Solicitar y aprobar la dotación de personal

Equipo editorial de Flowtly4 min

La pestaña Solicitudes es donde la dotación de personal deja de decidirse en el chat y pasa a decidirse con constancia. Un responsable de proyecto solicita a una persona para un rol; alguien con derechos de aprobación confirma o rechaza. El inconveniente que habría convertido esto en un chat más lento – averiguar si la persona ya está demasiado ocupada – se resuelve para el aprobador antes de que abra la solicitud.

Mientras que Proyectos es donde las reservas se crean y se confirman directamente, Solicitudes es el camino más ligero para quien puede proponer dotación pero no comprometerla.

Qué es una solicitud

Una solicitud no es un tipo de registro distinto. Es una reserva ordinaria que ha sido pedida pero aún no acordada – la misma persona, rol, porcentaje y fechas que confirmarías, mantenidos en estado pendiente hasta que alguien la apruebe. Aprobarla la convierte en una reserva confirmada; no se vuelve a introducir nada.

Como una solicitud es solo una propuesta, nunca cuenta para la capacidad planificada de nadie. No cubrirá un hueco en la cuadrícula Proyectos ni hará que una persona supere su semana en la cuadrícula Personas hasta que se apruebe.

Quién puede hacer qué

  • Solicitar – cualquiera que pueda proponer reservas. Elige a la persona, el rol, el porcentaje y el período, y puede añadir una breve nota que explique el motivo. El campo de proyecto ofrece solo proyectos principales, porque las personas se asignan en el proyecto principal y no en sus subproyectos.
  • Aprobar o rechazar – solo quien tenga derechos de aprobación de dotación. Es el mismo permiso que permite confirmar una reserva en cualquier otro lugar de Planificación de recursos, de modo que las personas que ya dan el visto bueno a la dotación son las que actúan sobre las solicitudes.
  • Solo lectura – quien tenga el rol Visor de planificación de recursos ve cada solicitud, su historial y, en una rechazada, el motivo indicado, pero no puede solicitar, aprobar ni rechazar. Consulta Planificación de recursos para todo lo que cubre el rol.

Leer una solicitud

Cada solicitud pendiente es una tarjeta que muestra a quién se pidió, quién lo pidió y hace cuánto, junto con el proyecto, el rol, el período, el porcentaje semanal y cualquier nota que adjuntara el solicitante. Debajo, una barra por cada semana abarcada y una línea que indica lo que supondría aprobarla:

  • Sin conflicto – una línea verde confirma que la persona tiene capacidad libre en todo el período.
  • Conflictos – una línea roja expone la consecuencia en términos claros – por ejemplo, «Aprobar esto deja a Anna por encima de su capacidad – hasta el 118 % en 3 de las semanas solicitadas.» – y, cuando un porcentaje menor lo resolvería, una segunda línea lo ofrece: «Aprobar en su lugar al 25 % para mantener cada semana en el 100 % o menos.»

Ausencias en el período solicitado. Cuando la persona tiene ausencias aprobadas durante el período solicitado, una advertencia sobre las acciones de la tarjeta lo indica, nombrando el período completo o el número de días laborables afectados. Advierte y no bloquea: Aprobar y la aprobación con un porcentaje menor siguen disponibles, de modo que el aprobador decide si la reserva sigue teniendo sentido. Quien tenga acceso de solo lectura también ve la advertencia.

La idea es que el aprobador decida, en lugar de volver a deducir los números por sí mismo. Un conflicto que Flowtly puede ver, lo muestra.

Actuar sobre una solicitud

En cada tarjeta hay hasta tres acciones:

  • Aprobar convierte la solicitud pendiente en una reserva confirmada con el porcentaje solicitado. Cuando aprobarla dejaría aun así a alguien por encima de su capacidad, este botón dice en su lugar Aprobar como se solicitó, de modo que elegirlo es una excepción deliberada y no un clic por defecto.
  • Aprobar con un porcentaje menor (se muestra solo cuando hay un conflicto con una solución limpia) la confirma con el porcentaje sugerido, de modo que nadie acabe sobrereservado.
  • Rechazar elimina la solicitud por completo. Úsalo cuando la respuesta es no; el solicitante puede proponer algo distinto.

Aprobar respeta la misma protección contra sobrereserva que cualquier otra reserva confirmada, de modo que una aprobación que llevara a alguien por encima del tope permitido se rechaza igual que lo sería una reserva directa.

Si la reserva cambió después de abrir la lista, aprobar no sobrescribe ese cambio. La tarjeta indica que otra persona cambió la asignación después de que la abrieras y que tu cambio no se guardó, y la lista se recarga con los valores actuales. Revisa de nuevo la solicitud y apruébala cuando aparezcan.

Páginas relacionadas