Traslada tus datos a Flowtly

Antes de empezar

Lo que necesitas

• Tus archivos de extractos MT940 de la banca online, además de exportaciones de clientes, facturas, contratos o activos de tu sistema anterior.
• Permiso en Flowtly para gestionar transacciones y para gestionar cada tipo de registro que vayas a importar.
• Un asistente de IA conectado a tu organización de Flowtly mediante MCP.

1. 1

   Añade tus cuentas bancarias con sus números

   Abre Transacciones en el menú lateral y haz clic en Añadir cuenta. En el diálogo Crear nueva cuenta, completa Nombre de la cuenta, Moneda y Tipo, introduce el Número de cuenta y haz clic en Crear. La subida de extractos no tiene selector de cuenta, así que añade cada cuenta, con su Número de cuenta, antes de subir sus extractos. Repite esto para cada cuenta a la que quieras importar historial.

   Consejos

   • Las cuentas Estándar y de IVA necesitan un número de cuenta. Las cuentas Efectivo y Manual no.
   • La Moneda y el Tipo no se pueden cambiar una vez asignados a la cuenta, así que revisa ambos antes de hacer clic en Crear.

   • Abrir Transacciones en Flowtly
2. 2

   Sube tus extractos bancarios

   Exporta tus extractos desde la banca online en formato MT940. En la página Transacciones, haz clic en Elegir archivo, selecciona uno o varios archivos y haz clic en Subir. Flowtly te indica cuántas transacciones importó y cuántas ya estaban en el sistema. Después, el emparejamiento de contratistas y documentos continúa en segundo plano.

   Consejos

   • Flowtly acepta archivos MT940 con extensión .sta, .txt, .mt940 o .940. Una exportación en CSV, XML o PDF de tu banco no se importará.
   • Los extractos que se solapan son seguros. Un movimiento que Flowtly ya tiene no se añade por segunda vez.
   • Si se rechaza un archivo, abre Contabilidad, luego la pestaña Extractos bancarios / MT940, y consulta el motivo en Archivos rechazados.

   • Abrir Extractos bancarios / MT940 en Flowtly
3. 3

   Conecta tu asistente de IA

   Los clientes, las facturas, los contratos y los activos se importan a través de Flowtly MCP, con un asistente de IA que conectas a tu organización. Si aún no has conectado ninguno, sigue primero el tutorial Gestión empresarial con Claude. La conexión inicia sesión como tú, así que una importación solo puede hacer lo que permiten tus propios permisos en Flowtly. Antes de importar nada, pregunta al asistente a qué organización de Flowtly está conectado.

   Consejos

   • Si una importación se rechaza por falta de acceso, pide a un administrador el permiso para gestionar ese tipo de registro, como clientes o facturas.
4. 4

   Importa tus clientes, primero en simulación

   Entrega al asistente tu lista de clientes de tu sistema anterior y pídele que importe los clientes con clients_import en modo de simulación. Una simulación no escribe nada. Informa, fila por fila, de qué clientes se crearían, actualizarían u omitirían. Cada cliente necesita la referencia que usaba tu sistema anterior, un nombre, un país y una moneda. Cuando los recuentos sean correctos, pide al asistente que ejecute el mismo lote de verdad.

   Consejos

   • Los clientes se emparejan por esa referencia del sistema anterior. Volver a ejecutar el mismo lote no cambia nada, y una llamada admite hasta 500 clientes.
   • Una persona de contacto solo se crea cuando la fila tiene un correo de contacto. Un identificador fiscal también necesita su tipo y su país.
5. 5

   Incorpora tu historial de facturas

   Para las facturas de venta que ya emitiste, pide al asistente que use invoices_import. Conserva el número de factura original. No crea un PDF, no envía correos al cliente ni envía nada a KSeF. Para las facturas de proveedores, entrégale tu registro de compras y pide incomingInvoices_import. Pide primero una simulación de ambas y revisa los recuentos antes de que se escriba nada.

   Consejos

   • Importar un número de factura que ya existe informa de la factura existente en lugar de crear una segunda, así que repetir la ejecución es seguro cuando las importaciones se ejecutan una tras otra.
   • En Polonia, con KSeF conectado, un administrador también puede activar Obtener facturas de venta desde KSeF en la configuración de facturación y elegir el mes en Obtener desde.

   • Abrir la configuración de facturación en Flowtly
6. 6

   Añade contratos y activos y comprueba el resultado

   Pide al asistente que importe tus contratos con contracts_import. Se emparejan por número de acuerdo y pueden apuntar a los clientes que importaste en el paso 4. Si gestionas inmuebles o equipos, impórtalos con assets_import. Se emparejan por código de activo. Después abre Clientes y Facturas en Flowtly y comprueba algunos registros con tu sistema anterior.

   Consejos

   • Un lote de contratos que incluye dos veces el mismo número de acuerdo se rechaza entero, así que corrige primero los duplicados en el origen.
   • Ejecuta cada lote en simulación antes de escribir. Una llamada admite hasta 500 contratos o 1000 activos.

   • Abrir Clientes en Flowtly