Resourcing

Equipo editorial de Flowtly5 min

Resourcing responde a una pregunta que el seguimiento del tiempo no puede responder: no adónde fueron las horas, sino quién va a hacer el trabajo que ya está vendido. Muestra la capacidad planificada semana a semana, de modo que los huecos y las reservas duplicadas salen a la luz mientras aún hay tiempo para actuar.

Mientras que Registro de horas registra lo que ya ha ocurrido, Resourcing mira hacia delante. Planifica compromisos; no informa sobre ellos.

Dos vistas del mismo plan

Las mismas reservas pueden leerse desde cualquiera de los dos extremos, y las pestañas sobre la cuadrícula cambian entre ellos:

  • Proyectos - organizado por trabajo. ¿Está cubierto lo que vendimos y dónde está el hueco? Aquí es donde se hacen y se confirman las reservas.
  • Personas - organizado por equipo. ¿Qué tan ocupado está cada uno, quién tiene margen y quién está reservado por encima de su semana? Toda persona con contrato tiene una fila, haya o no algo reservado en ella - salvo quien esté excluido de la asignación a proyectos, que queda fuera de la lista.

Una tercera pestaña, Solicitudes, es donde la dotación se propone y se aprueba en lugar de reservarse directamente - consulta la página «Solicitar y aprobar dotación de personal» para saber cómo leer y tramitar una. Una cuarta pestaña, Valores reales, mira en la otra dirección: contrasta el plan con las horas realmente reportadas en el seguimiento del tiempo, para que veas si el plan se cumplió.

La propia pestaña Proyectos tiene dos vistas. Capacidad es la cuadrícula de cobertura que se describe más abajo. Asignaciones muestra una fila por persona en cada rol, con sus horas día a día o semana a semana en el rango que elijas.

Qué muestra la vista de proyectos

La cuadrícula está organizada por trabajo y no por persona. Cada proyecto se abre en los roles que necesita, y cada rol se abre en las personas reservadas en él:

  • Proyecto - un resumen de lo bien cubierto que está todo el proyecto.
  • Rol - una tarea que hacer en ese proyecto, tomada de tu lista de Puestos. Un rol puede estar cubierto, parcialmente cubierto, sobrecubierto o completamente abierto. Indicas cuántas personas necesita un rol en su demanda, haya ya alguien en él o no.
  • Persona - una reserva individual, que se muestra cuando un rol está desplegado.

Cada columna es una semana, y cada celda es una pequeña barra que muestra qué parte de la demanda de esa semana está cubierta. Capacidad por proyecto explica cómo leer esas barras y de dónde salen los porcentajes.

Selecciona cualquier celda y se abre un panel que explica ese número concreto: los roles detrás del promedio de un proyecto, las personas detrás de la cobertura de un rol, o todo lo demás en lo que una persona está reservada esa semana. Consulta El detalle de una celda.

A lo largo de la parte inferior de la vista de proyectos está el banco - las personas que aún tienen margen en el periodo en pantalla. Arrastra a alguien del banco a un rol, en la columna donde lo necesites, para esbozar una reserva sin comprometerte. Las reservas hechas así siguen siendo reversibles: un borrador puede confirmarse y una confirmación puede deshacerse. Consulta El banco y las reservas en borrador.

O planificar directamente, sin solicitud de dotación

Arrastrar desde el banco parte de un hueco: tiene que haber un rol en el proyecto donde soltar a alguien. A menudo ya sabes quién va a un proyecto y en qué días, y esa es la otra puerta de entrada.

Añadir una persona reserva a alguien directamente en un proyecto. No hay que plantear antes una solicitud de dotación, el proyecto no necesita roles todavía, y el rol es opcional: algo que se anota cuando resulta útil, no un requisito previo. Después escribes las horas en los días que elijas: los días no tienen por qué ser consecutivos, así que el martes y el miércoles de esta semana y cuatro días de la próxima son un plan, y los días que dejas fuera quedan vacíos en lugar de rellenarse por ti. Una edición solo afecta a la persona y a los días que has cambiado; el resto del proyecto y el resto de la semana de esa persona queda como estaba. El banco y las reservas en borrador recorre el selector y el editor de días.

Una vez que existe un plan, Mover reservas… en la celda de una persona lo desplaza por semanas completas. Cada día conserva su día de la semana y sus horas, y los huecos se mueven con él en lugar de cerrarse. Consulta El detalle de una celda.

Ninguna de las dos vías sustituye a la otra. Declarar la demanda de un rol y aprobar una solicitud de dotación funcionan exactamente como antes, y las pestañas Solicitudes y Valores reales no cambian: una organización que planifica mediante roles y solicitudes puede seguir haciendo solo eso. La vía directa es para los proyectos en los que la respuesta ya se conoce, y ambas producen el mismo tipo de reserva: un borrador hasta que un aprobador la confirme.

Elegir el periodo

Los controles del periodo y los filtros comparten una banda sobre la cuadrícula, con el periodo a la cabeza. Un periodo es una forma más de acotar el mismo plan, así que está junto a las demás en lugar de en una franja de cabecera propia.

  • El zoom indica cuánto tiempo hay en pantalla, y es el mismo en la vista Proyectos y en la vista Personas: 1 semana, 9 semanas y 13 semanas.
    • 1 semana muestra una semana, de lunes a domingo, día a día.
    • 9 semanas muestra nueve semanas, una columna por semana.
    • 13 semanas muestra trece semanas en siete columnas quincenales.
  • Cambiar entre Proyectos y Personas mantiene el zoom y las fechas. Una semana abierta por días en una vista es la misma semana, por días, en la otra. Consulta Capacidad por persona.
  • Anterior y Siguiente mueven la ventana una semana, en todos los niveles de zoom. Es deliberado: un plan se lee mejor cuando se desliza que cuando salta.
  • Hoy vuelve a la semana actual, y Ir a mueve el inicio al primer lunes de un mes elegido sin cambiar la duración del rango.

El encabezado sobre la cuadrícula siempre indica el rango exacto en pantalla, por ejemplo 20 jul - 20 sep 2026. Al abrirse por primera vez, si no hay nada reservado en torno a hoy, Resourcing se desplaza una sola vez al primer periodo que sí contiene reservas, de modo que la página nunca se abre sobre una cuadrícula vacía. Después, la vista se queda donde la hayas puesto.

Acotar la cuadrícula

Dos píldoras de filtro están en la misma banda, después de los controles del periodo.

Roles ofrece Todos los roles y Solo roles abiertos. Solo roles abiertos conserva los proyectos que tienen una vacante en algún punto del periodo en pantalla: la forma más rápida de convertir un plan lleno en una lista corta de contratación o reasignación. En la vista Personas deja solo las filas de roles abiertos: todas las personas desaparecen, porque la fila de una persona está cubierta por definición.

Proyecto acota la vista Proyectos a un solo proyecto, listando por nombre todos los proyectos del periodo. Se combina con el filtro de roles en lugar de sustituirlo, de modo que Solo roles abiertos más un proyecto te da las vacantes de ese proyecto.

Cada opción activa añade un chip debajo de la banda. Quitar un chip borra solo su propio filtro, y Borrar todo los quita juntos. Si los filtros no dejan nada en pantalla, ves una línea breve Sin resultados con un enlace para borrar los filtros, en lugar del estado «aquí todavía no hay nada»: hay datos, solo están ocultos.

Quién puede usarlo

Resourcing requiere el módulo Resourcing en tu suscripción y uno de los roles de Resourcing - Responsable de Resourcing, Aprobador de Resourcing o Lector de Resourcing, descritos más abajo. Quienes no tengan el módulo y un rol no ven la entrada en el menú.

Personas y Proyectos tienen tarjetas de solo lectura en el teléfono. Las tarjetas de Personas muestran horas planificadas, capacidad, horas libres y, por separado, horas propuestas. Las tarjetas de Proyectos muestran cobertura confirmada, demanda declarada, demanda abierta y, por separado, horas propuestas. Los nombres largos se ajustan en varias líneas, y los totales describen las tarjetas correspondientes.

Las fechas, los controles de rango y los enlaces compartidos siguen disponibles. Borrar filtros quita los filtros de rol, proyecto y capacidad manteniendo el periodo. Si la descarga de asignaciones falla o está incompleta, los totales de capacidad se retienen para que un plan parcial no parezca completo.

Cambiar reservas y el flujo de Solicitudes requieren una pantalla más grande. Valores reales mantiene su diseño para teléfono para leer el trabajo entregado. Consulta Valores reales — plan vs reportado.

Proponer y confirmar son permisos distintos

La planificación se divide en dos privilegios, porque esbozar una opción y comprometer a la empresa con ella son decisiones diferentes, y para que proponer una reserva y aprobarla puedan hacerlo personas distintas:

  • Responsable de Resourcing - propone. Crea borradores, tanto arrastrando desde el banco como añadiendo una persona directamente a un proyecto, los alarga y los acorta, cambia cuánto del tiempo de alguien ocupan, mueve borradores a otras semanas, elimina borradores e importa asignaciones. Es el rol de planificación del día a día.
  • Aprobador de Resourcing - confirma. Todo lo que puede hacer un Responsable de Resourcing, además de confirmar un borrador como cobertura computada, deshacer esa confirmación, cambiar o mover un día ya confirmado y declarar la demanda de un rol, que es como aparece en primer lugar un rol abierto en un proyecto.

Aprobador es una adición y no un intercambio, así que un aprobador sigue pudiendo planificar. Los administradores tienen ambos y no se ven afectados.

El rol de Aprobador hay que asignarlo a mano. Deliberadamente no forma parte de ningún grupo de permisos por defecto: si se concediera automáticamente a todos los que pueden planificar, la separación no existiría. En una organización nueva es un paso de configuración que conviene hacer pronto: hasta que al menos una persona lo tenga, nadie allí puede confirmar una reserva ni declarar lo que necesita un rol. Asígnalo desde Permisos.

Si tu organización ya usaba Resourcing, para ti no cambia nada. Confirmar venía antes con el rol de Responsable de Resourcing y ahora es el rol independiente de Aprobador, pero todos los que podían confirmar antes lo recibieron, así que las personas que dotan tus proyectos siguen exactamente igual. La separación está disponible y no impuesta: un administrador puede quitarle deliberadamente el rol de Aprobador a un planificador, si quieres que proponer y confirmar sean personas distintas.

Si encuentras Confirmar y Deshacer confirmación en gris, o la demanda de un rol se niega a guardarse, necesitas el rol de Aprobador de Resourcing: pide a quien administre tu cuenta de Flowtly que te lo conceda.

Esos controles siguen visibles en lugar de desaparecer, e indican al pasar el cursor lo que necesitan. Encontrar un paso en gris con una razón es una cuestión sobre la que se puede actuar; encontrarlo ausente parece un fallo.

Acceso de solo lectura: el rol de Lector de Resourcing

No todos los que necesitan ver el plan de dotación deberían poder cambiarlo. Un responsable de entrega que sigue un proyecto, un jefe de departamento que comprueba quién está asignado dónde, o un director comercial que se pregunta si una fecha de inicio es realista pueden recibir Lector de Resourcing en lugar de un rol de planificación.

Un Lector de Resourcing puede ver:

  • el calendario en las vistas Proyectos y Personas, incluido abrir una semana por días;
  • la pestaña Solicitudes, con el historial de cada solicitud y el motivo indicado siempre que se rechazó una.

Un Lector de Resourcing no puede:

  • cambiar nada - reservar, mover, alargar, confirmar, rechazar o eliminar una reserva, aprobar o rechazar una solicitud, ni declarar lo que necesita un rol. Estos controles simplemente no se muestran a un lector, en lugar de mostrarse en gris, porque no hay nada que un lector pudiera pedir en cada fila;
  • ver el banco - la lista de quién está libre - porque es una herramienta de planificación;
  • ver Valores reales, y con ellos ninguna cifra de ingresos, costes o margen.

Lector de Resourcing se concede persona a persona y no forma parte de ningún grupo de permisos por defecto. Asígnalo desde Permisos. Los administradores ya lo tienen.

El rol de Resourcing decide lo que puedes hacer en la página, no de quién puedes ver las filas. Un lector, igual que un responsable, necesita además los permisos habituales para ver personas y proyectos para ver toda la cuadrícula.

No cambia nada para quienes ya planifican: los roles Responsable de Resourcing y Aprobador de Resourcing mantienen el acceso completo descrito arriba.

Qué se registra

Cada cambio que una persona hace en una reserva se registra - quién lo hizo y cuándo - al crear, confirmar, deshacer la confirmación, cambiar las fechas o el porcentaje, y eliminar. Este registro se conserva indefinidamente.

Las reservas que llegan de un plan importado son la excepción. Se reflejan desde ese plan en lugar de crearse aquí, y se vuelven a reflejar cada vez que se aplica de nuevo, así que su registro es el propio informe de la importación.

Importa sobre todo al eliminar. Quitar un borrador es permanente: la reserva desaparece en lugar de ocultarse, y el registro del cambio es el único rastro que queda de que alguna vez existió.

El registro no se puede consultar desde la página de Resourcing. Si necesitas saber quién cambió una reserva, pregunta a tu administrador de Flowtly.

Ejemplos de uso

  • Declarar que un proyecto necesita dos desarrolladores desde septiembre y ver cómo aparece el hueco en el plan hasta que se cubre.
  • Detectar los proyectos con falta de personal del mes próximo antes que el cliente y cubrirlos desde el banco.
  • Encontrar los roles que siguen abiertos durante el trimestre y convertirlos en una ficha de contratación.
  • Comprobar si un nuevo encargo propuesto puede siquiera dotarse antes de comprometerse a una fecha de inicio.
  • Detectar a una persona reservada por encima de su capacidad total entre dos proyectos mientras aún hay tiempo de reequilibrar.
  • Cambiar a la vista Personas para ver quién tiene margen el mes próximo, sin llevar una lista del banco en ningún sitio.
  • Comprobar en la vista Personas que alguien a tiempo parcial no está reservado como si trabajara una semana completa.
  • Abrir una celda de proyecto con un 50 % y saber en una línea si son dos roles a medio cubrir o uno sin cubrir.
  • Abrir por días una semana con conflicto para ver en qué días chocan realmente el permiso y la reserva.
  • Esbozar varias opciones de dotación como borradores, compararlas en la cuadrícula y confirmar solo la que funciona.
  • Poner en un proyecto unos pocos días a la persona que ya se ha prometido, sin declarar antes un rol que cubrir.
  • Retrasar dos semanas un tramo planificado cuando un cliente mueve una fecha de inicio, manteniendo los mismos días de la semana y los mismos huecos.

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job-size dimensiona capacity. project necesita role. role extraído de position. role declara demand. booking cubre role. booking reserva person. absence reduce capacity. booking consume capacity. bench derivado de capacity. booking previsto frente a real time-entry.dimensionanecesitaextraído dedeclaracubrereservareduceconsumederivado deprevisto frente a realJJornada contratada — The employment capacity an agreement commits to, in hours and minutes per week. The FTE percentage is calculated from it rather than entered: someone whose hours per week equal their job size is full-time.Jornada contratadaCCapacidad — A person's contracted week, less absence. Bookings are measured against their own contracted week, so 20 hours fills 83% of a 0.6 FTE and not 50%. Labels describe the visible period, show a range when contracts change, and identify assumed capacity.CapacidadPProyecto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProyectoRRol — One job to be done on a project. It may be open, partly filled, filled or over-filled, and it exists whether or not anyone is booked on it.RolPPosition — The catalogue of job titles a project role is drawn from.PositionDDemanda — What a role needs, stated apart from who is doing it. Stored as one slot per full-time person, so 2.5 people is three slots. A role with none declared is treated as one full-time person.DemandaRReserva de recurso — One person committed to a role, or directly to a project, for a stretch of time — at a percentage of their time, or for a number of hours on each chosen day. A booking is a plan, not a record of work done.Reserva de recursoPPersona — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PersonaAAusencia — Time off that counts. It arrives either from an approved request or recorded directly by a manager, which needs no approval. It removes hours from a person's week before any booking is counted against it.AusenciaRRecursos disponibles — Everyone with room left in the period on screen, most free first. Derived from capacity on every period change; never a list anyone maintains.Recursos disponiblesRRegistro de horas — What actually happened — work time logged against a project.Registro de horas