Dividir un coste entre proyectos según un atributo

Una misma factura de proveedor suele tener que repartirse entre muchos proyectos — un contrato de seguridad que cubre todos los edificios de un emplazamiento, una factura de limpieza que cubre a todos los inquilinos de un edificio. Introducir esas partes a mano es lento y se desajusta cada vez que un inquilino entra o sale.

Flowtly puede calcular las partes por usted a partir de atributos: propiedades numéricas que registra una sola vez en sus activos y proyectos. La factura se divide entonces en proporción a esos números, y los importes siempre suman el total de la factura.

Los dos factores

Una división se rige por valores de atributos, no por nada almacenado en la factura. Hay dos niveles disponibles.

Un atributo en los activos — registrado en edificios, parcelas u otras propiedades. Decide qué parte del coste asume cada activo.
Un atributo en los proyectos — registrado en los proyectos que factura (normalmente un proyecto por inquilino). Decide cómo se reparte la parte del activo entre los proyectos que se encuentran en él.

Un atributo pertenece a uno u otro. El mismo nombre de atributo puede existir dos veces, una para activos y otra para proyectos, así que compruebe cuál está editando antes de escribir un valor. Véase Dos atributos con el mismo nombre más abajo.

Dónde están los ajustes

Las definiciones de atributos están en Atributos. Cada definición tiene un nombre, un tipo (use número) y una unidad que se muestra junto al valor — m2 para superficies, % para porcentajes.

El valor en un activo está en el propio activo, en la pestaña Atributos de un edificio o parcela en Activos.

El valor en un proyecto está en el proyecto, en su propia pestaña Atributos en Proyectos.

Registrar un valor es toda la configuración — no hay una pantalla de asignación aparte. Un activo o proyecto sin valor para el atributo simplemente no participa en esa división.

Aplicar una división a una factura

Abra la factura del proveedor y despliegue Categorización. Encima de la lista de posiciones encontrará los botones que rellenan la división por usted:

Rellenar por <atributo> — una división plana entre proyectos, en proporción a un atributo de proyecto.
Rellenar por cascada de <atributo de activo> × <atributo de proyecto> — la división en dos etapas que se describe más abajo.
Rellenar por consumo de contadores — una división basada en lecturas de contadores en lugar de atributos.
Borrar todo — vacía la división para que pueda empezar de nuevo.

Estos botones actúan sobre la división de toda la factura. Una línea que tiene una división por proyectos propia la conserva: los rellenos por atributo y por cascada reparten solo el importe neto que dejan las líneas, y Borrar todo deja en su sitio las divisiones propias de las líneas. Consulte Dividir una línea de factura entre proyectos en Archivos Adjuntos de Transacciones.

Al pulsar un botón se propone un conjunto de posiciones con importes. No se guarda nada hasta que guarda la factura, de modo que puede pulsar otro botón, o borrar y reintentar, sin consecuencias.

Cómo funciona la cascada en dos etapas

La cascada responde a «qué edificio y, después, qué inquilino de ese edificio».

La parte del activo es su valor de atributo dividido por la suma de ese atributo en todos los activos que lo tienen.
La parte del inquilino dentro de ese activo es el valor de atributo del proyecto dividido por la suma del mismo atributo en los proyectos reservados en ese activo.
El peso final es la parte del activo multiplicada por la parte del inquilino, y el importe neto de la factura se divide según esos pesos.

Dos detalles que conviene conocer, porque explican resultados que de otro modo parecerían erróneos:

Qué inquilinos participan lo decide la fecha de recepción de la factura. Solo se incluyen los proyectos con una reserva de activo vigente en esa fecha. Un inquilino que se marchó antes de que llegara la factura no está en la división, y uno que entró después tampoco.
Los importes se redondean para que la división sea exacta. Los últimos grosze se asignan a las fracciones mayores, de modo que las posiciones siempre suman el importe neto de la factura en lugar de quedarse un grosz por debajo.

Un ejemplo práctico

Un emplazamiento registra Ochrona en sus edificios como porcentaje:

Edificio	Ochrona
Budynek A	23,98 %
Budynek B	23,42 %
Budynek C	34,60 %
Taneczna 18A	5 %
Taneczna 18C	13 %

Esos cinco valores suman 100, así que la parte de cada edificio es simplemente su propio porcentaje. Una factura de seguridad procesada por la cascada asigna a Budynek C el 34,60 % del coste, que se divide después entre los inquilinos de Budynek C en proporción a su Powierzchnia en m².

Los valores no tienen que sumar 100. Si sumaran 200, cada edificio seguiría tomando su propio valor dividido por 200 — el total solo afecta a la legibilidad, no a la corrección.

Comprobar que una división es correcta

Después de pulsar un botón de cascada o de relleno, compruebe tres cosas antes de guardar.

Los proyectos listados son los que espera. Un inquilino que falta casi siempre significa que el proyecto no tiene valor de atributo, o que no había ninguna reserva vigente en la fecha de recepción de la factura.
Los porcentajes se parecen a las partes que conoce. Cada posición muestra su peso como porcentaje junto al importe.
El total coincide con la factura. El panel de categorización muestra la suma de la asignación a proyectos; debe indicar 100 % y el importe neto de la factura.

Un inquilino también puede estar reservado en un edificio y aun así no asumir nada, porque las unidades en las que está reservado no tienen superficie registrada. El panel de trabajo del edificio para un atributo de cascada, Cómo se divide <atributo> entre los inquilinos, lo muestra. Bajo el nombre del inquilino enumera Unidades reservadas sin superficie con los nombres de esas unidades, también cuando solo a algunas de las unidades del inquilino les falta la superficie. Un inquilino que se queda sin ninguna superficie muestra un guion en lugar de un porcentaje efectivo; pase el cursor sobre él para leer el motivo. Registre la superficie de esas unidades para dar al inquilino su parte.

Una vez guardadas, las mismas cifras aparecen en cada proyecto en Finanzas del proyecto › Costes relacionados, donde cada fila muestra tanto el importe completo de la factura como la parte asignada a ese proyecto — la forma más rápida de confirmar que a un proyecto se le cargó lo que pretendía.

Dejar a un cliente fuera de una división

No todos los proyectos que propone un relleno deben asumir parte del coste. Un inquilino cuyo servicio se factura con un contrato aparte, una unidad que el proveedor nunca atendió, un proyecto incluido solo porque casualmente tiene un valor para el atributo — cualquiera de estos casos puede requerir quitarlo de la división a mano.

Use el control de eliminar en la fila de ese proyecto. La fila queda tachada de la división en lugar de borrada: el proyecto sigue listado con un importe de cero y se marca como excluido. Ese registro es lo importante. Es lo que indica a la división que el proyecto se dejó fuera deliberadamente, y al pulsar de nuevo un botón de relleno o de cascada se dejan fuera todos los proyectos tachados en lugar de proponerlos otra vez.

De tachar en lugar de borrar se derivan dos cosas.

Las demás filas conservan los importes que ya tienen. Tachar a un cliente nunca eleva en silencio lo que paga otro. Si la parte tachada debe asumirla el resto de proyectos, pulse de nuevo el botón de relleno — que reparte el coste entre los proyectos que siguen participando — o escriba usted mismo los importes que desee en las filas.
Borrar todo es una acción distinta. Vacía por completo la división de toda la factura, incluido el registro de qué proyectos se tacharon, de modo que el siguiente relleno vuelve a proponer todos los proyectos elegibles. Cuando quiera que un proyecto siga fuera, use el control de su fila, no Borrar todo.

Cuando una división no cubre todo el importe

Una división guardada cuyas posiciones no suman el importe neto del documento se marca en el documento, en la lista de adjuntos, con la etiqueta División incompleta — sin exclusiones marcadas.

La marca se refiere a una diferencia sin explicar. Un proyecto que ha tachado de la división es una explicación, de modo que una división que haya dejado corta deliberadamente de ese modo no se marca. La etiqueta aparece cuando los importes simplemente se quedan por debajo del importe neto y nada en la división explica la diferencia — el caso en que parte de una factura de proveedor ha acabado, sin que nadie lo advierta, cargada a nadie.

Hay dos formas de resolverlo, y cuál es la correcta depende de adónde debería haber ido el dinero.

El importe que falta pertenece a alguien. Añádalo a los proyectos que deben asumirlo, o pulse un botón de relleno para repartir de nuevo todo el importe neto.
El importe que falta no pertenece a nadie a quien esté cobrando. Tache los proyectos que no deben asumir nada, como se describió antes, para que la diferencia quede registrada como intencionada en lugar de sin explicar.

La comprobación se aplica a toda división guardada, de modo que un documento archivado hace tiempo puede llevar la etiqueta igual que uno introducido hoy. Es una invitación a revisar la división, no una señal de que algo haya cambiado en el documento.

Problemas frecuentes

Dos atributos con el mismo nombre. Nada impide que dos definiciones compartan nombre — una vinculada a activos y otra a proyectos. Solo una de ellas es la que usa su división. Si una división ignora valores que está seguro de haber introducido, abra Atributos y confirme que editó la definición que pertenece al nivel correcto.

Un inquilino que alquila varias unidades en un mismo edificio. Un proyecto reservado en más de un activo se cuenta una vez, bajo un único activo, y no una vez por unidad. Su parte no se multiplica por el número de unidades que alquila.

Inquilinos sin valor para el atributo. Si ninguno de los proyectos reservados en un activo tiene valor, la parte de ese activo se divide a partes iguales entre ellos en lugar de descartarse. Una división igualitaria donde esperaba una proporcional es señal de que faltan los valores, no de que se haya perdido el coste.

Espacio vacío. Solo participan los activos y proyectos que tienen un valor, así que las unidades sin alquilar quedan fuera del cálculo y las ocupadas absorben entre sí todo el coste. Si quiere que la vacante asuma su propia parte, debe existir como un proyecto con un valor de atributo, como cualquier otro.