Crea un proyecto con equipo, fases y presupuesto

Antes de empezar

Lo que necesitas

• El permiso Gestor de proyectos, además de Gestor de presupuestos y acceso a Finanzas del proyecto para el paso del presupuesto.
• El cliente ya creado en Flowtly y las personas que trabajarán en el proyecto con sus tarifas por hora.
• Las fases que planificas, con sus fechas, y las partidas del presupuesto que esperas facturar y gastar.

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   Abre Proyectos e inicia un proyecto nuevo

   En el menú, abre Proyectos. Haz clic en Añadir proyecto en la cabecera de la página. El diálogo Crear nuevo proyecto se abre en la pestaña En blanco, que es la que usa este tutorial. El botón solo se muestra a las personas con el permiso Gestor de proyectos o a los administradores.

   Consejos

   • Desde una plantilla es la segunda pestaña del mismo diálogo. Úsala cuando tu organización tenga una estructura de proyecto ya preparada.
   • Si no ves Añadir proyecto, puedes ver proyectos pero no crearlos. Pide a un administrador el permiso Gestor de proyectos.

   • Abrir Proyectos
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   Completa el cliente, el tipo y las fechas

   Introduce el Nombre. Flowtly propone una Referencia a partir de él mientras escribes, y puedes sobrescribirla o dejarla vacía. Elige el Cliente de la lista. En Facturación, elige el Tipo: Precio fijo, Tiempo y materiales, No facturable o Interno, y opcionalmente una Moneda. En Calendario, define Fecha desde y Fecha hasta. Haz clic en Crear proyecto y Flowtly abre la página del nuevo proyecto.

   Consejos

   • Nombre y Tipo son los únicos campos obligatorios. Si haces clic en Crear proyecto con algo pendiente, el pie del diálogo indica cuántos campos quedan por corregir.
   • Si el cliente aún no existe, elige Añadir cliente en la lista de clientes. El nuevo cliente se completa automáticamente. Crear un cliente requiere el permiso Gestor de clientes, y el propio campo Cliente se muestra a las personas con Gestor de clientes o Gestor de cobros.
   • Deja Cliente vacío para un proyecto interno. Puedes definir o cambiar el cliente más tarde.
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   Añade el equipo

   En la cabecera de la página del proyecto, haz clic en Miembros. El panel Miembros se abre a la derecha. Haz clic en Añadir miembro y elige una o varias personas en la lista Miembro del equipo. Elige un Rol: Líder de proyecto, Gestor de cuentas, Miembro del equipo o Visor. El rol se aplica a todas las personas seleccionadas. Haz clic en Añadir miembro del equipo.

   Consejos

   • Solo se ofrecen los roles que ninguna de las personas seleccionadas tiene ya en este proyecto. Si no queda ningún rol válido para todas, quita a alguien de la selección.
   • Si tu organización usa acuerdos, una persona sin un acuerdo vigente aparece en la lista pero no se puede elegir. Su fila indica el motivo.
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   Define la tarifa de cada miembro en el proyecto

   El panel Miembros muestra una columna Tarifa para cada persona añadida directamente a este proyecto. Un guion significa que aún no hay tarifa definida. Haz clic en el valor de la tarifa para abrir Tarifas de facturación de esa persona y luego haz clic en Añadir tarifa. Introduce la Tarifa, que es por hora en la moneda que aparece junto al campo. Elige el Puesto del miembro del equipo si quieres uno, define Fecha desde y opcionalmente Fecha hasta, y haz clic en Añadir tarifa.

   Consejos

   • Cuando una tarifa cambie, usa Ampliar tarifa en lugar de sobrescribirla. La tarifa anterior se conserva en el historial para el periodo que cubría.
   • El Puesto del miembro del equipo se muestra como valor predeterminado en la factura.
   • Añadir tarifas requiere el permiso Gestor de proyectos. Alguien con el permiso Líder de proyectos puede ver las tarifas pero no cambiarlas.
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   Divide el trabajo en fases

   Abre la pestaña Fases y haz clic en Añadir fase del proyecto. Introduce el Nombre de la fase. El Tipo empieza siendo el del propio proyecto, y Fecha desde y Fecha hasta empiezan con las fechas del proyecto. Cámbialos si hace falta y haz clic en Guardar. Cada fase aparece en la lista de la pestaña Fases con su tipo, sus fechas y su estado.

   Consejos

   • Una fase solo puede programarse dentro de las fechas del proyecto. Los días fuera de ellas no se ofrecen en los selectores de fecha.
   • Las personas del proyecto principal también aparecen en el panel Miembros de cada fase. Su tarifa se define en el proyecto principal, no en la fase.
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   Registra el presupuesto inicial

   Abre la pestaña Finanzas del proyecto. Se abre en Presupuesto inicial. Haz clic en Crear presupuesto inicial y luego en Añadir partida. La nueva línea se abre lista para editar: introduce su Nombre, el importe que esperas cobrar en Facturado y el importe que esperas que cueste en Coste, y elige una Etiqueta si las usas. Guarda la línea con la marca de verificación. Total planificado, sobre la tabla, suma todas las líneas.

   Consejos

   • Crear y editar el presupuesto inicial requiere el permiso Gestor de presupuestos. Sin él, puedes ver el presupuesto pero no crearlo ni cambiarlo.
   • Si el presupuesto ya está en una hoja de cálculo, usa Importar una hoja de cálculo en lugar de escribir cada línea.
   • La sección Presupuesto de la pestaña Resumen es otra cosa. Su botón Añadir nuevo vincula el proyecto a un presupuesto existente del módulo Presupuesto.