Políticas de la empresa
Las políticas de la empresa son las reglas internas que una organización deja por escrito y mantiene al día — gestión de ausencias, derechos a beneficios, límites de gastos, uso de equipos. Todos los empleados pueden leerlas. Solo un administrador puede redactarlas.
Cada política es una página con un identificador permanente, y su redacción se conserva como una serie de versiones. Una versión lleva la fecha en que entró en vigor, de modo que la página puede responder a la pregunta que importa cuando una regla ha cambiado: ¿qué se aplicaba el 15 de marzo? La redacción anterior nunca se sobrescribe ni se elimina — sigue siendo legible en su propia fecha, y eso es lo que hace que una política sirva como prueba meses después.
Leer una política
La lista de políticas muestra todas las políticas de la organización. Al abrir una se muestra la versión en vigor hoy, con su fecha de inicio junto al título.
El historial de versiones junto a la página enumera todas las versiones y etiqueta cada una:
- En vigor — la redacción que se aplica hoy. Hay exactamente una.
- Archivada — redacción que se aplicó antes y que después ha sido sustituida. Sigue siendo legible.
- Programada — redacción que se ha escrito pero cuya fecha de inicio aún no ha llegado. Todavía no se aplica, aunque cualquiera puede abrirla y leerla.
Al seleccionar una versión archivada, se abre con un aviso que dice claramente que no es la regla de hoy. Si se fija el campo A fecha de en un día pasado, se muestra lo que se aplicaba ese día.
Las políticas se enlazan entre sí. Un enlace dentro de una política siempre lleva a la versión del destino que está en vigor cuando lo sigues, nunca a la redacción vigente cuando se escribió el enlace.
Redactar una política
Estas acciones solo aparecen para los administradores. Los demás ven las mismas páginas sin ellas.
Nueva política crea la página. Pide un título y un identificador. El identificador es lo que usan otras políticas para enlazar aquí, y no se puede cambiar después — nada registra qué políticas enlazan a una página determinada, así que cambiarlo rompería esos enlaces en silencio.
Cambiar nombre cambia solo el título, por la misma razón.
Publicar versión añade una versión nueva. Pide la redacción y la fecha en que entra en vigor:
- Hoy — pasa a ser de inmediato la versión en vigor, y la anterior queda archivada.
- Una fecha futura — se guarda como programada. La redacción actual sigue siendo la que se muestra como en vigor hasta que llegue esa fecha, y el editor lo indica cuando se elige una fecha futura. Así se prepara un cambio de regla anunciado con antelación sin que surta efecto antes de tiempo.
Publicar siempre añade. No hay forma de editar ni eliminar una versión publicada, y es deliberado: una versión que pudiera modificarse después ya no podría responder qué se aplicaba en marzo, y una que pudiera eliminarse lo respondería mal. Una corrección se publica como una versión nueva, exactamente como funciona una enmienda en papel.
Un administrador sí puede retirar una política entera. Entonces desaparece de la lista y ya no se puede abrir.
Las políticas no envían ninguna notificación cuando se publica una versión, no recogen confirmaciones de lectura y no se firman. Una fecha de inicio solo cambia qué redacción se muestra como en vigor. La firma electrónica es una función aparte en Gestión Documental.
Casos de uso de ejemplo
- Publicar la política de ausencias para que todos los empleados puedan leer las reglas actuales sin tener que preguntar.
- Responder a la pregunta de un contable sobre qué regla de beneficios se aplicaba en la fecha en que se hizo un pago.
- Preparar con antelación los límites de gastos del próximo trimestre, con fecha del día uno del mes; hasta entonces los empleados siguen viendo los límites actuales como los que están en vigor.
- Corregir un error en la redacción actual publicando una versión corregida, dejando intacto el registro de lo que estaba en vigor antes.
- Enlazar la política de equipos desde la política de incorporación para que un nuevo empleado pase de una página a la siguiente.