El banco y las reservas en borrador

Encontrar una brecha en el plan es solo la mitad del trabajo; la otra mitad es saber quién puede cubrirla. El banco mantiene esa respuesta en pantalla en todo momento, por lo que cubrir una brecha no significa abandonar la página y perder el hilo.

El banco

El banco es una barra anclada a lo largo de la parte inferior de la página Planificación de recursos. Se mantiene fija mientras la cuadrícula se desplaza, y enumera a todos los que todavía tienen disponibilidad en el período que se muestra actualmente, en el orden que elijas: por apellido de forma predeterminada. El selector Banquillo, en la banda de filtros sobre la cuadrícula, ofrece Apellido, Nombre y Más libres; elige Más libres para llevar al frente a las personas con más espacio.

Cada persona aparece como un chip que muestra cuánto de su tiempo no está comprometido, por ejemplo 60% libre prom.. El recuento junto al encabezado — 8 libres — indica cuántas personas tienen algún espacio. Las personas completamente reservadas se omiten por completo: no están disponibles, por lo que no se ofrecen.

Cambia el período y el banco cambia con él. Alguien libre en septiembre no está en el banco mientras miras julio.

Usa la flecha en el encabezado Banco para contraer la barra cuando quieras la altura completa para la cuadrícula, y para volvería a mostrar después.

Lee el porcentaje como un promedio durante el período. 40% libre prom. significa que, promediado sobre cada semana del período en pantalla, el 40% del tiempo de esa persona no está comprometido — no que el 40% esté libre en cada una de esas semanas. Alguien reservado a tiempo completo durante siete semanas de nueve y sin actividad las dos últimas se lee como aproximadamente un 22% libre, y alguien sin ninguna reserva se lee como 100%. La cifra se mueve con lo que realmente está reservado, por lo que dos personas son genuinamente comparables por ella, y Más libres ordena la barra por la misma cifra que muestran los chips.

Un promedio sigue siendo una imagen global, no semana a semana. Una persona con un 40% libre de promedio podría estar libre la mitad de cada semana, o completamente libre dos semanas de cinco — y esas son respuestas diferentes a ¿puede asumir esto?. Expande el rol y comprueba las semanas individuales antes de extender una reserva sobre varias de ellas.

El porcentaje es una parte del propio contrato de esa persona. Un trabajador a tiempo parcial con tres días a la semana sin ninguna reserva se lee como 100% libre, no como una fracción de una semana a tiempo completo. De esta manera, el banco concuerda con lo que el resto de Flowtly dice sobre la misma persona, y un trabajador a tiempo parcial con disponibilidad real no parece casi lleno.

Cuando el detalle semanal de una persona no está disponible, el chip vuelve a informar de su mejor semana en su lugar, y lo indica — la etiqueta nombra cuál de las dos lecturas estás viendo, por lo que un promedio nunca se confunde con el mejor caso.

Completamente reservado es un aviso, no un bloqueo. Una vez que alguien no tiene espacio en ningún lugar del período, se lee como no disponible y cae de la barra. Eso es la página respondiendo a ¿quién puede asumir esto cómodamente? — no dice que la persona no pueda reservarse en absoluto.

Alguien puede seguir acabando por encima de una semana completa, y a veces esa es la decisión correcta. Dado que los borradores no se cuentan como cobertura, dos borradores para la misma persona pueden parecer cada uno asequible por separado; es confirmarlos lo que suma, y la cuadrícula marca a cualquiera por encima del 100% en rojo para que el coste sea visible en lugar de estar oculto.

Lo que no ocurrirá es que Flowtly lo sugiera. Una persona sin espacio nunca se ofrece en el banco, y arrastrar a alguien a un rol nunca reserva más que el tiempo que realmente tiene libre — por lo que superar una semana completa siempre es una decisión que tomaste tú, no una sugerencia que hizo la página.

Hay un límite estricto del 125%. Confirmar una reserva que llevaría a alguien por encima de ese límite se rechaza directamente, y el mensaje indica cuánto se habría excedido.

Cuando nadie tiene espacio, la barra lo dice claramente: Todos están completamente reservados en esta ventana.

Esbozar una reserva

Arrastra una persona desde el banco a un rol en la cuadrícula y suéltala en la columna en la que quieres que sea reservada. Los roles se destacan mientras arrastras, por lo que queda claro dónde puede aterrizar un chip.

Soltar crea una reserva en borrador:

• Cubre la columna en la que soltaste — una semana, tanto en la vista de Mes como en la vista de 90 días.
• Su tamaño corresponde a la capacidad libre que se muestra en el chip, y nunca por encima del 100%, por lo que la propia acción de soltar no puede sobrereservar a nadie.

Para reservar un tramo más largo, suelta una vez y luego extiende el borrador con los controles descritos a continuación.

Si no se puede crear una reserva, la página explica por qué y el borrador se elimina de nuevo. Las dos razones se distinguen en lugar de adivinarse: ser rechazado porque soltar sobrereservaría a alguien suena diferente a ser rechazado porque careces de un permiso, y el mensaje indica cuál fue.

Arrastrar es una de las dos formas de crear una reserva desde esta página. La otra es Añadir una persona, descrita a continuación.

Añadir una persona directamente

No toda reserva empieza por un hueco. A veces ya sabes quién va a un proyecto y qué días, y puede que el proyecto aún no tenga roles. Para eso está Añadir una persona, junto a Declarar demanda en la parte superior de la página, y en la página vacía cuando todavía no hay nada planificado.

Cada fila de proyecto tiene también Añadir una persona y Declarar demanda. Aparecen al pasar el ratón sobre la fila o al llegar a ella con el tabulador, y ahí el proyecto ya está elegido.

1. Elige el proyecto. Se puede elegir cualquier proyecto, incluso uno sin nada planificado.

2. Elige la persona. La lista abarca toda la organización, se puede buscar por nombre e indica cuánto tiempo libre tiene cada persona en el periodo visible. Está agrupada en:

   • Libres en este periodo — personas cuyo tiempo libre en el periodo se mide a partir de su contrato;
   • Capacidad supuesta — personas sin horas semanales registradas, cuya parte se calcula como si trabajaran a tiempo completo;
   • Ya en este proyecto y Totalmente ocupados;
   • Capacidad desconocida, al final — personas de las que no hay ninguna cifra de capacidad, por lo que Flowtly no puede decir que estén libres.

   Nadie se oculta y se puede elegir a cualquiera: las personas totalmente ocupadas y las de capacidad desconocida se muestran, y reservarlas es decisión tuya. Cuando dos personas comparten el mismo nombre, cada una lleva un número de registro, como Registro n.º 123, para distinguirlas. Si nadie coincide con la búsqueda, la lista lo indica y ofrece borrarla.

3. Opcionalmente, elige un rol. Sin rol, la persona se reserva directamente en el proyecto.

Elegir a alguien todavía no reserva nada. Abre su semana, día a día:

• Haz clic en un día para seleccionarlo, Mayús+clic para seleccionar una serie de días o Ctrl+clic (⌘+clic en Mac) para añadir un día sin tocar los demás.
• Introduce las horas por día y aplícalas. Cada día seleccionado se reserva con esas horas, y los días contiguos con las mismas horas forman una sola reserva.
• Introducir 0 elimina la reserva de los días seleccionados, y solo de esos días.
• Un guion marca un día en que la persona no trabaja. No se puede seleccionar.
• Usa las flechas para avanzar o retroceder una semana, o Ir a la fecha para abrir la semana de una fecha más lejana.

Planificar un rango de fechas

Para un plan más largo, como todos los lunes, martes, miércoles y viernes de septiembre a diciembre, la sección Rango y días de la semana, en la parte superior del editor, evita elegir los días uno por uno.

1. Introduce Desde y Hasta, elige los Días de la semana en que la persona trabaja en el proyecto e introduce las Horas por día.
2. Lee la Vista previa. Enumera cada fecha del rango y marca cada una como planificada, omitida, reserva existente o fuera del patrón, y el resumen indica cuántos días se planificarán y se omitirán, y cuántas horas suman.
3. Selecciona Aplicar. El botón indica su efecto, por ejemplo Aplicar: 51 días · 408 h. Mientras se guarda un plan largo, cuenta el avance, Guardando 12 de 26.

Algunos días se omiten en lugar de planificarse, y la vista previa indica el motivo de cada uno: un día libre en que la persona no trabaja, un día festivo o una ausencia. Cuenta cualquier ausencia, sea cual sea su estado, salvo el trabajo remoto. No se planifica nada mientras las ausencias y los festivos se siguen comprobando, ni si no se han podido cargar; la sección lo indica y ofrece reintentarlo, en lugar de planificar como si no existieran.

Los días que ya tienen una reserva se omiten por defecto. Cuenta cualquier reserva de la persona, en cualquier proyecto. La sección las enumera con su proyecto y sus horas. Al elegir Sobrescribir, las reservas propias de este proyecto en esos días se sustituyen por las nuevas horas; un día reservado en otro proyecto, o compartido con uno, sigue omitido, y las reservas de otros proyectos nunca se modifican. Sobrescribir no se recuerda: hay que elegirlo de nuevo cada vez.

Lo que guarda el rango es exactamente lo que obtendrías eligiendo los mismos días a mano: reservas en borrador, con los días contiguos de las mismas horas unidos en uno. Si algunos días no se pueden guardar, el editor los nombra y ofrece reintentarlos, como se explica más abajo.

Las ausencias se omiten salvo que digas lo contrario. Si la selección incluye un día de ausencia de la persona, el editor lo indica antes de guardar, y el botón principal reserva solo los demás días. Reservar también el día de ausencia es un segundo botón: a veces sabes algo que el calendario de ausencias no sabe.

Las reservas creadas así son borradores, igual que al arrastrar desde el banco: no cuentan como cobertura hasta que alguien con permiso de aprobación las confirme, y basta con el rol Gestor de planificación de recursos para crearlas. Cambiar un día ya confirmado requiere el rol Aprobador de planificación de recursos.

Si solo se guarda una parte, el editor nombra los días que no se guardaron y ofrece reintentar exactamente esos. Los días guardados siguen guardados, y no se modifica nada más en el proyecto ni para esa persona.

Qué es un borrador

Un borrador es una propuesta. Se guarda y tus compañeros pueden verlo, pero no es cobertura.

Los borradores aparecen como un contorno discontinuo sobre la celda, y la etiqueta dice 40% borrador. De manera crucial, las reservas en borrador quedan excluidas de toda cifra de cobertura en la cuadrícula: los porcentajes de rol, la cobertura de proyecto y las advertencias de sobrecapacidad solo cuentan las reservas confirmadas. Eso es lo que hace que los borradores sean seguros para experimentar — esbozar tres opciones de dotación no hace que un proyecto parezca dotado tres veces.

La consecuencia práctica merece conocerse: un rol que solo tiene reservas en borrador sigue leyéndose como no cubierto. No es un error. Nada está comprometido aún.

Confirmar un borrador

Expande el rol para ver las personas asignadas a él. La fila de una persona en borrador lleva un botón Confirmar; seleccionarlo convierte el borrador de esa persona en ese rol en una reserva real. Desde ese momento cuenta como cobertura en todas partes, y el contorno discontinuo se convierte en una barra sólida.

Confirmar funciona para una persona y un rol a la vez. No hay opción de confirmar-todos.

El borrador de una persona en un rol puede estar formado por varias tandas de días separadas, por ejemplo cuando se planificó solo para algunos días de la semana. Al confirmar se toma cada tanda por separado, así que unas pueden confirmarse y otras rechazarse, por ejemplo porque un día de ellas superaría el límite. El mensaje dice entonces Se confirmaron 3 de 5 tandas. El resto se rechazó y sigue en borrador., seguido de las fechas de cada tanda rechazada y el motivo. Las tandas rechazadas quedan exactamente como estaban.

Confirmar requiere el rol de Aprobador de planificación de recursos, que es un permiso más restringido que el que permite crear el borrador. Proponer y comprometer se separaron deliberadamente: cualquier persona con el rol de Gestor de planificación de recursos puede esbozar una reserva, pero convertirla en un compromiso con el que la empresa cuenta es una decisión reservada para los aprobadores designados. Los administradores tienen ambos.

Sin ese rol, el botón Confirmar sigue estando visible en la fila, pero aparece en gris, y al pasar el cursor se explica por qué: Confirmar un borrador requiere el rol de Aprobador de planificación de recursos. Pide a un administrador que lo conceda. Se deja visible deliberadamente — un planificador debe poder ver que ese paso existe y que requiere aprobación, en lugar de encontrar el botón ausente y concluir que la función está rota. Proponer y comprometer establece qué rol cubre qué.

Deshacer una confirmación

La fila de una persona confirmada lleva un botón Desconfirmar, el espejo de Confirmar: convierte su reserva en ese rol de nuevo en un borrador. El compromiso se libera, la barra vuelve a un contorno discontinuo, y el tiempo deja de contar como cobertura — así que una confirmación hecha demasiado pronto no es algo con lo que tengas que vivir. El cambio se guarda y sobrevive a la recarga de la página.

Desconfirmar nunca puede causar una sobrereserva, porque solo elimina tiempo comprometido.

Desconfirmar también requiere el rol de Aprobador de planificación de recursos, no solo confirmar. Liberar un compromiso es tan trascendente como hacerlo, y es el primero de los dos pasos que llevan a eliminar una reserva confirmada — así que ambos extremos del compromiso están en manos del mismo permiso.

Al igual que con Confirmar, el botón Desconfirmar se mantiene visible sin ese rol y aparece en gris, explicando al pasar el cursor que convertir una asignación confirmada de nuevo en borrador requiere el rol de Aprobador de planificación de recursos.

Eliminar un borrador

La fila de una persona en borrador lleva un pequeño botón de papelera junto a Confirmar. Elimina ese borrador del plan por completo — la propuesta desaparece de la cuadrícula en lugar de persistir como una sugerencia que nadie pretende actuar.

Dado que esta es la única acción en la página que no se puede deshacer, primero pregunta, nombrando a la persona cuyo borrador está a punto de desaparecer. Nada se elimina hasta que aceptes.

Solo los borradores pueden eliminarse. Una reserva confirmada no tiene botón de papelera, y el cambio se rechazaría incluso si se intentara. Esto es deliberado: el tiempo confirmado es un compromiso con el que alguien cuenta, por lo que eliminarlo requiere dos pasos deliberados en lugar de un clic. Primero desconfirma, luego elimina. Ese paso adicional existe para que el trabajo comprometido nunca desaparezca de un solo clic equivocado.

Eliminar un borrador nunca afecta las cifras de cobertura de nadie, porque los borradores nunca se contaron como cobertura en primer lugar.

Eliminar un borrador no requiere el rol de Aprobador — crear un borrador y retirarlo son ambos proponer, y una propuesta que puedes hacer es una que puedes retirar.

La eliminación es permanente. La reserva no se archiva ni se oculta; desaparece, y no reaparecerá en ningún lugar del plan. Flowtly sí conserva un registro de la eliminación — quién la eliminó y cuándo — pero ese registro es la única traza restante, y no es algo que puedas consultar desde esta página. Si importa quién eliminó un borrador, pregunta a tu administrador de Flowtly.

Ajustar la duración de un borrador

Los dos pequeños controles en la fila de un borrador lo amplían o acortan una semana a la vez, desde el final. Así es como una reserva crece más allá de la columna única en la que se soltó.

La fecha de inicio no se puede mover aquí. Para comenzar una reserva más tarde, suelta a la persona en la columna donde quieres que empiece, en lugar de soltar antes y recortar desde atrás.

Cambiar la duración o el porcentaje de un borrador es proponer, no comprometer, por lo que el rol de Gestor de planificación de recursos es suficiente — el rol de Aprobador no es necesario para ninguno de los dos.

Cuando otra persona cambió antes la reserva

Confirmar, deshacer una confirmación y cambiar la duración de una reserva se comprueban frente a la versión de la reserva que vio al hacer clic. Si un compañero cambió esa reserva mientras tanto, su cambio no se guarda, para no sobrescribir el de él. La cuadrícula dice Otra persona cambió esta asignación después de que usted la abriera, así que su cambio no se guardó, vuelve a cargar los valores actuales y usted hace su cambio de nuevo cuando aparezcan.

Qué registra Flowtly

Cada cambio que una persona hace en una reserva queda registrado, junto con quién lo hizo y cuándo: crearlo, confirmarlo, desconfirmarlo, cambiar sus fechas o su porcentaje, y eliminarlo. El registro se conserva indefinidamente.

Las reservas que llegan de un plan importado son la excepción, incluidos los cambios realizados en ellas aquí. Se reflejan desde ese plan en lugar de ser creadas en esta página, y se vuelven a reflejar cada vez que se aplica de nuevo, por lo que el propio informe de la importación es su registro.

No hay vista de historial en la página de Planificación de recursos, por lo que esto no es algo que puedas consultar mientras planificas. Existe para que una pregunta planteada más tarde — quién comprometió a esta persona, quién liberó esa reserva, quién eliminó el borrador que estaba aquí — tenga una respuesta.

Ejemplos de uso

• Encuentra el rol abierto en el proyecto del mes que viene y cúbrelo desde el banco sin abandonar la página.
• Esboza dos formas de cubrir el mismo rol como borradores, compara la cuadrícula y confirma la mejor.
• Comprueba quién está genuinamente libre antes de acordar la fecha de inicio de un nuevo encargo.
• Compara los chips de dos personas para ver cuál de ellas está más disponible durante la ventana, en lugar de cuál tiene casualmente una semana tranquila.
• Reserva a alguien para la semana concreta en la que el proyecto está corto, en lugar de para todo el trimestre.
• Extiende un borrador semana a semana hasta que cubra el tramo que el proyecto realmente necesita y luego confírmalo.
• Libera una reserva que fue confirmada demasiado pronto, para que la persona vuelva a aparecer como disponible mientras cambian los planes.
• Utiliza el recuento del banco como lectura semanal de cuánta capacidad no comprometida lleva el equipo.
• Asignar a alguien a un proyecto nuevo el martes y el miércoles de esta semana y cuatro días de la siguiente, antes de que el proyecto tenga roles.

Páginas relacionadas

• Planificación de recursos
• Capacidad por proyecto
• Capacidad por persona
• Proyectos
• Vacaciones