversiones en los dispositivos de los usuarios por parte de Meta está activada y se utiliza únicamente para esa misma medición. Nosotros y Meta Platforms Ireland Limited somos corresponsables de la recogida de estos datos en nuestro sitio web y de su transmisión a Meta (artículo 26 del RGPD). Google y Meta tratan los datos que reciben bajo su propia responsabilidad, como se describe en la Política de privacidad de Google y la Política de privacidad de Meta, y pueden transferirlos a Google LLC y Meta Platforms, Inc. en los Estados Unidos; estas transferencias se basan en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., en el que ambas empresas están certificadas, y en cláusulas contractuales tipo. Las etiquetas instalan en nuestro dominio las siguientes cookies: _gcl_au y, tras un clic en un anuncio de Google, _gcl_aw, durante un máximo de 90 días; _fbp y, tras un clic en un anuncio de Meta, _fbc, durante un máximo de 90 días. La base jurídica es su consentimiento (artículo 6, apartado 1, letra a), del RGPD, junto con las disposiciones nacionales que transponen el artículo 5, apartado 3, de la Directiva 2002/58/CE sobre el almacenamiento de información en su dispositivo).

Su consentimiento y cómo retirarlo. En cada página de flowtly.eu y de nuestros dominios nacionales, un banner de cookies le pide que elija, con los botones «Aceptar» y «Rechazar» del mismo tamaño. Mientras usted no acepte, las etiquetas de medición publicitaria no se cargan y no se envía nada a Google ni a Meta; en el modo de consentimiento de Google, todos los tipos de consentimiento empiezan denegados. Si rechaza, no se carga nada. Puede cambiar su elección o retirar su consentimiento en cualquier momento con el botón «Configuración de cookies» del pie de cada página. Al retirarlo, las etiquetas dejan de enviar datos, las cookies indicadas arriba se eliminan de nuestro dominio y ninguna página posterior carga las etiquetas; las cookies que Google o Meta hayan instalado en sus propios dominios pueden eliminarse en su navegador. Su elección se guarda en el almacenamiento local (local storage) de su navegador con el nombre flowtly-marketing-consent para que podamos respetarla, y solo una vez que usted haya elegido. La retirada del consentimiento no afecta a la licitud del tratamiento anterior a ella.

Vídeos de YouTube. Nuestras páginas de tutoriales pueden mostrar vídeos de YouTube en el modo de privacidad mejorada de YouTube (youtube-nocookie.com). No se carga nada de YouTube hasta que usted pulsa reproducir en un vídeo. Al pulsar reproducir, el vídeo se carga desde YouTube, un servicio de Google Ireland Limited, que recibe su dirección IP, información sobre su navegador y dispositivo y la dirección de la página, y puede almacenar información en su dispositivo. YouTube trata estos datos bajo su propia responsabilidad, como se describe en la Política de privacidad de Google, y puede transferirlos a Google LLC en los Estados Unidos en el marco del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. La base jurídica es su consentimiento, que usted otorga al pulsar reproducir (artículo 6, apartado 1, letra a), del RGPD).

12. Disposiciones finales

Esta Política de privacidad forma parte de los Términos y condiciones de Flowtly. Puede actualizarse periódicamente; los usuarios serán informados previamente de los cambios importantes. En caso de discrepancias entre versiones lingüísticas, prevalece la versión polaca. Esta Política es efectiva a partir del 29 de octubre de 2026.