Punto de venta
El Punto de venta (POS) es el conjunto de herramientas de Flowtly para una tienda que vende productos físicos en mostrador. Reúne un catálogo de productos, un registro de stock y una caja, para que puedas listar lo que vendes, saber cuánto tienes y cobrar una venta en segundos, con una factura en regla para cada cliente que la quiera.
El POS está desactivado por defecto en todas las organizaciones. Si no vendes productos físicos en mostrador, nunca lo verás. Si lo haces, un administrador lo activa en Configuración y aparece una nueva sección Tienda en la navegación, con tres pantallas: Catálogo, Almacén y Vender.
Dos roles, a propósito
El POS tiene dos roles propios, y ven cosas distintas:
- Gestor de POS crea y mantiene el catálogo, recibe mercancía y puede ver el precio de compra (lo que pagaste al proveedor) y, por tanto, tu margen en cada producto.
- Cajero de POS vende. Un cajero puede cobrar ventas, recibir mercancía y contar el stock, pero el precio de compra y el margen están ocultos a propósito en sus pantallas. Quien atiende la caja no necesita saber lo que pagó la tienda para hacer bien su trabajo, y Flowtly no se lo muestra.
Asigna estos roles de la misma forma que cualquier otro rol en Flowtly, desde el perfil de la persona.
Crear el catálogo
El catálogo es tu lista de productos, organizada en categorías para que la caja sea fácil de recorrer. Para cada producto defines un nombre, un SKU opcional, una categoría, un proveedor, un grupo de impuestos y, el campo que más importa, un precio de venta.
El precio de venta que introduces ya incluye el impuesto. Es el número de la etiqueta del estante, la cantidad que el cliente entrega realmente en la caja. Nunca introduces por separado un precio "neto" y un tipo impositivo: introduces el precio que ve el cliente y Flowtly calcula automáticamente el importe neto y el IVA correspondientes, según el grupo de impuestos del producto. Eso es lo que mantiene cada factura honesta: siempre suma exactamente el precio que se le indicó al cliente, porque el precio es el punto de partida, no el resultado de un cálculo que tengas que acertar tú.
Como Gestor de POS, también puedes registrar el precio de compra (lo que te costó el producto). Flowtly lo usa para mostrar tu margen, pero nunca aparece en una factura, un recibo ni en la pantalla de un cajero.
Los productos también pueden llevar una garantía (ninguna, un número de meses o de por vida), que acompaña a la venta para que tú y el cliente sepan qué está cubierto.
Stock: nada existe hasta que llega
El stock no se escribe en un producto: solo existe cuando recibes mercancía. Cuando llega una entrega, registras cuánto ha llegado y Flowtly lo añade al estante.
A partir de ahí, cada cambio en la cantidad que tienes de un producto se anota como un movimiento: una entrega, una venta, una corrección de recuento, una devolución. Nada cambia la cifra en silencio. Ese historial de movimientos es lo que hace fiable la cifra de stock: si un número parece incorrecto, siempre puedes rastrear exactamente qué entrega, venta o recuento lo produjo.
Vender en la caja
La caja está pensada para la velocidad: toca un producto para añadirlo al carrito, tócalo de nuevo para añadir otro, ajusta las cantidades y cobra. Flowtly siempre calcula el precio de la venta por sí mismo a partir del precio actual del catálogo, de modo que lo que ve el cajero en pantalla es exactamente lo que paga el cliente: no hay forma de que un precio mal tecleado se cuele en una factura.
El pago puede hacerse en efectivo o con mobile money (por ejemplo, MTN Mobile Money u Orange Money). Una vez confirmado el pago, Flowtly emite automáticamente una factura y reduce el stock de cada artículo vendido: una venta, un movimiento por producto, sin pasos adicionales.
La mayoría de las ventas son de clientes de paso, y no pasa nada: no necesitas un registro de cliente para vender algo. Asocia un cliente real a la venta solo cuando el comprador quiera de verdad la factura a su nombre, por ejemplo, para tener un comprobante de compra en caso de reclamar la garantía. Puedes añadir a ese cliente directamente desde la pantalla de pago.
Contar el estante (recuento de inventario)
Los recuentos físicos se desvían del sistema con el tiempo: una caja desaparece, una entrega se cuenta mal, un cliente se marcha con dos en lugar de uno. Un recuento de inventario lo corrige: vas al producto, introduces la cantidad que has contado realmente, y Flowtly la compara con lo que dice el registro y anota la diferencia como un movimiento. Nunca tienes que hacer la resta tú mismo: simplemente le dices a Flowtly lo que ves en el estante.
Corregir una venta
Los errores ocurren: se cobró el artículo equivocado o un cliente devuelve algo. Emite una corrección en la factura, igual que harías con cualquier factura de Flowtly, y el stock vuelve al estante automáticamente. No necesitas registrar además un movimiento de stock aparte; corregir la factura es suficiente.
Vender cuando el recuento marca cero
Flowtly te permite registrar una venta incluso cuando el sistema muestra stock cero para ese producto. Es deliberado: si el recuento es incorrecto pero la mercancía está físicamente en el estante, una caja que se niega a cobrar una venta real es peor que un stock que de vez en cuando necesita corregirse con un recuento de inventario. El producto simplemente muestra en la caja un aviso discreto de "sin stock, pero aún se puede vender": nunca bloquea la venta.
Ejemplos de uso
- Abrir la tienda por la mañana: un cajero inicia sesión en la caja y empieza a cobrar a los clientes, sin necesidad de más preparación que la que el gestor ya configuró en el catálogo.
- Llega una nueva entrega: el gestor recibe la mercancía y añade la cantidad al stock en un solo paso.
- Un cliente quiere reclamar la garantía más adelante: el cajero asocia los datos del cliente a la venta para que la factura, su comprobante de compra, esté a su nombre.
- Recuento de fin de día: un cajero cuenta lo que hay físicamente en el estante y lo introduce como recuento de inventario; Flowtly corrige discretamente cualquier desviación.
- Un cliente devuelve un artículo defectuoso: el gestor emite una corrección en la factura original y el artículo vuelve automáticamente al stock.