Cierra el mes en Flowtly

Antes de empezar

Lo que necesitas

• Acceso de administrador, o los permisos de finanzas para facturas, facturas de proveedores, transacciones y contabilidad.
• Un mes ya terminado, con las horas de tu equipo registradas en sus proyectos.
• El gestor de cuentas de cada proyecto de cliente, disponible para aprobar el mes.

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   Comprueba que el mes de cada proyecto de cliente está aprobado

   Abre Proyectos en el menú. La lista tiene una columna Aprobación, y el selector Mes de aprobación junto a los filtros elige el mes que muestra. Empieza en el mes anterior, que suele ser el que se está cerrando. Cada proyecto de cliente muestra Sin empezar, En revisión, Aprobado o Reabierto, y un proyecto sin cliente muestra No aplica. Solo Aprobado indica a finanzas que el mes se puede facturar, así que haz clic en cualquier otro estado para abrir la revisión de ese proyecto.

   Consejos

   • Aprueba el gestor de cuentas del proyecto, no un administrador. Hace clic en Empezar la revisión, ajusta líneas con un motivo si hace falta y luego hace clic en Aprobar con el nombre del mes y confirma.
   • Para corregir un mes aprobado, un administrador lo abre y hace clic en Reabrir. El informe aprobado anteriormente se conserva como registro de lo que se aprobó, y el mes tiene que volver a aprobarse.
   • En un mes aprobado, Abrir el informe aprobado muestra el informe exactamente como se aprobó.

   • Abrir Proyectos
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   Confirma que las facturas de venta del mes se enviaron

   Ve a Ventas → Facturas. Abre el filtro Periodo de venta y elige Mes pasado. Después abre el filtro Estado y marca borrador y Enviando... para ver lo que sigue pendiente. Un borrador aún no se ha emitido. Enviando... significa que la factura está emitida pero Flowtly no la ha registrado como entregada. Termina cada fila hasta que el mes muestre solo facturas con estado enviada.

   Consejos

   • Si una factura llegó al cliente fuera de Flowtly, usa Marcar como enviada en su menú. Flowtly solo lo ofrece para una factura emitida que todavía no consta como enviada.
   • Con la facturación electrónica, una factura emitida puede mostrar Procesando mientras su factura electrónica aún se está tramitando.

   • Abrir Facturas
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   Procesa las facturas de proveedores del mes

   Ve a Compras → Facturas de proveedores. Si la facturación electrónica está habilitada para tu organización, haz clic primero en Verificar facturación electrónica para solicitar las facturas nuevas a KSeF. Pon el filtro Periodo en Mes anterior. Filtra por el mes al que está asignada cada factura. Abre cada factura que aún requiera trabajo y termínala, para que nada del mes quede a medias.

   Consejos

   • Después de hacer clic, el botón muestra Solicitud enviada. Está oculto cuando la facturación electrónica no está habilitada para tu organización.
   • Si las aprobaciones de facturas están activadas, abre Pendientes de aceptación en Facturas de proveedores para ver lo que sigue esperando a un aprobador. Pendientes de mí muestra las que te esperan a ti.
   • Sin pagar, en el mismo menú, muestra las facturas de proveedores que aún no se han pagado. Funciona incluso cuando las aprobaciones de facturas están desactivadas.

   • Abrir Facturas de proveedores
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   Resuelve las transacciones que requieren atención

   Abre Centro de acción en el menú y elige Limpieza de transacciones. El recuadro Transacciones que requieren atención muestra cuántas transacciones bancarias tienen datos incompletos. Falta justificación agrupa las transacciones sin nada que las respalde, como un documento adjunto o una nota. Falta presupuesto agrupa las transacciones no asignadas a un presupuesto. Abre el filtro Fecha y elige Mes pasado, y completa cada transacción hasta que el recuento llegue a cero.

   Consejos

   • Tanto Falta justificación como Falta presupuesto aparecen marcadas al abrir la página. Desmarca una para trabajar solo con la otra.
   • Cada casilla muestra su propio recuento entre paréntesis, así que puedes ver qué tipo de carencia es mayor antes de empezar.

   • Abrir Limpieza de transacciones
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   Reclama las facturas que siguen sin pagar

   Ve a Ventas → Facturas → Recordatorios de pago. La pestaña Pendientes muestra los recordatorios de facturas vencidas e impagadas, una fila por factura, y nada llega a un cliente hasta que lo apruebas. Marca los recordatorios que quieres enviar y haz clic en Aprobar y enviar seleccionados, o en Descartar seleccionados para los que no deben enviarse. Después abre la pestaña Sin reclamar. Muestra las facturas vencidas que se enviaron pero no están en la cola de recordatorios.

   Consejos

   • Si la pestaña Pendientes sigue vacía, comprueba que Enviar recordatorios de pago para facturas impagadas está activado en Ajustes → Finanzas y negocio → Recordatorios de pago.
   • En Sin reclamar, una fila que ofrece Enviar la factura nunca se envió por correo al cliente. Una fila sin esa acción ya se envió, así que no la vuelvas a enviar.

   • Abrir Recordatorios de pago
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   Entrega el mes a tu contable

   Abre Contabilidad → Contabilidad y elige la pestaña Exportar. Usa el navegador de meses de la parte superior para retroceder hasta el mes que estás cerrando. Este mes vuelve al mes actual. Cada fila, como Facturas y Costes, tiene su propio botón Exportar con los formatos que importa tu software contable. Después abre la pestaña Preguntas, que muestra todas las preguntas en estado Open o Answered, y responde a las que te esperan.

   Consejos

   • Si una exportación a Optima muestra Revisa estos documentos antes de importarlos a Optima, enumera los documentos que hay que corregir. Corrígelos y vuelve a exportar el mes.
   • Abre una pregunta para responder en su hilo y haz clic en Mark resolved cuando esté resuelta.
   • Extractos bancarios / MT940, Costes y Facturas conservan el mes que elegiste cuando cambias a ellas, así que puedes revisar lo que entra en la exportación.

   • Abrir la pestaña Exportar